撰写岗位说明书是人力资源管理的基础工作,它通过明确岗位的核心职责、任职要求和工作标准，为招聘、培训、绩效管理和薪酬设计提供依据，一份高质量的岗位说明书应具备清晰性、准确性和实用性，以下从岗位说明书的构成要素、撰写步骤及注意事项三个方面展开详细说明。
岗位说明书的构成要素
岗位说明书通常包含以下核心模块,具体可根据企业规模和岗位特点调整：
岗位基本信息
这是岗位的“身份标识”，需简明扼要呈现关键信息，包括：
- 岗位名称：需规范且体现岗位核心职能，如“市场专员”而非“市场部员工”。
- 所属部门：明确岗位在组织架构中的归属，如“销售部”“人力资源部”。
- 汇报对象：直接上级职位，如“市场经理”“人力资源总监”。
- 下属岗位：若岗位有管理职责，需列出直接下属的岗位名称（如“销售主管”下属为“销售代表”）。
- 工作地点：具体办公城市或分支机构，如“北京市朝阳区总部”“上海分公司”。
- 岗位编制：全职/兼职、编制类型（如正式编制、劳务派遣）等。
岗位目标与使命
用1-2句话概括岗位存在的价值和核心目标，说明“该岗位为何存在”“需达成什么结果”。“销售主管的目标是通过带领销售团队完成区域销售额指标，拓展新客户并维护老客户关系，确保部门业绩达成。”
主要工作职责
这是岗位说明书的主体,需清晰列出岗位的核心任务及具体内容，建议按“职责模块+具体任务”的结构撰写，并明确每项职责的权重（如用百分比表示）。
- 销售管理（40%）：制定团队月度销售计划，分解指标并跟踪执行；组织销售例会，解决团队销售难题。
- 客户开发（30%）：通过电话、拜访等方式拓展新客户，维护重点客户关系，提升客户复购率。
- 数据统计（20%）：每周汇总销售数据，分析销售趋势并提交报表；协助上级优化销售策略。
- 团队协作（10%）：配合市场部开展推广活动，参与产品培训，提升团队专业能力。
任职资格要求
明确胜任该岗位所需的知识、技能、经验和素质，通常分为“必备条件”和“加分项”：
- 学历与专业：如“本科及以上学历，市场营销、工商管理等相关专业优先”。
- 工作经验：如“3年以上销售团队管理经验，快消品行业背景优先”。
- 专业技能：如“熟练使用Office办公软件，具备数据分析能力；持有PMP证书者优先”。
- 素质能力：如“具备优秀的沟通协调能力、抗压能力和目标导向思维”。
工作条件与环境
说明岗位的物理环境、工作强度及特殊要求，如：
- 工作环境：如“办公室环境，需偶尔出差（每月1-2次，每次3-5天）”。
- 体力要求：如“需长期站立或搬运货物（仅限仓储类岗位）”。
- 工具设备：如“熟练操作CRM系统、设计软件（如Photoshop）”。
绩效标准
可选项,但建议关键岗位明确，即“如何衡量岗位工作成效”。
- 销售额达成率≥100%；
- 客户投诉率≤5%；
- 新客户开发数量≥10个/季度。
撰写岗位说明书的步骤
岗位分析：明确“岗位做什么”
通过访谈、问卷、观察或工作日志法，收集岗位的实际工作内容，需访谈对象包括：直接上级（了解岗位目标）、在职员工（了解具体任务）、相关协作岗位（了解接口职责），撰写“财务专员”岗位说明书时，需访谈财务经理（了解对岗位的要求）、现有财务专员（了解日常工作流程）、业务部门同事（了解协作场景）。
职责梳理：聚焦“核心任务”
将收集到的任务按重要性、频率分类，剔除偶然性工作（如“临时帮同事打印文件”），保留核心职责，建议使用“动词+任务+目标”的句式，如“负责月度销售数据的汇总与分析，确保数据准确率100%”。
任职要求匹配：基于“岗位需求”
结合企业战略和岗位目标,确定“必备条件”（无此条件无法胜任岗位）和“加分项”（具备后更优秀）。“初级程序员”的必备条件可能是“1年以上Java开发经验”，而“加分项”可以是“有开源项目贡献经历”。
语言规范：确保“清晰易懂”
避免使用模糊或专业术语过多的表述,协助上级完成相关工作”应改为“协助上级完成月度预算编制与费用报销审核”，职责描述应具体可操作，避免“参与”“支持”等笼统词汇。
审核与修订：多方确认准确性
初稿完成后,需经直接上级、部门负责人及HR审核，确保内容符合组织架构和实际工作需求，避免职责重叠或遗漏。“市场专员”的职责若与“品牌专员”重叠，需调整分工边界。
注意事项
- 动态更新：岗位说明书并非一成不变，当企业战略调整、业务流程优化或岗位职能变化时，需及时修订（通常每年回顾一次）。
- 避免“一刀切”：不同层级、类型的岗位说明书的详略程度应有所区别，高层管理岗位更侧重“战略目标”，基层岗位则需细化“操作流程”。
- 法律合规性：任职要求需避免歧视性条款（如“仅限男性”“35岁以下以下”），除非岗位有特殊合法要求（如化工岗位需“无色盲色弱”）。
岗位说明书模板（简化版）
| 模块 | 内容说明 |
|---|---|
| 岗位名称 | 人力资源招聘专员 |
| 所属部门 | 人力资源部 |
| 汇报对象 | 招聘主管 |
| 工作地点 | 公司总部（北京市海淀区） |
| 岗位目标 | 通过高效招聘渠道管理、简历筛选与面试组织，满足各部门用人需求，确保关键岗位到岗率≥90%。 |
| 主要职责 | 招聘渠道维护：负责招聘网站（如猎聘、BOSS直聘）的信息发布与更新，维护校园合作资源； 简历筛选：根据岗位JD筛选简历，初步电话沟通，通过率不低于30%； 面试组织：协调面试官时间，安排候选人面试，反馈面试结果并发放offer； 数据统计：每周更新招聘报表，分析到岗周期与渠道有效性。 |
| 任职要求 | 必备：本科及以上学历，人力资源、心理学相关专业；1年以上招聘经验；熟练使用Excel； 加分：有互联网行业招聘经验，熟悉结构化面试技巧。 |
| 工作条件 | 办公室环境，需偶尔参加校园招聘（每年2-3次，每次2-3天）；使用招聘管理系统（如Moka）。 |
相关问答FAQs
Q1: 岗位说明书与招聘广告有什么区别？
A: 岗位说明书是企业内部管理的规范性文件，侧重“岗位实际做什么、需要什么能力”，内容全面且客观，用于招聘、培训、绩效等环节；招聘广告是面向外部候选人的宣传材料，侧重“吸引人才”，语言更具感染力，通常会突出岗位亮点（如“弹性工作制”“团队氛围好”），且部分任职要求（如“学历”）可根据招聘策略适当放宽，两者关联在于：招聘广告需基于岗位说明书的核心内容撰写，确保信息一致。
Q2: 如何避免岗位说明书中的职责描述过于笼统？
A: 可通过“具体化+量化”的方法优化，将“负责客户沟通”改为“每月通过电话或拜访与20家重点客户沟通，收集产品反馈并形成报告，确保客户满意度评分≥4.5分（5分制）”；将“协助完成项目”改为“协助项目经理整理项目会议纪要，跟踪10项任务的进度，每周更新项目甘特图并同步给相关方”，可参考“STAR法则”（情境、任务、行动、结果），明确每项职责的输入、过程和输出，确保描述可落地、可衡量。
