未收到款项时，如何正确开具和获取发票？- 企拓网

在商业交易中,发票作为收款方已履行义务、付款方支付款项的重要凭证，其开具流程需严格遵循财务规范，实际业务中常出现“未收到款但需开发票”的情况，这可能是基于客户信用、合同约定或阶段性结算需求等场景，企业需在合规前提下，通过清晰的流程管理规避风险，确保财务处理准确无误，以下从基本原则、操作流程、风险控制及注意事项等方面展开说明。

未收到款项时，如何正确开具和获取发票？-图1

未收到款项时，如何正确开具和获取发票？-图2

基本原则：明确前提，合规先行

未收到款开发票并非随意操作,需以“真实交易”为基础，并满足以下核心原则：

合同约定优先：若双方签订的合同中明确约定“先开票后付款”或“按阶段开票”，则企业可根据合同条款执行，这是开发票的合法依据，若合同未明确，需与客户补充书面约定（如邮件、确认函等），避免后续纠纷。
税务合规要求：根据《中华人民共和国发票管理办法》，发票需如实反映经营业务情况，开具发票即视为纳税义务发生时间（特殊行业除外），未收款开发票仍需按时申报纳税，不得因未收款而延迟或逃避纳税责任。
风险意识前置：企业需评估客户的信用风险，对长期合作、信用记录良好的客户可酌情处理；对新客户或大额订单，建议要求预付款或提供担保后再开发票，降低坏账风险。

操作流程：规范步骤，有据可查

确认交易真实性及客户需求

核实合同/订单：检查与客户的交易合同、采购订单等文件，确认交易内容（金额、商品/服务规格、交付时间等）、开票条款（开票时间、方式）及付款条件。
沟通开票信息：与客户确认开票类型（增值税专用发票/普通发票）、抬头、税号、地址电话、开户行及账号等关键信息，确保信息无误，避免因发票信息错误导致客户无法抵扣或报销。

履行内部审批流程

企业需建立内部管理制度,对未收款开票设置审批权限，避免财务人员随意操作，审批流程通常包括：

未收到款项时，如何正确开具和获取发票？-图3

业务部门发起：由业务人员提交《未收款开票申请单》，注明客户信息、交易金额、未收款原因、预计收款时间及客户信用情况等，并附上合同复印件、客户确认函等材料。
财务部门审核：财务人员核对申请单与合同的一致性，评估客户信用风险（如历史回款记录、逾期情况），确认是否符合开票条件。
管理层审批：根据金额大小，由部门负责人、财务总监或总经理审批，大额未收款开票（如超过企业设定的风险阈值）需更高层级审批，确保决策审慎。

开具发票并规范管理

及时开具发票：审批通过后，财务人员根据确认的信息开具发票，并通过邮寄、电子发票平台或当面交付方式送达客户，电子发票需确保客户成功接收并下载，保留发送记录（如邮件发送回执、平台签收日志）。
登记台账管理：在《未收款开票台账》中详细记录开票日期、发票号码、客户名称、开票金额、未收款金额、预计收款时间、实际收款时间及备注信息，动态跟踪回款情况，避免遗漏。

跟踪回款及异常处理

定期催收：财务部门需根据台账定期向客户发送付款提醒，重点关注临近预计收款时间或已逾期的款项，与业务部门配合催收。
异常处理：若客户因资金问题无法按时付款，需及时协商解决方案（如分期付款、延期付款），并补充签订书面协议；若客户长期拖欠，可暂停后续业务并采取法律手段维护权益，同时对该客户收紧开票政策。

风险控制：规避潜在问题，保障企业权益

坏账风险防控：对未收款开票金额设置上限（如不超过客户月均采购额的50%），或要求客户提供银行保函、抵押物等增信措施；定期更新客户信用评级，对信用等级下调的客户暂停未收款开票。
税务风险规避：确保发票内容与实际交易一致，严禁虚开发票；若客户长期未付款且无法收回，需按会计准则计提坏账准备，并按规定进行税务申报（如企业所得税资产损失申报）。
法律风险防范：所有未收款开票相关约定需以书面形式留存，避免口头承诺；若发生纠纷，可通过合同、邮件、确认函等证据主张权利，必要时通过诉讼途径解决。