人事管理中的考勤工作是保障企业正常运营、维护员工权益、提升组织效率的重要基础环节，科学合理的考勤管理不仅能准确记录员工工作时间，还能为薪酬核算、绩效评估、人力资源规划提供数据支持，同时有助于建立公平公正的工作秩序，以下从考勤制度设计、实施流程、技术工具应用、异常处理及优化方向等方面，详细阐述人事管理如何进行考勤工作。
考勤制度的设计与规范
考勤管理的首要任务是建立清晰、可执行的考勤制度，制度内容需兼顾企业需求与员工权益，确保合法性和合理性。
-
明确考勤范围与对象
制度需明确适用所有在职员工（含全职、兼职、劳务派遣等），特殊岗位（如外勤、弹性工作制员工）应单独规定考勤规则，外勤人员可通过定位打卡、工作日报等方式记录考勤，弹性工作制员工需明确核心工作时段及每日/周最低工时要求。 -
界定工作时间与考勤规则
- 标准工时：根据国家《劳动法》规定，明确每日工作时长（如8小时）、每周工作天数（如5天），以及休息日、法定节假日的安排。
- 考勤周期：以自然月或自然周为考勤周期，明确上下班时间（如上午9:00-18:00，午休1小时），并区分打卡时段（如提前/迟到15分钟内视为“迟到”，超过15分钟按“旷工半天”处理）。
- 加班管理：规定加班申请流程（如提前填写《加班申请表》）、加班时长限制（每日不超过3小时，每月不超过36小时）及加班补偿方式（调休或加班费），避免非法加班。
-
规范假勤类型与审批流程
将假期分为法定假（如春节、国庆）、福利假（如年假、婚假）、事假、病假等，明确各类假期的申请条件、所需材料（如病假需提供医院证明）、审批权限（如事假3天内由部门经理审批，超过3天需HR备案）及薪资计算规则（如病假按当地最低工资标准的80%发放），可制定《假期申请审批表》，明确申请流程及时限要求。
考勤实施流程与操作规范
考勤制度的有效落地依赖于标准化的实施流程,确保考勤记录的准确性和可追溯性。
-
考勤方式选择
根据企业规模与岗位需求选择合适的考勤方式：- 打卡考勤：适用于固定办公场所的员工，包括指纹、人脸、IC卡打卡机，或智能门禁系统，需定期维护设备，确保数据准确同步至HR系统。
- 软件考勤：通过企业微信、钉钉、专业考勤APP（如i考勤、智慧考勤）实现移动打卡，支持外勤定位、Wi-Fi打卡、拍照打卡等功能，适合多地点办公或远程办公场景。
- 人工记录：适用于小型企业或特殊岗位，需由专人每日登记《员工考勤表》，并定期与员工核对签字确认，避免数据遗漏。
-
考勤数据收集与核对
- 每日/周数据核对：考勤管理员需每日导出打卡记录，与员工排班表对比，标记异常情况（如未打卡、迟到、早退）；每周将考勤数据发给部门负责人确认，确保员工知晓并反馈问题。
- 数据汇总与存档：每月底前完成全月考勤数据汇总，生成《月度考勤汇总表》，内容包括员工姓名、应出勤天数、实际出勤天数、加班时长、假期类型及天数等，纸质版需员工签字确认，电子版备份保存至少2年，以备审计或劳动争议使用。
-
考勤结果应用
考勤数据需与薪酬、绩效直接挂钩：- 薪酬核算：根据考勤结果计算员工工资，如迟到/早退扣款规则（如迟到1次扣50元）、全勤奖发放条件（如当月无迟到/早退/请假）、加班费计算基数（如员工基本工资的1.5倍/2倍/3倍）。
- 绩效评估：将考勤情况纳入绩效考核指标，如“出勤率”占比10%，无故缺勤次数超过规定标准者绩效降级。
- 员工管理：对长期考勤异常的员工进行约谈，了解原因并督促改进；对严重违纪者（如连续旷工3天）按制度解除劳动合同。
考勤异常处理与风险防范
考勤管理中难免出现异常情况,需建立灵活的处理机制，同时规避法律风险。
-
常见异常类型及处理
| 异常类型 | 处理方式 |
|----------------|--------------------------------------------------------------------------|
| 忘记打卡 | 员工需在24小时内提交《补卡申请表》，说明原因并附部门负责人签字证明，HR审核后予以补录。 |
| 旷工 | 首次旷工口头警告，第二次书面警告，第三次按严重违纪处理，扣除当日工资及当月绩效。 |
| 考勤机故障 | 启用备用考勤方式（如人工登记），及时联系维修并记录故障时间及受影响员工名单。 |
| 外勤/出差 | 提前提交《出差申请表》，注明时间、地点、工作内容，出差期间通过定位或日报打卡确认。 | -
法律风险防范
- 制度合法性：考勤制度需经职工代表大会或全体职工讨论，与工会或职工代表协商确定，并向员工公示，确保内容符合《劳动合同法》及地方劳动法规。
- 加班合规性：严格区分“加班”与“值班”，避免将员工正常工作时间内的加班视为值班；加班工资需依法足额发放，不得以“调休”替代法定节假日加班费。
- 隐私保护：使用人脸识别等生物识别技术考勤时，需提前告知员工并获取书面同意，不得收集与考勤无关的个人信息（如家庭住址、宗教信仰）。
考勤管理的优化方向
随着企业发展与工作模式变革,考勤管理需持续优化，提升管理效率与员工体验。
-
技术工具升级
引入智能化考勤系统，实现“无感知考勤”（如通过工牌定位自动打卡）、AI考勤分析（如识别异常打卡模式）、与OA/ERP系统集成（自动同步数据），减少人工操作成本，提高数据准确性。 -
弹性考勤与人文关怀
针对知识型、创意型岗位，推行弹性工作制（如核心时段10:00-16:00需在岗，其余时间灵活安排），或实行“结果导向”考勤（以工作任务完成情况替代工时考核），平衡工作与生活，提升员工满意度。 -
数据驱动决策
定期分析考勤数据（如部门出勤率、加班时长分布、假期使用情况），发现管理漏洞（如某部门频繁加班需优化人员配置），为人力资源规划（如招聘计划、培训需求）提供依据，推动企业精细化管理。
相关问答FAQs
Q1：员工因突发疾病无法按时打卡，如何处理？
A：员工需在病愈后2个工作日内提交医院开具的病假证明及《请假申请表》，注明缺勤日期及原因，经部门负责人审批后交HR备案，HR根据制度将缺勤记录为“病假”，并计算病假工资，无需额外补卡，若员工突发疾病无法提前请假，可在当日通过电话或微信告知直属负责人，并在补假时补交证明材料。
Q2：企业如何避免考勤数据争议？
A：为避免考勤争议，企业需做到三点：一是制度透明，考勤规则、请假流程、扣款标准等需在员工入职时书面告知并签字确认；二是流程规范，考勤数据需定期（如每周）与员工核对，异常情况及时沟通处理，每月考勤汇总表需员工签字确认；三是技术保障，采用可靠的考勤工具并保留原始数据（如打卡记录截图、定位数据），确保数据可追溯，必要时可安装监控设备辅助验证（但需提前告知员工并符合隐私保护规定）。
