旷工通知是企业管理中规范员工行为、保障用工秩序的重要法律文件，其寄发流程需兼顾合法性、严谨性与规范性，确保通知内容有效送达并留存证据，避免后续劳动纠纷，以下从寄发前的准备、寄发方式选择、注意事项及后续处理等方面，详细说明旷工通知的规范寄发流程。
寄发前的准备工作：确保内容合法且依据充分
在寄发旷工通知前,企业需完成内部核查与文书准备，确保通知内容经得起法律检验。
核实旷工事实与制度依据
需通过考勤记录（如打卡记录、门禁记录、加班审批单等）明确员工的旷工事实，包括旷工时间、具体日期及未履行请假手续的情况，核对《员工手册》或劳动合同中关于旷工的界定标准（如“未到岗且未请假”“连续旷工X天或累计旷工X天”）、违纪处理措施（如警告、降薪、解除劳动合同等）及申诉流程，确保通知内容与制度一致，若制度未明确规定，需参考《劳动合同法》第三十九条（严重违反用人单位的规章制度的）等法律条款，判断旷工行为是否构成“严重违纪”。
规范通知内容要素
通知需包含以下核心信息：
- 员工基本信息：姓名、工号、所属部门等，明确通知对象；
- 旷工事实陈述：具体旷工起止时间、未履行请假手续的客观描述（避免主观臆断，如“X月X日至X月X日未到岗且未提交请假申请”）；
- 制度依据与处理决定：援引公司制度条款及法律依据，明确处理结果（如“根据《员工手册》第X条，现给予书面警告处分”或“因旷工X天，已构成严重违纪，公司决定解除劳动合同”）；
- 申诉权利与期限：告知员工可在收到通知后X日内向人力资源部或指定部门提出申诉，并提供申诉方式（如书面提交、邮箱等）；
- 生效时间与送达要求：注明通知自送达之日起生效，并要求员工签收确认。
内部审批流程
通知需经企业人力资源部门审核及管理层审批,确保处理程序合规，若涉及解除劳动合同，需提前征求工会意见（如企业有工会），并确认旷工事实及处理措施符合“严重违纪”的法定标准，避免因程序不当构成违法解除。
寄发方式选择：兼顾有效送达与证据留存
旷工通知的寄发需确保“可追溯、可证明”，即企业需能提供证据证明通知已送达员工，以下是几种常见寄发方式及适用场景：
直接送达（首选推荐）
由人力资源部门工作人员将通知当面送达员工本人,要求员工签收，签收时需在《送达回证》上注明签收日期、姓名及联系方式，并由员工签字确认，若员工拒绝签收，可邀请两名以上无利害关系的员工作为见证人，在《送达回证》上注明“拒收事由及日期”并由见证人签字，同时通过拍照、录像等方式留存现场证据。
优势：直接送达是最可靠的送达方式，签收回执可作为核心证据；
适用场景：员工在职且能联系到，或企业有固定办公场所便于当面交付。
邮寄送达（次选推荐）
若员工无法直接送达,可通过邮政EMS（特快专递）邮寄通知，邮寄时需注意以下细节：
- 邮寄地址：务必使用员工在劳动合同中确认的住址或通讯地址，若地址变更需以书面形式确认，否则可能因地址错误导致送达失败；
- ：在邮件详情栏中注明“XX公司关于XX员工旷工的通知（内含书面文件）”，并保留邮寄底单（含快递单号、邮寄时间、收件人信息等）；
- 签收回执：邮寄后及时跟踪物流信息，若员工签收，需保存EMS官网的签收记录截图（显示签收人、签收时间）；若因“拒收”“地址不详”等原因退回，需及时联系员工确认，或尝试通过其他方式补充送达（如短信、微信告知邮件内容）。
优势：覆盖范围广，能留存邮寄凭证；
适用场景：员工异地办公、拒绝当面接收，或企业需批量送达。
电子送达（辅助方式，需谨慎使用）
若劳动合同中明确约定员工同意接收电子通知（如通过企业邮箱、内部通讯系统、短信等），可通过电子方式送达，将通知PDF文件发送至员工企业邮箱，并设置“已读回执”功能；或通过企业微信/钉钉发送通知并截图发送记录。
注意：电子送达需满足“双方约定”及“可验证”两个条件，避免仅通过个人微信等非官方渠道发送，以免员工否认收到通知。
优势：即时高效，成本较低；
适用场景：员工在职且与企业有明确的电子送达约定，且需配合其他送达方式形成证据链。
公告送达（最后手段）
若员工下落不明、拒绝接收且邮寄退回，可通过企业官网、当地市级以上报纸或公告栏发布通知，公告期限需符合法律规定（通常为30日以上），公告送达后，需保留公告截图、报纸原件等证据，且需在公告中注明“若员工在公告期内未联系公司，视为通知已送达”。
注意：公告送达仅适用于“其他方式无法送达”的极端情况，且需在后续劳动纠纷中证明已穷尽其他送达途径。
优势：覆盖范围广，适用于失联员工；
适用场景：员工长期旷工失联，且其他送达方式均失败。
寄发后的注意事项：闭环管理与风险防范
通知寄发后,企业需跟进处理结果，并及时归档证据，形成闭环管理。
跟踪送达情况与员工反馈
- 若采用直接送达或邮寄送达,需在送达后3日内确认员工是否签收，未签收的需立即启动补充送达流程；
- 若员工在申诉期限内提出申诉,需在规定时间内组织调查（如核实旷工原因、听取员工陈述），并在申诉结束后5个工作日内书面反馈处理结果；
- 若员工未申诉或申诉后维持原处理决定,需按通知内容执行（如解除劳动合同的，及时办理离职手续并结算工资）。
规范文书归档
将旷工通知、送达回证、邮寄底单、申诉材料、审批记录等文件整理归档，保存期限不少于员工离职后2年（涉及劳动纠纷的，保存至纠纷结束后2年），归档材料需按员工编号分类存放，确保查阅便捷。
避免常见法律风险 不规范**：通知中避免使用“无故旷工”“恶意旷工”等主观表述，以“未到岗且未履行请假手续”等客观事实描述为准；
- 程序缺失：解除劳动合同前未履行催告、申诉程序，或未提前通知工会，可能导致违法解除；
- 证据不足：未留存送达证据（如仅有通知无回执），在劳动仲裁中难以证明已履行通知义务。
相关问答FAQs
Q1：员工拒绝签收旷工通知，企业该如何处理？
A：员工拒绝签收时，企业可采取以下措施：①邀请两名以上无利害关系的员工作为见证人，在《送达回证》上注明“拒收事由、日期及见证人签字”，并通过拍照、录像留存现场证据；②通过EMS邮寄通知，邮寄时在邮件详情栏注明“XX公司关于XX员工旷工的通知”，并保留邮寄底单及物流签收记录；③若员工仍拒收，可通过短信、微信等方式告知通知内容（需保留发送记录），并在后续劳动纠纷中说明已穷尽送达途径。
Q2：旷工通知能否通过员工家属代为签收？
A：原则上，旷工通知应直接送达员工本人，家属代签收可能因“非本人签收”导致证据效力瑕疵，若确需家属代签，需满足以下条件：①家属与员工为同一住址（需提供户口本等证明材料）；②代签人能提供员工授权委托书（明确委托其代收法律文书）；③代签后在《送达回证》上注明“代签人与关系”，并由代签人签字，若无法满足上述条件，建议优先通过邮寄或公告送达，避免因代签收引发争议。
