在南京，人事档案必须由具有保管权限的机构托管，个人不能自行保存，无论你在国企、私企还是灵活就业，搞清楚档案在哪里、怎么转、怎么查，远比想象中重要。
如果你正在南京找工作、换工作，或者已经工作了好几年却从没关心过自己的档案，那么这篇文章会用具体场景告诉你：档案放在哪、如何转移、查不到怎么补救。
南京人事档案托管在哪里？先分清你的身份
档案放哪儿，不取决于方便，而取决于你的工作类型和单位性质，在南京,常见的是下面这四种情况。
有正式编制的国企、事业单位、机关单位
你的档案由单位人事部门直接保管，这类单位通常具有档案保管权限，你不需要额外处理，入职时人事部门会要求调档，之后每年度考核、职称评审材料都会归入档案。在私企、外企、合资公司工作
大多数私企没有档案保管权，这时档案需要托管在具有资质的公共就业和人才服务机构，比如南京市人才服务中心，或者你户籍所在地的人才服务中心，如果你在南京工作但户籍在外地，档案可以留在户籍地人才中心，也可以迁入南京的人才中心，前提是你满足南京落户或就业政策要求。灵活就业、自由职业或暂时待业
档案建议放在户籍所在地的人才中心，因为你没有单位接收，放在南京可能会遇到接收门槛，如果你后续在南京找到工作，再凭劳动合同或调档函把档案转到南京。应届毕业生身份未落实
毕业时未签约，学校可以免费保管档案两年，超过两年会转回生源地人才中心，也可以主动申请将档案转至户籍地人才中心，避免后续管理细节上的麻烦。个人保管档案为什么不行？
档案法规定，个人不能自行保管人事档案，自己拿着档案，不仅会让档案变成“死档”，还会导致人才中心拒绝接收，评职称、考公务员、办退休时，政审环节无法认定相关经历，直接影响你的权益。南京档案转移手续流程：换工作、迁户口都离不开
很多人以为档案转移和快递一样，自己拿去就行，档案转移是公对公的流程,本人几乎接触不到档案实体。
南京换工作人事档案怎么转？
换工作的场景分两种。
如果是国企、事业单位之间的调动，新单位会向原单位开具调档函，原单位按调档函要求将档案寄送到新单位人事部门，整个过程由两个单位的人事部门对接,你只需向新单位提供原单位名称和档案编号。
如果是私企之间跳槽，新单位没有档案保管权，档案需要落到新单位合作的人才中心，或者继续留在原档案托管机构，不需要强制转移，但建议你核对一下社保缴纳单位和档案托管地是否一致,避免后续影响退休审核。
跨省转移档案的具体步骤
从外地来南京工作，或者从南京去外地工作,路径是一条线：
- 确认接收方,接收方必须是人才中心或具有档案保管权的单位。
- 开具调档函，由接收方出具调档函，函上写明接收人姓名、机构名称、联系方式和拟接收时间。
- 提交调档函，本人携带身份证原件、调档函原件，到原档案存放机构（如外地人才中心、学校就业办）办理转档手续。
- 原机构通过机要通道寄出档案，不能自带,不能使用普通快递。
- 确认档案到达，大约需要一到两周，或更长,登录接收机构官网查询到档信息。
行业共识认为，档案转移最常见的问题不是流程复杂，而是个人拆封，有些员工离职时单位把档案封好交到本人手上，本人出于好奇拆开查看，结果就是一份无效档案,任何人才中心都不收。
档案转移最长需要多久？
具体时效取决于原存档机构和接收机构的工作节奏，机要通道寄送比普通快递慢，通常在5至15个工作日之间，跨省的时效还可能因两地协调情况延长，不要催得太急，但超过一个月仍未到档，就需要主动联系原机构询问机要号并反馈给接收方。南京人事档案查询：三种方式，别等要用才想起
在南京，查询档案并不复杂,但很多人第一次查询时都找不到自己的档案信息。
南京人事档案查询具体操作
第一种，线上查询，登录南京市人力资源和社会保障局官网或“江苏智慧人社”网上办事服务大厅，找到“人事档案查询”相关入口,输入姓名和身份证号即可查询保管机构。
第二种，线下查询，携带身份证原件，前往南京市人才服务中心或各区人才服务中心窗口,工作人员会核验身份并告知档案所在地和编号。
第三种，电话咨询，拨打南京市人社服务热线12333，按提示转人工服务，提供姓名和身份证号，可以查询到档案存放在哪家机构，如果系统内查不到,工作人员也会告知下一步该去哪儿找。
南京人事档案查询不到怎么办？
如果你通过线上线下都查不到自己的档案,大概率是以下几种情况：
- 档案还在你原毕业的学校，毕业后的一年内，学校很可能会继续保管档案,尚未转出。
- 档案在户籍地人才中心，没有转入南京，即使你人已经工作了几年,档案可能一直留在老家。
- 档案在你自己手里，这属于个人保管状态,无法通过人才中心系统查询到。
- 系统录入存在延迟，人才中心收到档案后，还需要时间拆分、编目、录入基本信息。
处理办法很简单：先联系原毕业学校或原单位，确认档案最终转递去向，如果最终去向不明确，就直接去户籍地人才中心查询，确实丢失的话,只能启动补办程序。
档案材料缺失或死档补救：补办流程和注意事项
人事档案里装的是一个人的学习经历、工作经历和政治表现，缺少任何一个关键材料，到退休审核时都可能面临“工龄认定不足”的尴尬局面。
最常见的档案材料缺失
- 毕业生登记表
- 成绩单
- 入职体检表
- 转正定级审批表
- 劳动合同或解除劳动合同证明
这些材料缺失，通常是因为当时单位没有及时归档,或者档案转移过程中部分文件没有装入主件。
补办材料的具体步骤
确定缺失项后,按来源补办：
第一，学习阶段材料，联系毕业学校档案馆或教务部门，申请复印毕业生登记表、成绩单原件，请学校档案室盖章确认，学校合并或停办的,可联系当地教育主管部门的业务档案保管机构。
第二，工作阶段材料，联系原单位人力资源部门，补开录用手续、离职证明、转正定级文件等，原单位已经不存在的,可以去其上级主管单位或属地劳动部门查找原始记录。
第三，补办完成后，把材料交给档案保管机构，由工作人员审核后装入原档案,并在档案目录中添加补充记录。
死档如何重新激活？
档案在自己手里存放超过两年，或拆开过、被撕毁过，会被认定为死档,激活死档有两种主要渠道：
一种是回原毕业学校，联系学校就业指导中心，说明情况，请求重新审档并加封，如果档案内容没有改动,部分高校会接受。
另一种是找原工作单位封存，如果档案材料完整，原单位可以协助封存并转递至人才中心，但如果档案本身内容不完整,还需要先回原毕业学校补齐材料。
业内专家指出，死档激活的成功率取决于档案是否齐全、是否被自行涂改，如果只是存放时间过长，重新封存后仍有接收可能；如果有涂改或缺失，需要先补齐关键材料,否则人才中心不会签收。
南京人事档案常见疑问：收费、时限、注意事项
南京人才市场人事档案保管收费吗？
不收费，根据国家人社部门规定，自2015年起全国取消人事关系及档案保管费，南京各公共就业和人才服务机构为流动人员免费保管档案，不收取年费、存放费。
档案在个人手里能拆开吗？
不能，任何情况下都不要拆开档案封条，一旦拆封，档案真实性无法认定，人才中心一律拒收，如果你已经拆封,必须尽快联系毕业学校或原工作单位重新审核并加封。
从南京转去外地工作，档案需要本人去办理吗？
不需要，本人无需携带档案，只需要向南京的存档机构提交外地接收方出具的调档函即可，后续流程由南京机构通过机要通道寄送，档案抵达后,外地接收方会通知你确认到档。
档案不会说话，但你的工龄、政审、退休金都在里面，在南京这座流动性很强的城市，换工作、迁户口、评职称前，花二十分钟确认档案位置,远比将来花几周补办划算。
