对于新手来说，制定人事考勤制度需要兼顾合规性、实用性和可操作性，既要符合国家法律法规，也要结合企业实际情况，确保员工理解并执行，以下是具体步骤和注意事项,帮助新手快速上手。
明确考勤制度的核心目标
考勤制度的核心是规范工作时间、记录员工出勤情况、保障企业正常运营，同时为薪酬核算、绩效考核提供数据支持，新手需先明确企业性质（如制造业、互联网公司、零售业等），不同行业的考勤模式差异较大，例如制造业需关注生产线排班，互联网公司可能更灵活（如弹性工作制）。
确定考勤管理的基本要素
- 工作时间：明确每日工作时长（如8小时）、上下班时间（如9:00-18:00，含午休1小时）、每周工作天数（如5天/周），需注意，根据《国务院关于职工工作时间的规定》，职工每日工作不超过8小时、每周不超过40小时，若需加班需与员工协商并支付加班费。
- 考勤方式：根据企业规模选择合适工具，小型企业可采用纸质签到表或Excel表格；中大型企业建议使用电子考勤系统（如钉钉、企业微信、专业HR软件），支持人脸识别、GPS定位、打卡记录实时同步，减少人工统计误差。
- 迟到/早退/旷工定义：
- 迟到：未在规定上班时间前打卡（如9:00后到岗视为迟到，迟到10分钟内扣半天日薪，30分钟内扣全天日薪等，需明确时长与扣款标准）；
- 早退：未到规定下班时间擅自离岗（如17:30前离岗视为早退，扣款规则可参考迟到）；
- 旷工：未请假或请假未获批准缺勤，按日薪资2-3倍扣款，连续旷工3天以上可视为严重违纪。
- 请假流程：区分事假、病假、年假、婚假、产假等类型，明确申请条件、所需材料、审批权限（如员工请假1天内由部门审批，3天以上需HR备案）和薪资计算方式（如事假扣发当日全额薪资，病假需提供医院证明，按当地最低工资标准80%发放等）。
设计考勤规则与奖惩机制
- 加班管理：明确加班需提前申请（填写《加班申请表》），经审批后方可生效；加班费计算标准（工作日加班按1.5倍、休息日加班按2倍、法定节假日加班按3倍日薪资计算），或优先安排调休（调休有效期需明确，如3个月内有效）。
- 外出/出差考勤：员工因公外出需在系统备注事由、地点及审批人；出差期间可按正常出勤记录，或提交《出差申请表》后不计入缺勤。
- 全勤奖设置：为鼓励员工准时出勤，可设置全勤奖（如每月额外奖励200元），条件为无迟到、早退、旷工、请假（不含法定带薪假）。
考勤统计与争议处理
- 统计周期：自然月（1日-31日）或企业自定义周期（如26日-次月25日），每月5日前前HR需汇总上月考勤数据，经员工确认后提交财务核算薪资。
- 异议处理：员工对考勤记录有异议时，需在考勤公示后3日内提交书面申诉，HR需在2个工作日内核查并反馈结果，确保流程透明。
制度落地与优化
- 民主程序：制度制定后需经职工代表大会或全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或职工代表平等协商确定，避免因“单方面制定”引发劳动争议。
- 培训宣导：通过入职培训、全员会议、内部邮件等方式向员工解读考勤制度，重点说明规则、流程及违规后果，确保人人知晓。
- 定期优化：每半年收集员工反馈，结合企业发展调整考勤规则（如增加弹性工作制、远程办公考勤等），确保制度持续适用。
考勤制度示例（部分规则）
| 考勤类型 | 定义与标准 | 薪资处理 |
|---|---|---|
| 迟到（≤30分钟） | 9:00-9:30到岗 | 扣半天日薪 |
| 迟到（＞30分钟） | 9:30后到岗 | 按旷工半天处理，扣全天日薪 |
| 事假 | 需提前1天申请，紧急情况2小时内补假 | 扣发当日全额薪资 |
| 病假 | 提供区级以上医院证明，全年累计不超过15天 | 发放日薪资×80%（不低于当地最低工资） |
| 加班（工作日） | 需提前申请，经部门经理审批 | 按日薪资×1.5倍支付或安排调休 |
FAQs
Q1：员工忘记打卡怎么办？
A：员工忘记打卡需在24小时内提交《补卡申请表》，注明日期、原因并附部门负责人审批，HR核实后可手动补录，每月补卡不超过3次，超过次数按迟到处理。
Q2：法定节假日加班如何计算加班费？
A：法定节假日（如元旦、春节、国庆等）加班需支付3倍加班费，计算基数为员工本人正常工作时间的月工资÷21.75天×加班天数,不可用调休代替。
