在商业活动中，由于退货、折让、开票错误等原因，红字发票的开具成为购货方常见的财务操作，红字发票不仅是冲减销项税额、调整销售收入的合法凭证，也是确保财务数据准确、维护买卖双方权益的重要工具，作为购货方，掌握规范的红字发票开具流程，不仅能避免税务风险，还能提升财务工作效率，以下从基本流程、适用情形、注意事项及操作要点四个方面,详细说明购货方如何开具红字发票。

红字发票开具的基本流程

购货方开具红字发票需遵循“先申请、后开具”的原则，核心是通过增值税发票管理系统（以下简称“税控系统”）发起红字信息表申请，经销货方确认后，由销货方或购货方（具体取决于发票类型）开具红字发票。

确认发票类型与开具方

根据现行税法规定，增值税专用发票和普通发票的红字开具流程存在差异：

• 增值税专用发票：需由销货方在税控系统中填开红字增值税专用发票信息表（以下简称“信息表”），经购货方验证通过后，销货方方可开具红字专用发票。
• 增值税普通发票：若购买方为已办理税务登记的单位，可通过税控系统自行填开红字信息表并开具红字普通发票；若购买方为个人或未办理税务登记的单位，则需由销货方申请开具红字普通发票。

登录税控系统申请红字信息表

购货方（或销货方，以专用发票为例）需登录税控系统，进入“增值税发票管理模块”，选择“红字发票申请”功能，根据系统提示，选择对应的蓝字发票信息，填写红字发票对应蓝字发票的代码、号码、开票日期、金额、税额等关键信息，并选择红字发票开具原因（如销货退回、开票有误、销售折让等）。

填写《开具红字增值税专用发票信息表》

对于增值税专用发票，购货方需在系统中填写《信息表》，并准确录入以下信息：

• 购销双方名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号；
• 红字发票对应的蓝字发票代码、号码；
• 不含税金额、税额、税率/征收率；
• 红字发票开具原因（需选择系统预设的“购买方申请”或“销售方申请”类型，购货方申请时需勾选“购买方申请”）。

信息表填写完成后，系统会自动校验数据一致性，校验通过后生成带有“销售方纳税人识别号”和“购买方纳税人识别号”的电子信息表。

传递信息表并验证

购货方需将电子信息表（或打印纸质版）传递给销货方，销货方登录税控系统后，在“红字发票信息表查询”模块中查看该信息表，并确认“同意”或“拒绝”，若销货方确认同意，信息表状态将变为“已处理”，此时销货方可凭此信息表开具红字专用发票。

开具红字发票并交付

销货方在税控系统中根据已验证的信息表开具红字发票，红字发票的代码、号码、金额、税额等信息需与信息表一致，开具完成后，销货方将红字发票交付购货方，购货方需核对红字发票内容与信息表是否一致，确认无误后用于账务处理。

红字发票开具的适用情形

购货方申请开具红字发票需基于合法、真实的业务原因，常见情形包括：

销货退回

购货方因货物质量不符、型号错误等原因将货物退回销货方，且已收到销货方退还的货款或已约定退货款项处理方式，购货方可凭退货证明、红字信息表等申请红字发票，冲减已入账的采购成本和进项税额。

开票有误

销货方开具的蓝字发票存在以下错误，且购货方尚未认证或已认证但未抵扣：

• 发票抬头、纳税人识别号、开户行等关键信息错误；
• 金额、税额计算错误；
• 商品或服务名称与实际不符等。
  购货方需及时通知销货方，双方协商后由销货方申请红字发票冲原蓝字发票。

销售折让

购货方已收到货物，但因货物轻微瑕疵、价格调整等原因，销货方同意给予价格折让（即部分退款），购销双方需签订折让协议，购货方凭折让协议和红字信息表申请红字发票，折让金额需与协议一致。

其他特殊情形

如发票重复开具、销货方终止销售合同等，需提供相关证明材料（如合同解除协议、法院判决书等），经税务机关审核后可申请红字发票。

购货方开具红字发票的注意事项

时间限制

• 增值税专用发票：购买方需在发票开具之日起360天内（2017年7月1日后为360天，此前为180天）认证或登录税控系统确认，逾期不得申请红字发票。
• 普通发票：虽然没有严格的认证期限，但建议在发现错误或退货后尽快申请，避免超过销货方的账务处理周期。

信息准确性

红字信息表中的购销双方信息、发票代码号码、金额税额等需与原蓝字发票完全一致，否则信息表无法通过校验，若原发票信息有误，需先由销货方开具红字发票冲销原错误发票，再重新开具正确发票。

证明材料留存

购货方申请红字发票时，需准备完整的证明材料，如退货协议、验收单、折让协议、税务机关出具的《进货退出及索取折让证明单》（如适用）等，并留存备查，根据《税收征管法》，红字发票的相关资料需保存10年以上。

进项税额处理

若购货方已抵扣进项税额，发生销货退回或折让时，需在红字发票开具当期冲减进项税额，否则可能面临税务风险，退货金额为10万元（税率13%），则需冲减进项税额1.3万元，并相应减少采购成本。

不同场景下的操作要点

货物未入库且未付款

若购货方尚未验收入库、未支付货款，发现货物质量问题或订单错误，可直接与销货方沟通，由销货方在税控系统中申请红字信息表并开具红字发票，购货方无需做账务处理，仅需将红字发票留存。

货物已入库且已抵扣进项税额

若货物已入库并认证抵扣进项税额，发生退货时，购货方需：

• 填写红字信息表并传递给销货方；
• 收到红字发票后，按红字发票金额和税额，借记“应付账款—销货方”，贷记“原材料”“应交税费—应交增值税（进项税额转出）”等科目；
• 若已支付货款，需同步处理退款事宜。

开票后发现税率错误

若销货方开具发票时税率适用错误（如应适用13%却开具了9%），购货方需通知销货方，由销货方先按原税率红冲发票，再按正确税率重新开具发票，购货方收到红字发票和蓝字新发票后，需调整进项税额和采购成本。

相关问答FAQs

Q1：购货方已认证抵扣的增值税专用发票，发生销货退回时，红字信息表必须由销货方申请吗？
A：根据《国家税务总局关于增值税发票开具有关问题的公告》（国家税务总局公告2017年第16号）规定，购买方取得专用发票已用于申报抵扣的，购买方可填写《信息表》并填写“购买方申请”，在系统中生成信息表后传递给销售方，由销售方开具红字发票，红字信息表可由购买方自行申请，无需销售方操作。

Q2：开具红字发票后，原蓝字发票如何处理？购货方是否需要退回原发票？
A：红字发票开具后，原蓝字发票无需退回，根据规定，红字发票与原蓝字发票一一对应，原蓝字发票的抵扣联和发票联不得退还销货方，购货方需将红字发票与原蓝字发票、退货协议等资料一并留存，作为账务处理的原始凭证，税务机关可通过税控系统核查红字发票与蓝字发票的关联关系,确保业务真实性。