广州作为国家中心城市和粤港澳大湾区核心引擎,企业用工管理规范性与合规性至关重要，用工备案是人力资源和社会保障部门监管用工行为、保障劳动者权益的重要制度，用人单位需依法履行备案义务，以下从办理主体、办理流程、所需材料、注意事项及线上操作指南等方面，详细说明广州用工备案的具体操作流程。
用工备案办理主体与范围
根据《广东省劳动合同备案管理办法》及广州市相关规定，用工备案主体为广州市行政区域内各类企业、个体经济组织、民办非企业单位等组织（以下统称“用人单位”），备案范围包括：
- 新招用劳动者：用人单位与劳动者建立劳动关系（含全日制、非全日制用工）时，需在用工之日起30日内办理备案。
- 劳动合同变更：劳动者工作岗位、薪酬、合同期限等关键内容发生变更时，需在变更后10日内办理变更备案。
- 劳动合同解除/终止：劳动关系解除或终止时，需在解除/终止后7日内办理注销备案。
- 劳务派遣用工：劳务派遣单位需与被派遣劳动者签订劳动合同后，及时办理备案；用工单位需使用被派遣劳动者时，同步办理用工备案。
用工备案办理渠道
广州市用工备案以“线上办理为主、线下办理为辅”为原则，用人单位可通过以下渠道提交材料：
- 线上渠道：
- “广东政务服务网”（广州市站点）：登录官网后搜索“劳动合同备案”，选择对应事项在线申报。
- “穗好办”APP/小程序：通过“社保服务”板块进入“劳动合同备案”模块办理。
- “广州市人力资源和社会保障局官网”：通过“政务服务-劳动关系”栏目进入备案系统。
- 线下渠道：
用人单位可前往注册地所在区的“劳动保障服务中心”或“政务服务中心”窗口提交纸质材料，部分区域已实现“一窗通办”，无需单独跑人社部门。
用工备案详细流程
（一）线上办理流程（推荐）
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注册登录：
- 首次办理需通过“广东政务服务网”或“穗好办”完成单位注册，上传营业执照、法定代表人身份证等材料，进行实名认证。
- 已注册单位可直接使用“粤商通”账号或法人账号登录备案系统。
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选择备案类型：
根据用工情况选择“新增备案”“变更备案”“注销备案”或“劳务派遣备案”。 -
填写备案信息：
按系统提示准确填写以下信息（以新增备案为例）：- 用人单位信息：单位名称、统一社会信用代码、注册地址、联系人及电话等；
- 劳动者信息：姓名、身份证号、户籍地址、联系电话、文化程度、工种等；
- 劳动合同信息：合同类型（固定期限/无固定期限/以完成一定工作任务为期限）、合同起止时间、试用期期限、工作岗位、工资标准（需区分基本工资、绩效工资等）、社保缴纳基数等。
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上传附件材料：
需扫描上传的材料包括（均需加盖单位公章）：- 劳动合同文本（需劳动者签字）；
- 劳动者身份证复印件；
- 用人单位营业执照复印件（首次办理需提供）；
- 如为劳务派遣用工,需提供劳务派遣经营许可证复印件及用工协议。
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提交审核：
确认信息无误后提交，系统自动生成受理编号，审核时限一般为1-3个工作日，部分区域加急办理可缩短至1个工作日。 -
结果反馈：
审核通过后，系统自动生成《劳动合同备案回执》，用人单位可在线打印；审核不通过的，系统将注明原因，需修改后重新提交。
（二）线下办理流程
- 准备材料：与线上办理所需材料一致，需准备纸质版一式两份。
- 取号提交：前往注册地区政务服务中心，通过“劳动关系”窗口取号，提交材料并填写《劳动合同备案申请表》。
- 现场审核：工作人员当场审核材料完整性，符合条件的即时受理；材料不齐的，一次性告知需补正内容。
- 领取回执：审核通过后，现场领取《劳动合同备案回执》；若需人工审核，等待时间一般为3-5个工作日。
用工备案所需材料清单
| 备案类型 | 必备材料清单 | 备注 |
|---|---|---|
| 新增备案 | 劳动合同文本（双方签字盖章）；2. 劳动者身份证复印件；3. 单位营业执照复印件；4. 《劳动合同备案申请表》（线上系统自动生成） | 首次办理需提供单位公章；劳务派遣用工需额外提供劳务派遣协议复印件 |
| 变更备案 | 原劳动合同备案回执；2. 劳动合同变更协议（双方签字盖章）；3. 变更内容相关证明（如调岗通知、薪酬调整表等） | 需与劳动合同一致，如涉及社保基数调整，需同步提交社保变更材料 |
| 注销备案 | 原劳动合同备案回执；2. 劳动合同解除/终止证明（如离职证明、协商解除协议等）；3. 《劳动合同备案注销申请表》 | 解除/终止原因需符合《劳动合同法》规定，如涉及劳动争议，需提供调解书或判决书 |
| 劳务派遣备案 | 劳务派遣经营许可证复印件；2. 劳动合同文本；3. 劳务派遣协议（用工单位与派遣单位签订）；4. 被派遣劳动者花名册 | 需同时向用工单位注册地和派遣单位注册地人社部门备案 |
注意事项
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办理时限要求：
- 新增备案：用工之日起30日内，逾期未备案可能面临责令整改、罚款（按《广东省劳动合同条例》，可处500-2000元/人罚款）。
- 变更备案：变更后10日内；注销备案：解除/终止后7日内，逾期影响劳动者失业保险申领、社保转移等权益。
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信息准确性：
备案信息需与劳动合同、社保缴纳记录一致，特别是姓名、身份证号、工资标准等关键信息，错误可能导致劳动者无法享受社保、工伤等待遇。 -
跨区域用工备案：
用人单位在广州市注册但在省内其他地区用工的，需向用工所在地人社部门备案；跨省用工的，按当地规定办理，部分地区可通过“全国劳动用工备案接口”实现线上流转。 -
劳务派遣特殊要求：
劳务派遣单位需为被派遣劳动者办理单独备案，且用工单位使用的被派遣劳动者数量不得超过其用工总量的10%（临时性岗位除外）。 -
备案与社保关系：
用工备案是社保参保的前提条件，未完成备案的劳动者，用人单位无法为其办理社保增员，可能导致劳动者无法享受医保、养老等保障。
常见问题与解决方法
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线上办理时系统提示“单位信息不存在”怎么办？
可能原因：单位未在人社系统完成注册，或统一社会信用代码填写错误，解决方法：通过“广东政务服务网”完成“单位信息注册”，或携带营业执照副本到注册地人社部门维护单位信息。 -
劳动者离职后，发现原劳动合同备案信息有误，如何修改？
若劳动关系已终止，需先办理“注销备案”，再凭解除证明、劳动合同变更协议等材料申请“历史信息变更”；若劳动关系存续期间，可通过“变更备案”功能在线提交修改申请。
相关问答FAQs
Q1：用工备案是否需要劳动者本人办理？是否需要劳动者到场？
A1：无需劳动者本人办理，由用人单位统一提交材料，线上办理全程无需劳动者到场，线下办理时也仅需用人单位经办人携带材料前往，劳动者无需陪同，但劳动合同文本需劳动者本人签字，签字过程可通过视频见证或邮寄等方式完成。
Q2：个体工商户招用员工，是否需要办理用工备案？备案流程与企业有何区别？
A2：需要，根据《广东省劳动合同条例》，个体工商户作为用人单位，招用劳动者均需办理用工备案，流程与企业基本一致，可通过“广东政务服务网”或“穗好办”提交材料，仅需在注册时选择“个体工商户”类型，无需提供劳务派遣相关材料，备案后，个体工商户需依法为劳动者缴纳社保，保障劳动权益。
为广州市用工备案的详细办理指南,用人单位需严格遵守相关规定，确保用工行为合法合规，共同维护和谐的劳动关系，如有疑问，可拨打广州市人社服务热线12333或前往各区劳动保障服务中心咨询。
