Hr续签劳动合同是企业人力资源管理中至关重要的环节，不仅关系到员工的职业稳定性和归属感，更直接影响企业的合规运营与人才战略实施，在续签过程中，HR需兼顾法律风险、员工需求与组织发展目标,通过系统化流程确保双方权益得到充分保障。
续签前的全面评估：法律与管理的双重审视
合法性审查：合同条款与法律法规的合规性
劳动合同续签前，HR需首先核查原合同条款是否符合最新《劳动合同法》及相关法规，合同期限是否明确，工作内容、工作地点、劳动报酬等核心条款是否完整，试用期约定是否合规（续签合同不得再约定试用期），需确认员工是否存在连续订立两次固定期限合同的情形，若员工要求续签无固定期限合同，企业应当同意，除非员工提出订立固定期限合同。
员工表现与岗位适配度分析
续签不仅是程序性工作，更是人才管理的关键节点，HR应结合绩效考核结果、员工职业发展潜力、岗位需求变化等因素，评估员工是否值得留用，对于表现优秀、符合企业长期发展需求的员工，可优先考虑续签；对于绩效不达标或岗位与能力不匹配的员工，需提前制定改进计划或协商终止合同，避免“被动留人”增加管理成本。
薪酬福利与市场水平对标
薪酬是续签谈判的核心议题，HR需参考行业薪酬报告、地区最低工资标准及企业内部薪酬体系，确保续签后的薪酬不低于原合同标准，且具有市场竞争力，若企业因经营原因需调整薪酬结构，需提前与员工沟通，说明调整依据，避免引发劳动争议，社保、公积金、年假等福利待遇的延续性也需明确，确保符合政策要求。
续签中的规范操作：流程与沟通的严谨把控
续签意向的提前沟通
劳动合同到期前30日，HR应主动与员工沟通续签意向，避免因未及时通知导致合同终止后未签订书面合同而形成“事实劳动关系”，沟通方式可采用面谈、书面通知等形式，明确告知员工合同到期时间、续签意向及后续流程，给予员工充分时间考虑，对于不续签的员工，需了解原因，做好离职面谈，收集改进意见。
合同文本的拟定与审核
确定续签意向后，HR需根据双方协商结果拟定劳动合同文本，文本内容应包括：合同期限（明确起始时间）、工作内容与职责、劳动报酬（具体金额及发放方式）、工作时间与休息休假、社会保险、劳动保护、合同变更与解除条件等，文本拟定后需交由法务部门或专业律师审核，确保条款无歧义、无法律风险，避免出现“霸王条款”或无效约定。
续签协商与书面确认
与员工就合同条款进行协商时，HR应秉持平等、自愿原则，对员工提出的合理诉求（如岗位调整、薪酬涨幅等）及时回应，协商一致后，双方需在合同文本上签字或盖章，确保合同生效日期与原合同衔接无缝，对于异地办公或远程员工，可采用电子签名方式签署，但需确保电子签名的合法性与有效性。
续签后的风险防控：档案管理与争议预防
合同备案与档案归档
劳动合同续签后，HR需在30日内将合同文本报送当地劳动行政部门备案（部分地区已取消强制备案，但建议留存备查），并将合同原件、续签协议、沟通记录等材料归入员工档案，确保档案完整、可追溯，档案管理需遵循“一人一档”原则，电子档案与纸质档案同步保存，避免因丢失或损坏引发纠纷。
续签记录的跟踪与反馈
HR需建立续签台账，记录员工合同到期时间、续签日期、薪酬调整情况、沟通反馈等信息，定期跟踪续签员工的岗位适应性与工作表现，对于续签后出现绩效下滑或岗位不适的员工，及时启动帮扶机制，必要时通过培训或调岗优化配置，降低人才流失风险。
争议预防机制建设
针对续签过程中可能出现的争议（如薪酬分歧、岗位调整异议等），HR需提前制定应对预案，可通过内部申诉渠道、劳动仲裁调解委员会等方式，及时化解矛盾，加强劳动法律法规培训，提升管理者的合规意识，从源头上减少争议发生。
相关问答FAQs
Q1：劳动合同到期后，员工不续签但企业希望留用，如何处理？
A：若员工明确表示不续签，HR应首先了解员工不续签的真实原因（如薪酬不满、职业发展受限等），若企业希望留用，可针对性提出解决方案，如调整薪酬、提供晋升机会或变更岗位，若员工仍拒绝，企业需依法办理离职手续，结算工资并出具离职证明，不得强行留用或克扣薪酬。
Q2：续签劳动合同时，能否降低员工薪酬？
A：原则上，续签劳动合同时不得单方面降低员工薪酬，否则可能被视为“未提供劳动合同约定的劳动条件”，员工有权拒绝续签并要求经济补偿，若因企业经营困难、岗位调整等客观原因需降低薪酬，需与员工协商一致，并以书面形式确认变更内容,确保薪酬调整具有合理性和合法性。
