员工劳动合同的保管是企业人力资源管理中至关重要的环节,不仅关系到企业用工管理的合规性，也涉及员工权益保障和企业法律风险防控，科学、规范的劳动合同保管制度能够有效避免合同丢失、损毁或纠纷发生时的举证困难，确保企业与员工之间的权利义务关系清晰可循，以下从保管原则、责任主体、流程规范、存储方式及风险防控等方面详细阐述员工劳动合同的保管要求。
劳动合同保管的核心原则
劳动合同保管需遵循“合法合规、安全完整、便捷可查、权责明确”四大原则，合法合规要求保管流程符合《劳动合同法》《档案法》等法律法规，确保合同内容及管理方式不违反法律强制性规定；安全完整强调防止合同丢失、篡改或灭失，保障合同文本及电子数据的原始性和真实性；便捷可查要求建立高效索引机制，确保在需要时能快速定位特定合同；权责明确需清晰划分保管、查阅、移交等环节的责任主体，避免出现管理真空。
保管责任主体划分
劳动合同的保管责任通常由企业人力资源部门承担,具体可细分至专人负责，企业需指定专职或兼职的合同管理员，负责合同的接收、整理、归档、保管及借阅等工作，对于规模较大的企业，可按部门或区域划分保管权限，但最终档案应统一汇总至总部人力资源部备案，需明确合同管理员的职责权限，包括对合同保管的直接责任、定期检查责任及离职交接责任，确保责任落实到人。
保管流程全规范
合同接收与初始登记
员工入职签订劳动合同后,合同管理员需及时收回合同文本（一式两份或三份，企业与员工各执一份，若需劳动部门备案则增加一份），并在《劳动合同登记台账》中详细记录合同编号、员工姓名、身份证号、部门、岗位、合同期限、签订日期、起始/终止日期、存放位置等信息，登记台账可采用电子表格形式，与纸质档案形成对应关系，确保信息可追溯。
合同分类与整理
收回的合同需按“部门-入职时间-员工姓名”三级逻辑进行分类整理，2024年度-销售部-01张三”，对于劳动合同变更协议（如岗位调整、薪资变更等），需作为主合同的附件与原件一并保管，并在登记台账中注明变更内容及日期，整理过程中需检查合同完整性，确保签字盖章页无遗漏，关键信息（如薪资、工作地点、违约条款等）填写清晰。
归档与存储
纸质合同应使用档案袋或文件夹统一封装,档案袋封面需标注合同编号、员工姓名、合同期限等关键信息，避免折叠或挤压存放，存储环境需满足防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防光照等要求，建议存放在带锁的铁皮柜中，由合同管理员专人保管，电子合同（如采用电子签章系统签订的）需存储在企业内部服务器或加密云盘中，设置访问权限，定期进行数据备份（建议本地备份与异地备份相结合），防止数据丢失或泄露。
借阅与归还管理
因工作需要查阅劳动合同的,需由申请人填写《劳动合同借阅申请表》，注明借阅事由、借阅期限、用途等信息，经部门负责人及人力资源部负责人审批后，由合同管理员负责办理借阅手续，借阅时需核对合同完整性，借阅期限一般不超过3个工作日，到期后及时归还；如需续借，需重新办理申请手续，严禁擅自复制、拍摄、摘抄合同内容，确需复制的，需经人力资源部负责人批准并由合同管理员监督执行。
合同到期与离职处理
劳动合同到期前,合同管理员需提前30日提醒员工续签或终止合同；员工离职时，需在《离职交接单》中注明劳动合同已交接，并由员工本人签字确认，对于离职员工的原合同，仍需按原分类标准继续保管，保管期限不得少于员工离职后2年（根据《劳动合同法》规定，劳动关系终止后，劳动合同文本保管期限至少为2年）；对于超过保管期限的合同，需经人力资源部负责人审批后，按照档案销毁程序进行销毁，并做好销毁记录。
特殊情形处理
电子合同保管
若企业采用电子劳动合同,需确保签订过程符合《电子签名法》规定，使用可靠的电子签名（如第三方CA机构认证的电子签章），并生成具有法律效力的电子合同文本，电子合同需存储在符合国家信息安全标准的服务器中，访问日志需留存至少6个月，记录用户登录、查看、下载等操作痕迹，确保数据安全。
外派或借调员工合同
对于外派至其他单位或借调至关联企业的员工,其劳动合同仍由原企业保管，同时需与外派/借调协议一并归档，明确劳动关系归属、社保缴纳、工资发放等责任划分，避免因主体混同导致纠纷。
合同遗失补办
若发生劳动合同遗失,需由合同管理员出具《劳动合同遗失说明》，经人力资源部负责人签字盖章后，通知员工补签《劳动合同确认书》，明确原合同签订内容，并由双方签字确认后存档，无法补签的，需提供工资支付记录、社保缴纳记录、工作沟通记录等辅助材料证明劳动关系，避免法律风险。
风险防控与监督检查
企业人力资源部需每半年对劳动合同保管情况进行一次全面检查,重点检查合同是否完整、台账信息是否准确、存储环境是否符合要求、电子数据是否备份等，检查结果需形成书面报告，对发现的问题（如合同丢失、信息登记错误等）及时整改，合同管理员发生变更时，需办理严格的交接手续，填写《合同管理交接清单》，由交接双方及监交人签字确认，确保档案连续性。
相关问答FAQs
Q1: 员工离职后，劳动合同需要保管多久？
A: 根据《劳动合同法》第五十条规定，劳动合同文本是劳动关系的重要凭证，劳动关系终止后，企业至少应保管劳动合同文本2年，若涉及劳动争议诉讼或仲裁，保管期限应延长至案件终结；对于特殊行业（如涉及国家秘密或商业秘密的岗位），可根据法律法规要求延长保管期限。
Q2: 电子劳动合同与纸质劳动合同具有同等法律效力吗？
A: 根据《中华人民共和国电子签名法》第十四条规定，可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等法律效力。《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》（人社厅函〔2020〕33号）进一步明确，用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立劳动合同，电子劳动合同一经订立即具有法律效力，与纸质劳动合同文本具有同等法律效力，但需确保电子签订过程符合“真实、准确、完整、不可篡改”的要求，并使用合法的电子签名技术。
