档案管理作为组织运转中不可或缺的一环,涉及从文件形成到最终销毁的全流程管控，其背后离不开多角色、多岗位的协同配合，不同职责的人员共同构成了档案管理的完整体系，确保档案的完整性、安全性和可用性，以下从核心职能、协作支持、外部参与等维度，梳理档案管理涉及的主要人员及其职责。
核心岗位：档案管理的直接执行者
档案管理员
档案管理员是档案管理工作的基础力量,直接负责档案的日常操作与维护，其核心职责包括：档案的收集与整理（对各部门移交的文件进行分类、排序、编目）、保管与保护（调控库房温湿度、防火防潮防虫、修复破损档案）、鉴定与销毁（根据保管期限表鉴定档案价值，对到期档案按规定程序销毁）、提供利用（办理档案借阅、复制，出具档案证明）以及数字化管理（操作扫描设备、录入档案数据、维护档案管理系统），这一岗位要求从业者具备扎实的档案专业知识、细致的工作态度和熟练的办公软件操作能力。
档案主管/部门负责人
档案主管或部门负责人（如档案馆馆长、档案科科长）承担档案管理的统筹规划与监督职能，他们需要制定档案管理规章制度（如《档案分类方案》《档案保密制度》）、规划年度工作目标（如推进档案数字化、开展档案编研）、协调跨部门档案协作（确保文件归档的及时性与规范性）、监督档案管理流程的执行情况，并对档案管理团队进行专业指导与考核，这一岗位通常要求具备丰富的档案管理经验和较强的组织协调能力，需熟悉国家及行业档案法规标准（如《档案法》《归档文件整理规则》）。
协作支持：档案管理的“幕后推手”
文件形成与经办人员
档案的源头来自文件的形成,因此各业务部门的人员（如行政助理、项目专员、法务专员等）是档案管理的“第一责任人”，他们需在文件产生阶段确保其内容真实、格式规范、要素齐全（如合同需包含双方信息、签字盖章、生效日期等），并在办理完毕后及时向档案部门移交，若文件形成阶段存在内容遗漏或格式错误，将直接影响后续档案的整理与利用效率，这部分人员需具备基本的档案意识，了解归档范围与要求。
信息技术支持人员
随着档案数字化转型的推进,信息技术人员在档案管理中的作用日益凸显，他们负责档案管理系统的搭建与维护（如服务器配置、数据库优化、权限管理）、数字化设备的运维（扫描仪、服务器、存储设备的故障排查）、档案数据的安全保障（防病毒、防黑客攻击、数据备份与恢复）以及新兴技术的应用探索（如区块链在档案防伪中的实践、AI在档案检索中的优化），这一岗位要求精通计算机技术、网络信息安全，并了解档案管理的基本流程。
档案鉴定与审核专家
对于具有长期保存价值或重要法律效力的档案（如涉密档案、重大项目档案、历史档案），需由专业鉴定小组进行价值评估，小组成员通常包括档案主管、业务部门专家（如法律顾问、技术负责人）以及外部档案鉴定学者，他们需依据档案的历史价值、法律价值、学术价值等标准，判定档案的保管期限，并提出开放利用或限制利用的建议，这一环节对专业性要求较高，直接关系到档案资源的合理配置与安全管控。
外部参与：档案管理的多元协同力量
档案利用者
档案利用者是档案价值的最终体现者,包括内部员工（如查阅工作记录的部门负责人、核实历史数据的财务人员）和外部人员（如办理法律事务的律师、研究历史课题的学者、办理政务的公民等），他们通过提交利用申请、说明查阅用途，经档案部门审核后获取档案信息，档案管理人员需在保护档案安全的前提下，高效满足利用需求，同时做好利用登记与跟踪。
第三方服务人员
部分组织会将档案管理的部分环节外包给专业机构,此时第三方服务人员便成为档案管理的重要参与者，档案数字化公司的扫描操作员（负责纸质档案的高清扫描与图像处理）、档案寄存库房的管理人员（提供恒温恒湿的专业存储环境）、档案修复专家（对珍贵档案进行物理修复与脱酸处理），这些人员需具备相应的行业资质，并严格遵守档案保密协议。
档案行政监管部门人员
档案行政管理部门（如国家档案局、地方档案局）作为监督指导机构，其工作人员通过法规制定（如出台《电子档案管理规范》）、业务检查（对各单位档案管理工作进行评估）、培训指导（组织档案业务培训班）等方式，确保档案管理工作的规范化与标准化，他们既是档案管理规则的制定者，也是执行情况的监督者。
特殊场景：档案管理的专项角色
在特定领域,还需一些专项人员参与档案管理，档案馆的编研人员（对档案进行深度整理与开发，编写史料、举办展览）、涉密档案的专职保密员（负责涉密档案的全程监管）、声像档案的摄影师/剪辑师（对活动照片、视频档案进行专业拍摄与编辑），这些角色根据档案类型的不同，承担着高度专业化的工作。
档案管理并非单一岗位的工作,而是由档案管理员、主管领导、文件形成者、技术人员、鉴定专家、利用者等多方人员共同协作的系统工程，每个角色各司其职、相互配合，才能确保档案从“形成”到“利用”全生命周期的规范管理，为组织决策、历史研究、社会服务提供可靠的信息支撑。
FAQs
问：档案管理员需要具备哪些专业能力？
答：档案管理员需具备三方面核心能力：一是专业知识，熟悉档案分类、编目、鉴定、保护等基础理论与法规标准；二是实操技能，掌握档案整理工具（如档案管理系统、扫描软件）、库房管理设备（如温湿度计、灭火器）的使用方法；三是职业素养，包括细致耐心（避免档案整理疏漏）、保密意识（严守档案信息纪律）以及沟通能力（高效对接档案利用需求），随着数字化转型，还需具备基本的数字化档案处理能力。
问：为什么文件形成者也需要参与档案管理？
答：文件形成者是档案质量的“第一道关口”，若文件在形成阶段存在内容缺失、格式混乱、签字不全等问题，后续档案部门需花费大量时间返工整理，甚至导致部分档案失去利用价值，一份缺少关键条款的合同，若未在形成时补充完整，归档后可能无法作为法律依据，文件形成者需了解归档要求，确保文件“齐、全、准”，从源头提升档案质量，减轻后续管理压力。
