hr与员工谈不续签劳动合同是一项需要高度专业性和同理心的工作,既要清晰传达公司决策，又要尽可能减少对员工的伤害，维护双方关系，整个过程需遵循合法合规、尊重坦诚、关怀支持的原则，具体可从准备阶段、沟通阶段、后续跟进三个环节展开。
准备阶段：明确信息，规避风险
在正式沟通前,hr需完成充分准备，确保信息准确且流程合规，需核实员工劳动合同到期日、续签资格（如绩效表现、岗位需求、公司经营状况等），明确不续签的具体原因，若因员工绩效问题，需调取近期的绩效考核记录、改进计划及反馈记录，确保依据充分；若因公司业务调整，则需准备相关的组织架构调整说明或业务规划文件，避免主观臆断，梳理法律风险点，确认是否符合《劳动合同法》关于不续签的规定（如合同到期终止无需支付经济补偿，但需提前30日书面通知），计算员工应结清的工资、未休年假报酬等，准备《劳动合同终止证明》模板，注明合同期限、终止日期及岗位信息，避免写明“辞退”“开除”等敏感词汇，需规划沟通方案，包括选择私密、中性的沟通环境（如会议室而非办公室），确定沟通时间（建议选择员工工作不繁忙的时段，如周五下午，避免影响其当日工作），并准备应对员工可能提出的疑问或情绪反应，如询问“是否因绩效问题”“能否争取续签”等，提前准备好统一且真诚的回应话术。
沟通阶段：坦诚对话，尊重个体
沟通时,hr需以“解决问题”而非“通知结果”的姿态展开对话，避免居高临下的姿态，开场时，可先肯定员工在职期间的工作贡献，感谢你过去一年在XX项目中的努力，你的专业能力给团队留下了深刻印象”，缓解对方的紧张情绪，随后，清晰说明合同即将到期的事实，并直接、坦诚地告知不续签的决定，避免使用“可能”“也许”等模糊表述，以免引发误解。“根据公司目前的业务调整和岗位规划，你的劳动合同将在X月X日到期，公司决定不再续签。”若员工询问原因，需基于事实回应，对事不对人：若因绩效，可结合具体数据说明“虽然你在XX方面表现突出，但在XX关键指标上未达预期，且经过改进期后仍无明显提升”；若因公司原因，则需强调“这是基于整体战略调整的客观决策，与你个人表现无关”，避免让员工产生自我否定，沟通中，hr需保持耐心倾听，允许员工表达情绪（如失落、不解），不急于反驳或辩解，可通过“我理解你的感受”“这确实让人意外”等话语共情，但需坚定决策立场，避免做出“帮你争取内部转岗”“未来优先录用”等无法兑现的承诺，主动告知后续安排，如工资结算时间、社保转移流程、离职证明开具时间等，并提供《员工离职须知》，让员工感受到被尊重和重视。
后续跟进：关怀支持，平稳过渡
沟通结束后,hr需及时跟进，确保员工顺利离职，协助员工办理离职手续，包括工作交接清单确认、办公用品归还、权限回收等，必要时可对接相关部门负责人，确保交接过程顺畅，避免影响团队工作，提供必要的支持与资源，例如若员工有职业发展需求，可推荐行业招聘信息、合作猎头渠道或提供简历优化建议；若员工情绪低落，可建议公司EAP（员工援助计划）服务，或以个人身份表达关心（如“后续有需要帮助的地方，可以随时联系我”），确保所有离职文件（如《劳动合同终止证明》）的准确性和及时性，避免因延迟出具导致员工无法办理失业登记等手续，进行离职面谈（非强制），了解员工对公司、团队的真实反馈，既能为后续管理优化提供参考，也能让员工感受到公司的开放态度，维护雇主品牌形象。
相关问答FAQs
Q1：员工因不续签情绪激动，拒绝沟通怎么办？
A：若员工情绪激动，hr应首先保持冷静，暂停当前沟通，给予对方缓冲时间，可表示“我理解你现在可能需要一些时间冷静，我们可以稍后再谈，或者如果你愿意，我可以先帮你联系HRBP或上级一起沟通”，避免与员工争执或强行推进谈话，必要时可邀请第三方（如直属上级、工会代表）协助，确保沟通在理性氛围中进行，待员工情绪平复后，再重新聚焦于事实说明和后续安排，强调公司会依法保障其权益（如工资结算、社保转移等），减少对抗情绪。
Q2：不续签沟通时，员工要求经济补偿，公司是否需要支付？
A：根据《劳动合同法》，劳动合同到期终止，除用人单位维持或提高劳动合同约定条件续订，劳动者不同意续订的情形外，用人单位需向劳动者支付经济补偿，具体标准为：按员工在本单位工作的年限，每满一年支付一个月工资的标准向劳动者支付；六个月以上不满一年的，按一年计算；不满六个月的，向劳动者支付半个月工资的经济补偿，若公司符合无需支付的情形（如续签条件不低于原合同，员工主动拒绝续签），需向员工明确说明法律依据，并保留书面拒绝续签的证据（如员工签署的《不续签确认书》），避免后续纠纷，若公司需支付经济补偿，应主动告知计算方式，并在离职时一次性结清。
