统计请假人员是人力资源管理中一项基础且重要的工作，它不仅关系到员工考勤的准确性，还涉及薪酬核算、工作分配、劳动合规性等多个环节，科学的请假统计需要依托清晰的制度、规范的流程和合适的工具，确保数据真实、记录完整、统计高效，以下从制度基础、统计流程、工具应用、数据管理及注意事项等方面详细说明如何统计请假人员。
制度基础：明确请假规则与统计标准
请假统计的前提是建立清晰的请假管理制度，明确各类假别的定义、申请流程、审批权限、所需材料及统计口径，年假、病假、事假、婚假、产假等假别的适用范围、时长计算方式（如按自然日、工作日或小时）、是否需要提供证明材料（如医院病假条、结婚证复印件）等，都需在制度中细化，要规定假期的起止时间计算规则（如请假是否包含节假日、周末）、销假流程（如是否需要主动提交销假申请）以及逾期未休或未销假的处理办法，这些规则的统一性，能避免统计时因理解偏差导致的数据差异,为后续统计提供明确依据。
统计流程：从申请到归档的全流程管理
请假统计需覆盖员工请假的全生命周期，通常包括申请、审批、记录、汇总、归档五个环节，员工需通过指定渠道（如OA系统、书面申请表）提交请假申请，注明请假类型、起止时间、事由及工作交接情况，直属领导及HR部门需根据审批权限对申请进行审核，确保请假事由符合制度、工作安排妥当，审批通过后，HR人员需及时将请假信息录入统计系统，记录字段应包括员工工号、姓名、部门、请假类型、起止日期、时长、审批人、请假状态（如已审批、休假中、已销假）等关键信息，在员工休假结束后，需确认销假状态，更新请假记录，每月/季度/年度，HR需对请假数据进行汇总分析，形成统计报表，并结合考勤数据核对异常情况（如超期未归、未批假缺勤等），确保数据准确性，整个流程需留痕存档,便于后续查询和审计。
工具应用：借助信息化系统提升统计效率
随着企业规模扩大，传统的Excel手工统计方式已难以满足高效、准确的需求，建议采用信息化工具辅助管理，人力资源管理系统（HRM）或OA系统中的考勤模块，可支持员工在线提交申请、领导在线审批、系统自动计算请假时长并同步更新考勤数据，系统还可设置预警功能，如员工年假余额不足时提醒、请假到期未销假时提醒等，对于未使用系统的企业，Excel表格也可作为基础工具，通过设计标准化模板（包含员工基本信息、请假类型、日期、时长、审批状态等列），结合数据验证（如下拉菜单选择请假类型）、条件格式（如逾期未销假标红）等功能，减少手工录入错误，提升数据规范性，但需注意，Excel数据需定期备份,避免丢失。
数据管理：确保数据准确与安全
请假数据的准确性直接影响薪酬核算（如病假工资比例）、绩效考核（如出勤率占比）等工作的公正性，需建立数据核对机制：HR人员需定期将系统/Excel中的请假记录与员工提交的原始证明材料（如病假条）进行核对，确保“人、证、系统记录”一致；每月底，HR应将请假数据与部门考勤员核对，确认无遗漏或重复；数据录入需遵循“谁审批、谁录入”或HR集中录入的原则，避免多人操作导致数据混乱，员工请假数据涉及个人隐私，需做好数据安全管理，设置访问权限（如仅HR和部门领导可查看本部门请假记录）,防止信息泄露。
注意事项：规避常见统计风险
在统计过程中，需重点关注几个风险点：一是跨月/跨年假期的处理，如员工12月请年假至次年1月，需明确分割统计时长，避免重复计算或遗漏；二是法定节假日的叠加，如国庆假期请假，需区分请假天数中包含的法定节假日天数（通常不计为请假天数）；三是特殊假期的合规性，如产假、陪产假等需符合当地劳动法规规定的时长和待遇，确保统计结果合法；四是员工状态变更的影响，如离职人员的未休年假需按制度折算薪酬，统计时需单独标注,避免混淆。
相关问答FAQs
Q1: 员工请病假但未提供医院证明，是否应计入请假统计？
A1: 不建议直接计入，根据企业请假制度，病假通常需提供有效医疗证明（如病假条）方可生效，若员工未提交证明，HR应先与员工沟通，要求限期补交；逾期未补交的，可按事假统计（若制度允许）或视为旷工处理，统计时需备注“待补证明”，待材料齐全后再更新为病假,确保数据合规。
Q2: 如何统计员工因公外出（如出差、培训）的请假情况？
A2: 因公外出不属于个人请假，无需计入个人请假统计，但需单独记录以区分考勤状态，建议在HR系统中设置“出差”“外出培训”等考勤类型，员工通过OA系统提交出差/培训申请（附审批文件），HR在考勤模块中标记对应日期为“公出”，而非“请假”，这样既能准确反映员工在岗状态，又避免与个人假期数据混淆,确保考勤统计的清晰性。
