人事代理档案是个人学历、工作经历、职称评定等重要信息的载体，其转递关系到个人权益保障，需严格按照规定流程操作，以下是提走人事代理档案的详细步骤及注意事项：
明确提档原因与准备材料
提档前需确认提档用途,如入职新单位、考研、出国深造等，不同用途可能需额外补充材料，基础准备材料包括：本人有效身份证原件及复印件；档案保管单位（即人事代理机构）出具的调档函（需注明接收单位全称、详细地址、邮政编码、联系人及电话，并由接收单位或其上级主管部门加盖公章）；本人签字的《档案转递申请表》（部分机构提供模板，需按要求填写），若委托他人代办，还需提供代办人身份证原件及复印件、委托人亲笔签名的授权委托书。
向人事代理机构提出申请
- 线上或线下提交申请：多数人事代理机构支持线上渠道（如官网、微信公众号）提交申请，需上传身份证扫描件、调档函等材料；线下申请则需携带上述材料原件前往档案保管服务窗口。
- 审核材料：机构工作人员会对材料完整性进行审核，重点核查调档函信息是否准确（如接收单位名称是否与公章一致，避免因名称错误导致档案退回）。
- 填写档案转递登记表：审核通过后，需按要求填写《档案机要转递登记表》，确认档案转递方式（机要通信或EMS特快专递，严禁个人自带档案）。
档案转递与跟踪
- 确认转递方式：人事代理机构将通过机要通信（涉密渠道）或指定快递（如邮政EMS）寄送档案，这两种方式均具备可追溯性。
- 获取转递信息：申请后需向机构索取《档案机要转递通知单》或快递单号，可通过电话、线上平台或现场查询档案转递状态。
- 接收单位确认：档案寄出后，建议主动联系接收单位，确认档案是否已送达、材料是否齐全，避免因未及时查收导致档案丢失。
特殊情况处理
- 档案材料缺失：若档案中存在关键材料缺失（如学历认证、劳动合同等），需先向原单位或相关部门补全，再申请转递。
- 单位无档案管理权限：若新单位无档案保管权限，需提前将调档函提交至单位所在地人才服务中心或指定档案管理机构，由其接收档案。
- 跨区域转递：跨省、跨市转递档案时，需确认接收单位是否具有档案接收资质（如通过“流动人员人事档案管理服务系统”查询），部分地区可能要求额外提供《档案转递通知单》回执。
注意事项
- 严禁自带档案：根据《流动人员人事档案管理暂行规定》，档案必须通过机要或EMS转递，个人自带会导致档案失效。
- 信息一致性：调档函、身份证、档案转递登记表上的姓名、身份证号等信息需完全一致，避免因信息不符被拒收。
- 及时跟进：档案转递周期一般为7-15天（跨省可能延长），若超过1个月未收到，需立即联系人事代理机构及接收单位排查问题。
相关问答FAQs
Q1：人事代理档案可以自己拆开查看吗？
A：不可以，档案属于机要材料，拆封会破坏档案的完整性和真实性，导致档案失效，个人需通过档案保管单位或接收单位查阅档案，且仅限本人凭有效身份证申请，查阅后需由工作人员密封并加盖公章。
Q2：调档函的有效期是多久？过期怎么办？
A：调档函有效期一般为1-3个月（具体以调档函上注明时间为准），若过期，需联系接收单位重新开具调档函，并向人事代理机构提交新的调档函及过期调档函作废说明，无需重新提交全部基础材料。
