在企业管理中，绩效管理是激励员工、提升组织效能的重要手段，而绩效扣减作为绩效管理的负向反馈环节，其意见的撰写需兼顾公平性、客观性与规范性，既要明确问题所在，也要体现对员工的引导与改进期望，以下从核心原则、具体步骤、注意事项及示例等方面,详细说明如何撰写扣减绩效的意见。
撰写扣减绩效意见的核心原则
- 客观公正原则：以事实为依据，避免主观臆断或个人情绪影响，所有扣减理由需基于可验证的工作数据、制度规定或事件记录，确保员工对结果无异议。
- 制度依据原则：扣减标准需符合公司绩效管理制度、劳动合同或岗位说明书的约定，避免随意性，若制度明确“项目延期3天以上扣减当月绩效10%”，则意见中需引用具体条款。
- 清晰具体原则：问题描述需具体、可量化，避免使用“工作态度消极”“责任心不足”等模糊表述，转而通过“连续3次未按时提交周报”“导致客户投诉2次”等细节还原事实。
- 改进导向原则：扣减绩效并非目的，而是推动员工改进的手段，意见中需明确指出问题根源，并提出可落地的改进建议，帮助员工明确后续行动方向。
撰写扣减绩效意见的具体步骤
明确扣减事实与依据
首先需梳理清楚扣减绩效的具体事件，包括时间、地点、涉及人员、经过及结果，并收集相关证据（如工作记录、邮件、客户反馈、考勤数据等），若员工因未完成销售目标导致绩效扣减，需明确其目标值（如季度销售额50万元）、实际完成值（如35万元）、未完成比例（30%），并引用《销售部绩效考核管理办法》中“目标值每低于10%扣减绩效5%”的规定。
结构化表述问题内容
建议采用“总-分”结构，先概述扣减绩效的整体情况，再分点阐述具体问题，可结合表格清晰呈现关键信息，
| 扣减事项 | 制度依据 | 事实描述 | 扣减幅度 |
|---|---|---|---|
| 项目成果未达标 | 《研发部绩效考核细则》第5条 | Q3负责的“智能客服系统”项目，原计划9月30日上线，因需求文档漏项导致延期10天，未通过客户验收 | 扣减季度绩效15% |
| 工作流程违规 | 《公司管理制度》第3.2条 | 10月15日未经审批擅自采购办公设备，超出预算2000元，且未及时提交报销说明 | 扣减当月绩效10% |
分析问题根源与影响
在陈述事实后，需简要分析问题产生的根本原因（如能力不足、流程疏忽、态度问题等），并说明对团队、部门或公司造成的影响。“项目延期导致客户整体交付计划推迟，影响公司后续合作谈判，同时增加团队5%的额外工作成本”。
提出改进建议与期望
避免仅指出问题，需结合员工实际情况给出具体改进方案。“建议在下季度加强需求调研阶段的跨部门协作，每周五提交进度同步表，并参加公司‘项目管理实务’培训（11月开班），12月起由导师每周跟进项目进展”。
规范意见的格式与措辞
正式的扣减绩效意见需包含标题（如“关于XXX同志绩效扣减的说明”）、员工基本信息（姓名、部门、岗位）、考核周期、扣减结果、申诉渠道及联系人等，措辞需专业、冷静，避免使用批评性或侮辱性语言，重点聚焦“事”而非“人”。
注意事项
- 及时性：问题发生后应在绩效周期内尽快反馈，避免拖延导致员工对问题记忆模糊，降低沟通效果。
- 对事不对人：聚焦工作行为或结果，而非员工个人特质，将“你总是粗心大意”改为“本次报表中3处数据未核对，导致财务审核退回”。
- 留痕管理：意见需经员工签字确认（或通过邮件、系统发送留存），同时保留相关证据材料，以备后续申诉或劳动争议时使用。
- 沟通前置：书面意见发出前，建议与员工进行1对1沟通，解释扣减原因，听取员工说明，避免单方面决定引发抵触情绪。
示例（节选）
“关于XXX同志2023年第三季度绩效扣减的说明
XXX，XX部XX岗位，考核周期：2023年7月-9月，根据《研发部绩效考核细则》及季度目标责任书，经核查，该同志存在以下绩效问题：
- 项目成果未达标：负责的‘智能客服系统’项目延期10天，未通过客户验收（详见项目验收报告，编号：XZ-20230928），依据细则第5条‘项目每延期1天扣减绩效1%，最高不超过20%’，扣减季度绩效10%。
- 文档规范性不足：需求文档漏项3项（附件：需求评审记录），导致开发阶段返工，增加团队工作量8人日，依据细则第8条‘文档质量不达标扣减绩效5%’，扣减季度绩效5%。
……
改进建议：请于10月25日前提交《项目延期复盘报告》，明确改进措施；11月起参加每周三的项目管理培训，并由部门经理每周跟进项目进度，如对结果有异议，可于收到本意见3个工作日内向人力资源部申诉（联系人：XXX，电话：XXXX-XXXXXXX）。”
相关问答FAQs
Q1：员工对绩效扣减结果不认可，拒绝签字怎么办？
A：员工拒绝签字不影响绩效结果的执行，但需做好留痕工作：可通过邮件、企业微信等发送书面意见，并注明“员工拒绝签字”；人力资源部应主动与员工沟通，了解其异议原因（如对事实有争议、对制度不理解等），并要求员工在3个工作日内提交书面申诉，若异议成立，需重新核查并调整结果；若异议不成立，应向员工详细解释制度依据和事实依据，争取理解。
Q2：绩效扣减意见是否需要抄送相关部门？
A：根据实际情况决定，一般需抄送员工所在部门负责人，以便部门掌握员工绩效情况并协助改进；若涉及跨部门协作问题（如项目延期影响其他部门），可抄送相关部门负责人，确保信息同步；涉及严重违纪或重大损失的，需抄送人力资源部及公司管理层，作为后续奖惩、调岗或解除劳动合同的依据，但需注意，避免无关人员知悉,保护员工隐私。
