查阅人事档案是一项严肃且规范的工作，需遵循严格的流程和规定，确保档案的安全性与保密性，人事档案是记录个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是个人身份、学历、资历等重要信息的原始依据，无论是个人因升学、就业、政审等需要查阅档案，还是单位因人事管理、考察干部等工作需要调阅档案,都需按照相关程序进行。
查阅人事档案的基本原则
查阅人事档案需遵循“因需查阅、严格审核、规范办理、确保安全”的原则，个人查阅档案通常需出于正当理由，如报考公务员、事业单位、研究生，或办理养老保险、退休手续等；单位查阅档案则需基于人事管理、考察录用、职称评定等工作需要，任何单位或个人不得无故查阅、复制或摘抄人事档案，更不得涂改、勾画、抽取、撤换、增添档案材料，严禁擅自拍摄、复制、摘抄和传播档案内容。
查阅人事档案的主体与权限
- 个人查阅：个人一般不得自行查阅本人人事档案，但可委托他人代为查阅（需提供授权委托书及双方身份证明），个人因特定事项需查阅档案的，需向档案保管单位提交书面申请，说明查阅理由、所需档案内容及用途，经单位审核批准后,由档案管理人员代为查阅并提供相关摘抄材料。
- 单位查阅：机关、企事业单位因工作需要查阅员工档案的，需出具单位介绍信（注明查阅人姓名、单位、职务、查阅理由及档案所属人信息），加盖单位公章，并由两名以上正式工作人员共同查阅，查阅人需如实记录档案内容，不得擅自复制或摘抄，确需复制的,须经档案保管单位负责人批准。
查阅人事档案的流程
（一）个人查阅流程
- 提交申请：个人携带身份证、户口本原件及复印件，以及相关证明材料（如录取通知书、调函、养老保险办理材料等），向档案保管单位（如人才市场、人社局、单位人事部门等）提交书面申请表。
- 审核批准：档案保管单位对申请材料进行审核，确认查阅理由的合法性与必要性，符合条件的，在1-5个工作日内作出批准决定。
- 查阅登记：经批准后，个人需在档案查阅室填写《人事档案查阅登记表》，出示有效身份证件，由档案管理人员核实身份后,带入指定区域查阅。
- 查阅与摘抄：查阅人需在档案管理人员监督下查阅档案，不得擅自翻阅无关材料，确需摘抄档案内容的，须使用档案管理部门提供的专用纸张,摘抄内容由档案管理人员核对无误后签字盖章。
- 归还与存档：查阅结束后，档案材料需当面清点、归还,查阅登记表及摘抄件由档案管理部门存档备查。
（二）单位查阅流程
- 出具介绍信：单位需开具正式介绍信，注明查阅单位全称、查阅人信息、档案所属人姓名及身份证号、查阅事由及用途,加盖单位公章及人事部门章。
- 身份核验：查阅人需携带本人身份证及单位介绍信，到档案保管单位办理核验手续，填写《单位人事档案查阅登记表》。
- 查阅监督：档案管理人员根据登记信息调取档案，由两名查阅人在指定区域共同查阅,档案管理人员全程在场监督。
- 材料复制与盖章：如需复制档案材料，须经档案保管单位负责人批准，由管理人员使用高拍仪或复印机复制，并加盖“档案证明专用章”确认其真实性。
- 反馈与归档：查阅单位需对档案内容保密，查阅结束后，档案管理人员需收回档案材料，登记查阅记录,相关材料由档案管理部门统一归档。
查阅人事档案的注意事项
- 查阅地点：人事档案通常由具有资质的机构保管，如户籍地或工作单位所在地的人才服务中心、人社局、教育局、大型企业人事部门等,需提前确认档案存放地点。
- 时间限制：档案查阅需在工作日的正常工作时间内进行（一般为上午9:00-12:00，下午14:00-17:30）,部分单位可能需提前预约。
- 材料要求：个人查阅需提供身份证明及相关用途材料，单位查阅需提供介绍信及查阅人身份证明，材料不齐或不符合要求的,档案管理部门有权拒绝查阅。
- 保密规定：查阅人需严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容，不得对档案材料进行拍照、录像或私自复制,违者将承担法律责任。
- 档案完整性：如发现档案材料缺失、涂改或信息有误，可向档案管理部门提出书面异议，要求核查更正,并提供相关证明材料。
特殊情况处理
- 档案遗失：如人事档案遗失，需向原档案保管单位申请开具档案遗失证明，并通过原工作单位、学校、户籍地派出所等渠道补齐相关材料,重新建立档案。
- 异地查阅：如需异地查阅档案，可通过“全国流动人事档案管理服务系统”办理线上申请，或委托档案存放地的人才服务机构协助查阅,需提供委托书及双方身份证明。
- 涉密档案：涉及国家秘密、军事机密等特殊档案的查阅，需经上级主管部门或保密局批准,严格按照涉密档案管理规定办理。
相关问答FAQs
问题1：个人可以自行提取或携带人事档案吗？
解答：不可以，人事档案由具有资质的档案管理机构（如人才市场、人社局等）统一保管，个人不得自行提取、自带或保管档案，因工作调动、升学等原因需转移档案的，需通过机要渠道或由档案保管单位通过“EMS”快递至新接收单位，个人仅可携带调档函协助办理转移手续,不得私自拆封或篡改档案内容。
问题2：查阅人事档案需要多久？是否可以加急？
解答：查阅人事档案的时间因档案存放机构和查阅事项而异，一般情况下，审核申请需1-3个工作日，查阅过程需0.5-1个工作日，若档案存放在异地或需跨部门调取，时间可能延长至5-15个工作日，部分档案管理机构对紧急事项（如公务员政审、升学等）提供加急服务，需提供相关证明材料（如考试通知、政审函等），经审核后可优先办理,具体加急流程需咨询当地档案管理部门。
