人事档案移交是一项系统性、规范性强的工作，涉及档案材料的完整性、安全性和后续利用的准确性，需严格遵循相关制度流程，确保移交过程有序、合规，以下从移交准备、具体流程、注意事项及后续工作等方面详细说明人事档案如何打移交。
移交前的准备工作
明确移交依据与原则
人事档案移交需以《干部人事档案工作条例》《企业职工档案管理工作规定》等法规为依据，坚持“统一管理、完整安全、规范有序”原则，确保档案材料真实、准确、完整，避免遗漏或损坏，需明确移交原因，如单位合并、人员调动、档案集中管理等，并形成书面移交方案，经双方单位（或部门）负责人审批后执行。
成立移交工作小组
由档案管理部门牵头，组织纪检、人事、业务部门相关人员成立移交工作小组，明确分工：档案管理员负责档案整理与核对，纪检人员负责监督流程合规性，人事部门负责协调对接及信息确认,确保各环节责任到人。
档案材料全面梳理与审核
- 清查档案数量：对拟移交的档案进行逐卷、逐册清点，登记档案编号、姓名、所在部门（单位）、档案类型（如在职、退休、死亡等）等基本信息，形成《档案移交清册》（初稿）。
- 审核档案材料：检查档案材料的完整性，重点核对“十大类”材料是否齐全（如履历材料、鉴定考核、学历学位、政审考察、党团材料、奖励处分、任免聘用、工资福利、录用聘用、其他材料等）；对缺失或材料不规范的，需及时补充、完善（如复印缺失材料需由原出具单位盖章确认，不规范材料需经审核后重新整理）。
- 鉴定档案价值：对过期、重复或无保存价值的材料（如未经核实的复印件、无关证明等）按规定程序销毁，销毁需经单位负责人批准，并由至少两人监销,确保手续完备。
档案整理与装订
材料排序与编码
按照《干部人事档案材料收集归档规定》顺序，对每份档案材料进行排序：一般按“履历—考核—学历—政审—党团—奖惩—任免—工资—其他”依次排列；同一类材料按形成时间先后排序，材料排序后用铅笔在右上角编写页码，确保页码连续、准确。
修复与装订
对破损、褶皱、字迹模糊的材料进行修复（如粘贴、压平、复印等），重要材料需用无酸纸或档案专用胶带修复；去除金属夹（如订书钉、回形针），采用线装或活页夹装订，装订需牢固、平整，不损坏材料,便于翻阅。
编制移交材料清单
填写《档案移交清册》
《档案移交清册》是移交的核心依据，需详细记录每本档案的信息，包括：序号、档案编号、姓名、性别、出生年月、原单位（部门）、档案材料份数、应转材料名称及页数、实转材料名称及页数、备注（如缺失材料说明、特殊情况备注）等,表格样式如下：
| 序号 | 档案编号 | 姓名 | 性别 | 出生年月 | 原单位（部门） | 应转材料份数 | 实转材料份数 | 缺失材料说明 | 备注 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | DA001 | 张三 | 男 | 05 | 市场部 | 15 | 15 | 无 | 在职 |
| 2 | DA002 | 李四 | 女 | 12 | 人事科 | 12 | 11 | 缺少2022年度考核表 | 已联系补充 |
清册审核与签字确认
《档案移交清册》需经移交方档案管理员、部门负责人及接收方核对无误后，双方签字盖章，确保清册内容与档案实际完全一致，一式三份，移交方、接收方、档案管理部门各执一份。
办理移交手续
确定移交时间与地点
双方协商确定移交时间，选择安全、安静的场所（如档案室），避免在公共区域或非指定地点交接，移交过程需全程在场,不得委托他人代交。
现场核对与交接
- 逐卷核对：按照《档案移交清册》顺序，逐本核对档案编号、姓名与清册是否一致，抽查档案材料页数、完整性是否符合要求，重点检查是否有遗漏、涂改或损坏。
- 双方签字：核对无误后，移交方将档案及《档案移交清册》交接收方，接收方再次确认后，在清册上签字盖章，注明移交日期,移交方保留签字盖章后的清册复印件作为凭证。
移交过程记录与监督
移交工作小组需对交接过程进行拍照或录像留存（涉及隐私的内容除外），纪检人员全程监督，确保交接公开、透明，杜绝“私下交接”“无证交接”等情况。
移交后的工作
档案入库与保管
接收方收到档案后，需及时办理入库手续，将档案存入符合标准的档案柜（如铁制柜、防火柜），库房需具备“十防”措施（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁、防有害气体），并定期检查库房环境,确保档案安全。
信息更新与系统对接
人事部门需及时更新档案管理信息系统中的档案归属信息（如单位、部门等），确保电子档案与实体档案一致；若涉及跨单位移交，需协调原单位与新单位的人事系统对接,实现档案信息共享与流转跟踪。
问题处理与反馈
移交后，若发现档案材料缺失、信息错误等问题，接收方需在5个工作日内书面反馈移交方，双方协商解决（如补充材料、更正信息等）,并形成书面记录存档。
注意事项
- 严禁擅自涂改或抽取材料：移交前后，任何单位或个人不得擅自增加、涂改、抽取、撤换档案材料,确需修改的需经单位党组织审核批准并出具书面说明。
- 涉密档案特殊管理：涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的档案，需按照《保密法》规定执行移交，使用密封档案袋封装，标注密级，交接时需有涉密管理人员在场,并履行涉密文件交接手续。
- 电子档案移交要求：若涉及电子档案，需按照《电子档案管理办法》要求，移交存储介质（如光盘、移动硬盘）或通过加密电子平台传输，同时移交电子档案元数据、读取工具及备份文件,确保电子档案的真实性和可读性。
相关问答FAQs
问题1：人事档案移交过程中，若发现档案材料缺失，应如何处理？
解答：若发现档案材料缺失，接收方应立即与移交方沟通，列出缺失材料清单（如学历证书复印件、年度考核表等），移交方需在10个工作日内查找原因，能补充的由原出具单位出具证明并盖章后补充至档案；无法补充的，需由移交方出具《档案材料缺失说明》，经单位负责人签字盖章后，随档案一并移交，并在《档案移交清册》中备注说明,确保接收方明确档案状况。
问题2：跨单位人事档案移交时，如何确保档案在运输途中的安全？
解答：跨单位移交档案时，应选择可靠的快递物流（如邮政EMS、档案专用快递服务），或由专人专车护送，若通过快递，需使用密封性好的档案专用箱，加贴“人事档案”“内部文件 妥善保管”等标识，并全程跟踪物流信息；若由专人护送，护送人员需携带单位介绍信和身份证件，与接收方提前联系，确保档案“点对点”交接，途中不得擅自开启档案包装,避免档案丢失或损坏。
