打印发票这件事，多数情况下电子发票用普通A4纸就能自己解决，纸质发票才需要针式打印机和专用多联纸张，搞清楚你手里是哪一种,后面所有步骤都不会跑偏。
发票怎么打印出来？先分清电子发票和纸质发票
不少人一听到“打发票”就头大，以为自己要跑税务大厅，这几年变化非常大，据国家税务总局公开信息，全国统一电子发票服务平台早已投入运行，报销和入账默认走电子流程，可现实中依然有两种情况绕不开“打印”这两个字：一是你收到的是电子发票，需要打印出来贴报销单；二是你是开票方，手里有纸质空白票,必须按规矩打出来。
电子发票打印：手机和电脑都能操作
电子发票本质是一个PDF或OFD文件，打印它没有门槛，很多财务新手栽在第一步：不知道文件存哪里了,几个最常见的路径完全可以覆盖日常需求。
如果你在微信里收到电子发票，打开“卡包”或小程序里的“发票夹”，点开对应的发票，右上角会有“发送到邮箱”或“下载”按钮，多数情况下下载下来就是PDF文件，手机上直接打印也可以，但更顺手的做法是把PDF发到电脑上,或者用微信电脑版接收文件后再打印。
电脑端的路径更直接，登录你所在省份的电子税务局，进入“我要办税”里的“税务数字账户”，找到“全量发票查询”，输入开票日期范围就能把往期发票调出来，一键下载PDF或OFD格式文件，下载完打开文件，Ctrl+P调出打印面板，打印范围选“当前页”，纸张默认A4,直接打就行。
打印电子发票的三个小细节
- 选“适合页面”而不是“实际大小”，否则边缘内容会被裁掉 - 黑白打印完全够用，除非你所在公司的财务有特殊要求 - OFD格式打不开就换浏览器打开，或者下载官方的OFD阅读器纸质发票打印：针式打印机是绕不开的
纸质发票（也就是多联式发票）的打印逻辑不一样，它分两层、三联甚至更多联，每联之间隔着无碳复写纸，这种票面必须用针式打印机——那种响声“哒哒哒”的老式机器——靠打印头把针点打在纸面上,才能同时复写到下面几联。
行业共识认为，目前开票网点里绝大多数使用的都是针式打印机，包括爱普生LQ-630K这类经典老机型，如果用的是激光或喷墨打印机，即使把纸张尺寸硬塞进去，也只能打出第一联，后面几联全是白纸,这条路走不通。
电子发票和纸质发票打印有什么区别？设备、成本、流程全对比
两者的核心区别在设备依赖，电子发票本质是一个文件，任何能连打印机的设备都能输出，手机蓝牙连便携打印机也行，到图文店用激光机打也行，纸质发票则挑剔得多，必须用针式打印机,家里和普通公司几乎不会常备这种机器。
成本差异更直观，电子发票打印几乎零成本，一张A4纸几分钱，而且随时可以重新打印，不存在“打废了”的焦虑，纸质发票打印需要购买专用发票纸（一盒几十元）和色带（一条二三十元），且每张发票都有唯一编号，打废了要作废处理,不能随手扔。
流程上，电子发票打印完就能贴报销单，无需额外盖章；纸质发票打印若联次不清晰，整份都要作废重开，这也是相当一部分企业已经转向数电票的原因,从源头省掉针式打印机的维护成本。
| 对比项 | 电子发票打印 | 纸质发票打印 |
|---|---|---|
| 设备要求 | 任何普通打印机均可 | 必须用针式打印机 |
| 单张成本 | 几分钱到几毛钱 | 纸钱加色带摊薄约两三毛钱 |
| 打错后的处理 | 重新打印一份即可 | 全套联次作废并剪角留存 |
| 适用场景 | 个人报销、日常小额开票 | 受票方明确要求纸质原件的业务 |
打印发票需要什么设置？纸张、边距一次调对
纸质发票打印最磨人的环节是“对齐”，有时候内容跑到纸的左上角，有时候文字压线，这跟打印机本身没关系,几乎全是设置层面的问题。
纸张尺寸怎么设
多数纸质发票的尺寸是241毫米×139.7毫米（也就是常说的“三等分”规格），在打印机驱动里不能直接选“发票纸”,需要自定义一个纸张规格：
- 打开“设备和打印机”，找到你的针式打印机
- 右键选择“打印首选项”，点“高级”
- 在“纸张规格”里选“新建”，名称填“发票纸”
- 宽度填241毫米，高度填139.7毫米，保存
做完这一步，进到开票软件里（比如税务UKey版开票软件），在“打印设置”里把纸张类型也改成“自定义”或“241×139.7mm”，两处必须一致,否则软件会多吐出一张空白页。
边距和位置怎么调
设置好纸张后先别急着放真票，拿一张普通白纸裁剪成同样大小试打，打完拿出来，跟空白发票纸的边框比一比： 偏左，就在开票软件的“左边距”数值上调大偏上，就把“上边距”数字调大
- 每次调整幅度建议控制在0.5到1毫米内，别一次改好几毫米
业内专家指出，边距参数每次只动一个方向，改完重新试打，来回两三次就能压准，同时调两个方向的话,你根本不知道是哪个参数引起的偏移。
打印发票的价格成本大概是多少
这部分经常被问到，如果用的是热敏纸打印小票类发票（比如加油站、快递站），单张成本不到一毛钱，如果是针式打印机的多联发票纸，一盒（一百份）市场价大概在十五到二十五元区间，加上色带损耗，单张总成本差不多两到三毛钱，这个价格弹性主要跟纸张克重和当地供应商报价有关，从淘宝买或本地办公用品店采购都行，记得认准“无碳复写”字样,别买成热敏纸。
发票打印遇到错位、字迹淡、卡纸怎么办
打印过程中会碰到的毛病基本就三类：
字迹淡得看不清
针式打印机打得越来越浅，最常见原因是色带用久了油墨干涸，解决办法很直接：换一条新色带，主流牌子的色带单条约二十到三十元，能用上千张票，色带装好后把打印机的“打印浓度”调高，多数机型面板上有“高速”和“高密”两个档位，选“高密”即可。 错位、套印不准
根源通常是纸张进纸时歪了，放纸时让纸的右边缘跟打印机托架上的刻度对齐，再把导轨卡紧，确保纸不晃动，另外新拆封的发票纸有“卷曲”惯性，放进打印机前先把整叠正反都折一折压平再放,能明显降低偏斜概率。
卡纸后纸被弄皱
针式打印机卡纸多半是进纸传感器被灰尘挡住，或者纸张厚度超出机器支持范围（多数针打支持一加六联），断电后用软毛刷清理传感器窗口,重新开票试试看。
发票打印去哪里打？不同场景的省钱方案
开票方自己买一台针式打印机，投入几百到一千元不等，如果你只是偶尔需要打印发票的普通用户,完全犯不着买设备。
个人临时打印
电子发票直接拿到楼下图文店，把邮箱里的PDF发给店员，打印一张A4黑白大概一块钱，彩色两块钱左右，近年来大多数图文店都支持微信扫码传文件,不用带U盘。
小商家自用
如果每个月要开几十上百张票，买一台针式打印机是划算的，入门款六百元上下就能拿下，选爱普生、得实这类市场保有量大的品牌，本地电脑城基本都修得了,配件也好找。
发票打印价格在各地有差别吗
实话说，图文店打印A4发票的价格在不同城市差异不大，一二线城市写字楼周边的店可能贵五毛左右，社区店更便宜，专业发票打印服务在一些城市出现了共享打印点，按张收费，通常是几块钱一次,适合赶时间且周围没有打印店的人应急。
常见问题：关于发票打印问得最多的三件事
黑白打印的电子发票能报销吗？ 能用，电子发票采用电子签名替代传统物理印章，打印成黑白件完全具有同等法律效力，只要打印内容清晰、字迹可辨，公司财务原则上不能以“非彩色”为由拒收，如果个别单位内部规范要求彩色，那就尊重制度,用彩色打印机输出。
电子发票打印出来还要不要盖发票章？ 不需要，据国家税务总局关于推行增值税电子发票的公告，电子发票开具后其电子数据已包含税务机关监制信息，打印件无需再额外加盖红色印章，电子发票的效力来源于电子文件本身,而非物理印章。
纸质发票打坏了，能不能撕掉重新打一张？ 不能撕掉，必须按规定作废，在开票软件里找到这张发票，点“作废”，然后把打印坏的那份纸质发票所有联次整齐地剪掉一角（一般剪右上角），放进当日作废发票存档留存备查，这是硬性流程,漏一步都可能给税务检查埋下隐患。
