HR在撰写转正通知时,需确保内容规范、信息完整且兼具人性化关怀，既要明确转正结果，也要体现企业对员工的认可与期望，以下从核心要素、撰写步骤、注意事项及模板示例等方面展开详细说明，并附相关FAQs。
转正通知的核心要素
转正通知是员工转正的正式凭证,需包含以下关键信息： 明确“员工转正通知”或“关于XXX同志转正的通知”，简洁醒目。
2. 称谓：直接写员工姓名，如“XXX先生/女士”，或根据公司习惯写“亲爱的XXX同事”。
3. ：简要说明员工试用期情况，如“自XXXX年XX月XX日入职以来，在我部门XX岗位担任XX职务，试用期已满”。
4. 转正结论：明确是否同意转正，如“经考核评估，公司正式批准你的转正申请，自XXXX年XX月XX日起成为公司正式员工”。
5. 岗位与薪酬：列明转正后的岗位名称、职级、薪酬结构（基本工资、绩效奖金、补贴等），可附薪酬确认表作为附件。
6. 职责与期望：重申岗位职责，提出未来工作期望，如“希望你继续发扬XX精神，在XX领域提升能力，为团队目标贡献力量”。
7. 生效日期：明确转正生效的日期（通常为试用期结束次日），与劳动合同衔接。
8. 附件说明：如涉及薪酬确认、岗位职责说明书等，需注明“附件：《XXX岗位薪酬确认表》”。
9. 落款：公司全称、人力资源部（或相关部门）、日期，并加盖公章（电子版可盖电子公章）。
撰写步骤与注意事项
（一）撰写步骤
- 核对员工信息：确认员工姓名、身份证号、入职日期、试用期时长、所在部门及岗位等基础信息，避免错误。
- 评估试用期表现：结合部门考核结果（如KPI完成度、360度评估、工作态度等），明确转正结论，若存在考核未通过情况，需同步说明延长试用期或解除劳动合同的通知（本文聚焦转正场景，不展开）。
- 明确薪酬与职级：根据公司薪酬体系，确认转正后的薪资标准、发放日期、社保公积金缴纳基数等，确保与劳动合同约定一致。
- 语言风格：正式、严谨，同时体现人文关怀，避免过于冰冷或冗长，可加入“感谢试用期的辛勤付出”“期待与你共同成长”等表述。
- 内部审核：发送前需经部门负责人及HR负责人审批，确保内容准确、合规。
（二）注意事项
- 合规性：转正日期需符合劳动合同法规定，试用期时长（如1年期合同试用期≤2个月）及薪酬不得低于当地最低工资标准。
- 准确性：薪酬、岗位名称、日期等关键信息需反复核对，避免因数据错误引发劳动纠纷。
- 及时性：试用期结束前应完成评估，并在试用期结束后3-5个工作日内发出通知，避免员工处于“待定”状态。
- 保密性：薪酬信息可通过单独的《薪酬确认表》沟通，通知中可简述或标注“具体薪酬标准详见附件”，避免公开披露。
转正通知模板（含表格示例）
以下为通用模板,企业可根据自身调整内容：
员工转正通知
XXX先生/女士：
您好！
自XXXX年XX月XX日入职公司，担任XX部门XX岗位（试用期）以来，您在试用期内认真履行岗位职责，积极融入团队，顺利完成了各项工作任务，展现了良好的职业素养和业务能力，根据《劳动合同法》及公司《员工试用期管理规定》，经部门考核评估及人力资源部审核，公司正式批准您的转正申请，自XXXX年XX月XX日起成为公司正式员工。
转正后信息确认
| 项目 | 内容 |
|--------------|-------------------------------|
| 姓名 | XXX |
| 部门 | XX部门 |
| 岗位 | XX岗位（职级：XX级） |
| 转正生效日期 | XXXX年XX月XX日 |
| 劳动合同期限 | XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月XX日 |
薪酬福利说明
转正后您的薪酬标准如下（具体以《薪酬确认表》为准）：
- 月度税前薪酬：人民币XXXXX元（含基本工资XXXX元、绩效奖金XXXX元、岗位补贴XXX元）；
- 发放日期：每月XX日通过银行转账发放；
- 福利待遇：享受国家规定的五险一金、带薪年假、年度体检、节日福利等（具体参照公司《员工手册》）。
岗位职责与期望
转正后，您将独立承担XX岗位核心职责，包括但不限于：[列举3-5项核心职责，如“负责XX项目的需求分析与落地”“协助部门完成XX指标”等]，期待您在后续工作中：
- 持续提升专业技能,积极参与公司培训；
- 加强跨部门协作,高效完成工作任务；
- 主动思考创新,为团队目标贡献力量。
附件说明
本通知附件包括：
- 《XXX岗位薪酬确认表》（需员工签字确认后交回人力资源部）；
- 《员工手册》（最新版）。
如有疑问,请随时与人力资源部XXX（联系电话：XXX-XXXXXXXX）联系。
感谢您对公司的信任与付出,期待与您共同成长！
XX有限公司
人力资源部
XXXX年XX月XX日
（公司公章）
相关问答FAQs
Q1：员工转正通知是否必须以书面形式发送？
A：是的，根据《劳动合同法》规定，试用期解除或终止劳动合同，用人单位应当向劳动者说明理由，转正通知作为员工身份转换的正式凭证，需以书面形式（纸质版或经公司认证的电子版）送达员工，并保留送达记录（如员工签字确认邮件、回执等），电子版通知需确保可追溯、可验证，避免口头通知引发的争议。
Q2：转正通知中的薪酬信息是否需要详细列出？若员工对薪酬有异议怎么办？
A：薪酬信息可在通知中简述，同时附《薪酬确认表》详细列明各项构成（基本工资、绩效、补贴等），由员工签字确认，若员工对薪酬有异议，人力资源部应第一时间与员工沟通：
- 核对薪酬核算依据（如劳动合同约定、公司薪酬制度、试用期考核结果等），明确政策依据；
- 若因制度理解偏差导致异议,需耐心解释；若确属公司核算错误，应及时更正并补发差额；
- 若员工对薪酬结构本身有异议（如期望调整绩效占比），可引导通过正常沟通渠道反馈，由部门负责人及HR共同评估，必要时按薪酬调整流程处理，确保合规性与公平性。
通过以上规范撰写,转正通知既能清晰传达企业决策，也能体现对员工的尊重与重视，为后续劳动关系管理奠定良好基础。
