在与员工确认是否自离的过程中，企业需要兼顾流程的规范性、操作的严谨性以及对员工权益的尊重，既要避免因信息不对称导致的误判，也要防范法律风险，以下从流程设计、关键操作要点、风险防控等方面展开详细说明。
明确“自离”的定义与判断依据
“自离”通常指员工未办理正式离职手续，无故缺勤且未与用人单位联系达到一定期限的行为，但需注意，“自离”并非法律术语，司法实践中更多以“旷工”或“擅自离职”来界定，企业需先通过制度明确“自离”的认定标准，员工连续旷工达3天（或累计旷工达X天），且未按规定履行请假手续或未向直属主管说明情况，这一标准需通过《员工手册》或公司制度公示,确保员工知晓。
确认自离的标准化流程
初步缺勤记录与内部沟通
当员工出现未到岗且未请假的情况时，直属主管应第一时间记录缺勤日期、时长，并通过电话、微信、短信等方式联系员工，询问缺勤原因，沟通时需注意：
- 多渠道尝试：除电话外，可发送正式的《到岗通知》，注明缺勤天数、需回复的期限，并保留发送记录（如短信截图、微信聊天记录）。 规范**：通知中应明确要求员工说明缺勤原因，若因客观原因（如疾病、家庭紧急事件）需提供证明材料，并告知逾期未回复的后果（如视为旷工）。
书面通知与催告
若员工在初步沟通后仍未到岗或回复，企业应在缺满规定期限（如3天）后的1个工作日内，向员工户籍地址或劳动合同约定的送达地址发出《返岗催告通知书》，通知书需包含以下内容：
- 员工姓名、工号、岗位等基本信息；
- 缺勤起始时间及累计天数；
- 要求员工在收到通知书后X日内（如3日）返岗并说明情况，或提交书面说明；
- 逾期未返岗或未说明情况，将依据公司制度处理（如视为旷工、解除劳动合同）。
《返岗催告通知书》参考模板（可通过表格形式简化关键信息）：
| 项目 | 内容说明 |
|---|---|
| 员工信息 | 姓名：XXX，工号：XXX，部门：XXX，岗位：XXX |
| 缺勤情况 | 自XXXX年XX月XX日起未到岗，截至XXXX年XX月XX日，累计旷工X天，未办理请假手续 |
| 催告事由 | 要求员工于XXXX年XX月XX日前返岗并说明缺勤原因，或提交书面说明及证明材料 |
| 逾期后果 | 若未在规定时间内回应，将依据《员工手册》第X条视为旷工，并可能解除劳动合同 |
| 公司联系人及联系方式 | 联系人：XXX，电话：XXX，邮箱：XXX |
通知书需通过EMS等可追踪方式邮寄，并保留邮寄凭证（如快递单号、签收记录），若员工拒签，可采取公证送达或在公司内部公告栏张贴（需拍照留存）,确保送达程序合法。
最终确认与处理
若员工在催告期限内仍未回应或返岗，企业需结合内部沟通记录、考勤数据、送达凭证等材料，形成《员工缺勤情况确认表》，由人力资源部、直属主管签字确认，最终判定为“自离”或“旷工违纪”。
- 处理方式：若判定为自离，企业可依据《劳动合同法》第三十九条（严重违反用人单位规章制度）解除劳动合同，且无需支付经济补偿金，解除前，需再次向员工发出《解除劳动合同通知书》，说明解除原因及依据。
- 后续手续：办理离职证明（需注明“因员工擅自离职解除劳动合同”）、结清工资（扣除员工造成的经济损失后剩余部分）、社保公积金停缴等。
关键操作要点与风险防控
- 证据留存：全程保留沟通记录（电话录音、聊天截图）、考勤数据、通知书及送达凭证、制度公示文件等，确保处理过程有据可查，避免劳动仲裁时因证据不足败诉。
- 制度合法性：《员工手册》中关于旷工、自离的规定需经民主程序制定（经职工代表大会或全体职工讨论）并向员工公示，内容需符合法律规定（如旷工天数设定需合理，不得变相解除无过错员工）。
- 人文关怀：若员工因突发疾病、家庭变故等客观原因缺勤，可酌情给予帮助，协商解决（如事假、病假），避免激化矛盾。
- 避免“推定自离”：部分企业存在“员工连续旷工X天，自动视为离职”的约定，该约定因排除劳动者权利、违反法律强制性规定，可能被认定为无效,企业仍需履行催告程序。
相关问答FAQs
问题1：员工自离后，企业能否直接扣押其未发工资？
解答：不可以，根据《工资支付暂行规定》，用人单位不得克扣劳动者工资，除非因劳动者本人原因给用人单位造成经济损失，可按照劳动合同约定或规章制度要求赔偿，但每月扣除部分不得超过当月工资的20%，且剩余工资不得低于当地最低工资标准，员工自离未给公司造成直接损失的，企业应在离职手续办结后一次性结清工资，不得以任何理由扣押。
问题2：员工自离后，企业未办理社保停缴导致其产生损失，是否需要承担责任？
解答：需要，企业应在员工离职后30日内为其办理社保和公积金账户封存或转移手续，因企业未及时办理导致员工无法享受社保待遇（如医疗报销、失业金领取）的，需承担相应赔偿责任，若员工自离后失联，企业可通过邮寄、公告等方式送达《社保停缴通知》，并保留凭证,以证明已履行义务。
