防止虚发薪资是企业内部控制的重要环节，不仅关系到企业成本控制与合规经营，也直接影响员工权益维护及企业声誉，虚发薪资的形式多样，包括虚构员工、重复发放、虚增工时或绩效、通过关联方套取资金等，需通过系统性制度、流程及技术手段综合防范，以下从制度建设、流程管控、技术应用、审计监督及人员管理五个维度展开详细说明。
建立完善的薪资管理制度与责任体系
企业需制定明确的薪资管理政策，明确薪资构成、发放标准、审批权限及违规处理措施，制度中应禁止任何未经授权的薪资调整，新增员工薪资必须基于正式的入职手续和薪酬审批文件，离职员工薪资需在离职手续办理完毕后停发，建立“不相容岗位分离”原则，确保薪资编制、审核、发放、记账等环节由不同人员负责，形成相互制约机制，薪资编制岗不得兼任审核岗，财务发放岗不得参与数据录入，避免权力集中导致舞弊，需明确各岗位责任，签订薪资管理责任书，将虚发薪资的防范纳入绩效考核，对违规行为实行“零容忍”,情节严重者追究法律责任。
优化薪资发放全流程管控
薪资发放流程需标准化、规范化，减少人为干预空间，具体流程可分为数据采集、汇总审核、审批执行、发放核对四个阶段,每个阶段设置关键控制点：
- 数据采集阶段：员工考勤、绩效数据需由业务部门或人力资源部（HR）原始负责人录入，并通过系统自动校验异常数据（如超时加班、绩效超标等），避免人工篡改，考勤数据需与打卡记录、排班表自动比对,绩效数据需与项目系统或考核结果关联。
- 汇总审核阶段：HR专员汇总薪资数据后，需由部门负责人及薪资主管双重审核，重点核对员工名单、工时、金额变动是否符合制度,新增或离职员工是否有完整审批文件。
- 审批执行阶段：薪资表需经财务负责人及总经理逐级审批，大额或异常调整需额外增加审批层级，审批流程留痕存档,确保可追溯。
- 发放核对阶段：薪资发放后，财务部门需生成薪资发放明细表与银行流水逐笔核对，确保金额、账号、员工姓名一致，并定期与员工进行薪资条确认,由员工签字存档。
利用技术手段强化数据监控
信息化系统是防范虚发薪资的技术支撑，企业可引入人力资源管理系统（HRM）、企业资源计划系统（ERP）及薪资管理软件，实现数据自动化处理与异常预警，通过系统设置“员工在职状态校验”，自动停发离职员工薪资；设置“薪资变动阈值预警”，当某员工薪资调整幅度超过20%或连续多月异常增长时，系统自动触发预警并冻结发放，需经人工核查，可建立员工主数据管理，统一员工ID、姓名、身份证号、银行卡号等信息，避免重复录入或虚假信息录入，对于分支机构较多的企业，可通过集中式薪资管理平台，统一数据口径与审批流程,防止各分支部门独立操作导致的数据造假。
实施常态化审计与突击检查
内部审计部门需定期对薪资管理流程进行专项审计，每季度或每半年开展一次全面检查，重点核查员工入职离职手续完整性、考勤绩效数据真实性、薪资审批合规性及银行流水匹配性，审计方式可采用抽样审计与全量审计结合，对异常岗位（如频繁变动的临时岗、高绩效岗）进行重点排查，可引入第三方审计机构进行独立审查，提高审计公信力，除定期审计外，还应开展不定期突击检查，例如随机抽取某月薪资数据，与原始考勤记录、劳动合同、银行回单进行交叉验证，及时发现潜在风险，审计结果需向管理层汇报，对发现的问题限期整改,并跟踪整改落实情况。
加强员工信息管理与职业道德教育
员工信息的准确是防范虚发薪资的基础，企业需建立动态更新的员工信息库，定期核对员工在职状态、联系方式、银行卡信息，避免因信息滞后导致“已离职员工继续领薪”等问题，加强薪资管理人员的职业道德培训，通过案例教学、警示教育等方式，强调虚发薪资的法律后果（如挪用资金罪、职务侵占罪），签订廉洁承诺书，从思想根源上防范舞弊行为，建立员工反馈渠道，鼓励员工对薪资疑问进行咨询或举报，对实名举报的薪资问题保密核查，经查实后给予举报人适当奖励,形成全员监督的氛围。
薪资发放流程关键控制点示例表
| 流程环节 | 关键控制点 | 控制措施 | 责任部门 |
|---|---|---|---|
| 数据采集 | 员工考勤、绩效数据真实性 | 系统自动校验异常数据，与原始记录关联核对 | HR、业务部门 |
| 薪资编制 | 员工名单、工时、金额准确性 | 双人编制与复核，禁止一人全程操作 | HR薪资专员 |
| 审批执行 | 薪资调整合规性、审批权限 | 设置分级审批，大额调整需额外审批，流程留痕 | HR、财务、管理层 |
| 银行发放 | 账号、金额匹配 | 发放明细表与银行流水逐笔核对，差异当日处理 | 财务部 |
| 员工确认 | 薪资条签收回执 | 每月发放薪资条，员工签字确认存档 | HR、各部门负责人 |
相关问答FAQs
Q1: 如果发现虚发薪资，企业应如何处理？
A: 发现虚发薪资后，企业应立即暂停后续发放，成立专项小组核查原因，追回虚发金额；对涉及员工进行停职调查，确认舞弊行为的，根据公司制度予以辞退并追究法律责任；同时完善流程漏洞，加强系统监控与审计力度，并向管理层提交整改报告，若涉及财务违规，需及时向监管部门报备,避免风险扩大。
Q2: 如何通过技术手段降低虚发薪资风险？
A: 可采用“系统+数据”双驱动模式：一是引入集成化薪资管理平台，实现考勤、绩效、薪资数据自动流转，减少人工干预；二是建立员工数据中台，统一管理员工身份信息，支持在职状态实时同步；三是设置智能预警规则，如重复账号检测、薪资异常波动提醒、离职人员薪资冻结等功能；四是定期进行系统日志审计，追踪数据修改记录,确保操作可追溯。
