非常感谢您对我们公司的兴趣。经过慎重考虑，我们遗憾地通知您，您的申请未被选中。祝您未来职业发展顺利。

在招聘过程中，向候选人传达拒绝的决定是一项敏感而重要的任务，有效的沟通不仅能维护公司形象，还能体现对候选人的尊重，以下是如何以专业且礼貌的方式回复拒绝候选人的指南：

一、准备阶段

1、确认决定：确保你的团队已经达成一致意见，并且有充分的理由支持这一决定。

2、收集反馈：从面试官那里收集关于候选人表现的具体反馈，以便在拒绝信中提供建设性的意见（如果适用）。

3、选择合适的时机：尽量选择一个工作日的上午时段发送邮件，这样候选人有整个下午的时间来处理这个消息。

二、撰写拒绝邮件

开头问候

使用正式但友好的语言开始。

“尊敬的[姓名]女士/先生，”

表达感谢

对候选人在整个招聘流程中所展现的兴趣和努力表示感谢。

“我想感谢您对我们公司及[职位名称]岗位的关注。”

直接但温和地传达消息

清晰明确地告知结果，同时保持语气正面。

“经过仔细考虑后，我们遗憾地通知您，目前我们无法继续推进您的申请。”

提供简短理由（可选）

如果可能的话，给出一些不涉及具体细节的原因。

“虽然您展示了许多优秀的技能与经验，但在本次竞争中还有其他更符合当前需求的候选人。”

鼓励未来机会

即使现在不合适，也可以表达对未来合作可能性的开放态度。

“我们非常欣赏您的才华，并希望将来有机会能够再次合作。”

结尾祝福

用一句温暖的话语结束邮件。

“祝您职业生涯一切顺利！此致，敬礼。”

三、发送前检查

校对语法错误：确保没有拼写或语法上的问题。

调整语气：让同事帮忙审阅，看看是否过于冷漠或者不够专业。

添加联系方式：如果愿意的话，可以在邮件底部留下HR的联系方式，便于对方有任何疑问时联系。

四、后续跟进

如果几天内都没有收到回复，可以通过电话简单确认对方已收到信息。

对于特别优秀的候选人，可以考虑将其资料保存至人才库中，以备将来之需。

FAQs

Q1: 如果候选人询问具体原因怎么办？

A1: 在这种情况下，您可以更加详细地解释决策背后的原因，但仍应避免过于尖锐或负面的评论，建议侧重于客观事实和个人能力之间的匹配度问题。

Q2: 被拒后的候选人能否重新申请同一职位？

A2: 这取决于公司的具体情况以及该职位的状态，如果短时间内没有新的空缺出现，则不建议立即重新提交申请；但如果确实感兴趣且认为自己有所提升，则可以在适当时候再次尝试，不过最好先与HR沟通了解情况再做决定。