当入职者未按约定时间到岗时，企业HR或相关负责人需及时、规范地启动联系流程，既确保不遗漏重要信息，也体现公司专业与人文关怀，联系过程需兼顾效率与温度，通过多渠道沟通明确未到岗原因，并根据实际情况采取后续措施，以下是具体操作步骤、注意事项及应对策略。
联系前的准备工作
在主动联系前，需先梳理基础信息，确保沟通准确高效，建议整理以下内容：
- 入职者基本信息：姓名、应聘岗位、联系方式（电话、邮箱、微信等，需提前确认优先联系方式）、入职通知函发送时间及内容（如报到时间、地点、需携带材料等）。
- 岗位关键信息：岗位性质（如急缺岗位可适当加快联系频率）、团队对接人（便于后续协调到岗或交接）。
- 企业规章制度：明确入职截止时间、未按时报到的后果（如视为自动放弃offer、需重新沟通入职意向等），确保沟通时有据可依。
可制作信息简表便于快速查阅，示例：
| 项目 | |
|---|---|
| 姓名 | 张三 |
| 应聘岗位 | 市场专员 |
| 联系方式 | 电话：138XXXX1234；邮箱：zhangsan@email.com |
| 原定报到时间 | 2023年10月16日 9:00 |
| 需携带材料 | 身份证原件、学历学位证原件、离职证明（若有）、体检报告 |
| 岗位性质 | 急缺岗位（团队已预留项目资源，需1周内到岗） |
联系的具体步骤与话术模板
（一）首次联系：报到日当天上午（9:00-10:00）
目标：确认是否因客观原因延迟到岗，避免对方遗忘或疏忽。
方式：优先电话联系（直接沟通效率最高），若电话未接通，10分钟后同步发送短信/微信，并附上企业联系方式。
电话沟通话术参考：
“您好，请问是张三先生/女士吗？我是XX公司人力资源部的李明，您今天原定是上午9点到岗办理入职手续，请问您目前是否已经在路途中，或者是否遇到什么困难需要协助？我们这边已为您准备好了入职材料，期待您的到来。”
短信/微信话术参考：
“张三先生/女士您好，我是XX公司HR李明，温馨提醒：您今天原定上午9点到岗办理入职，若已出发或有任何变动，请随时联系我（电话：138XXXX1234），以便我们协调后续安排，祝您路途顺利！”
（二）二次联系：报到日当天中午（12:00-13:00）
目标：若首次联系未回复，再次尝试沟通，判断对方是否因临时有事无法接听，或已放弃入职意向。
方式：电话+微信双渠道，微信可附上更详细的到岗指引（如公司地址、交通路线、联系人照片等），降低对方沟通门槛。
电话沟通话术参考：
“您好，再次打扰您，我是XX公司HR李明，上午尝试联系您未果，想确认一下您今天的到岗情况，如果因个人原因暂时无法到岗，能否告知我们大概的时间？若需要调整入职时间，也欢迎随时沟通，我们会尽力协调。”
微信沟通话术参考：
“张三先生/女士您好，上午电话未接通，担心您是否遇到困难，我们理解偶尔会有突发情况，若需延迟到岗，请通过微信或电话告知我们具体原因和预计时间，以便为您保留岗位，附上公司详细地址和交通路线，方便您后续参考：[地址信息]。”
（三）三次联系：报到日当天傍晚（17:00-18:00）
目标：若当天仍未回复，初步判断对方可能放弃入职，需正式记录情况并启动备用方案。
方式：发送正式通知邮件（留存书面记录），同时电话同步告知，强调需在规定时间内回复。
邮件话术参考：
“主题：【重要提醒】关于入职事宜的沟通——张三先生/女士
张三先生/女士您好：
您于2023年10月16日（原定到岗办理入职手续，但截至当日18:00，我们多次尝试电话及微信联系均未收到您的回复，根据《入职通知书》约定：‘若未在规定报到时间到岗且未提前告知，视为自动放弃入职资格’，为保障双方权益，请您于2023年10月17日12:00前通过邮件或电话回复我们是否确认放弃入职，或说明延迟到岗的具体原因及时间，若逾期未回复，我们将默认您放弃本次入职机会，后续不再保留岗位。
如有任何疑问，可随时联系我：李明，138XXXX1234，liming@xxcompany.com。
感谢您的理解与配合。”
根据联系结果采取的后续措施
（一）若确认延迟到岗
- 核实原因：区分“可接受延迟”（如体检报告未出、家庭突发急事）与“不可接受延迟”（如已找到其他工作、无故拖延）。
- 协商时间：对于可接受原因，与对方明确具体到岗时间（需设定明确截止日，如“请于10月20日前到岗”），并书面确认（邮件/微信），避免后续争议。
- 内部协调：通知用人部门调整到岗安排，若岗位急缺，可考虑临时安排其他人员顶岗或启动备用招聘流程。
（二）若确认放弃入职
- 记录归档：将沟通记录（电话录音、微信聊天、邮件等）存档，作为候选人放弃入职的依据。
- 岗位重启：及时更新招聘状态，若岗位仍空缺，可快速筛选备选候选人或重新发布招聘信息。
- 感谢与反馈：可礼貌发送感谢邮件，如“感谢您之前对XX公司的认可，若未来有机会再次合作，欢迎随时投递简历”，维护企业形象。
（三）若联系不上且未回复
- 最终确认：在邮件/通知中明确“逾期未回复视为放弃”，并保留相关证据。
- 放弃处理：按规章制度办理，释放岗位资源，避免长期等待影响招聘进度。
注意事项
- 沟通态度：始终保持礼貌与专业，避免因对方未到岗而表现出指责或消极情绪，体现企业人文关怀。
- 渠道优先级：电话>微信>短信>邮件，紧急情况优先电话，重要通知需辅以书面记录（邮件/微信文字）。
- 合规性需符合《劳动合同法》及企业规章制度，避免使用威胁性语言（如“放弃入职将影响个人征信”等）。
- 团队协作：及时与用人部门同步沟通进展，确保信息对称，避免因信息滞后导致工作安排混乱。
相关问答FAQs
Q1：入职者当天未到岗，但回复说“忘记了”，是否可以原谅？是否需要记录？
A：首次到岗遗忘属于个人疏忽，可给予一次机会，但需明确提醒入职的重要性，并要求对方书面确认（如微信回复“已确认于X月X日到岗，不会再遗忘”），HR需在系统中备注该情况，若后续再次发生，则按规章制度处理，避免多次宽容影响管理规范性。
Q2：入职者因“个人原因”拒绝到岗，是否需要追问具体原因？如何回复？
A：可礼貌询问原因（如“为了优化后续招聘流程，能否告知我们大致原因？如薪资、岗位匹配度或其他顾虑，我们也会感谢您的反馈”），但若对方不愿透露，无需强行追问，回复时需保持开放态度，如“理解您的选择，感谢坦诚沟通，祝您职业发展顺利”，既体现尊重,也为未来可能的合作留有余地。
