在招聘流程中，准确获取候选人的姓名是建立有效沟通的第一步，看似简单却蕴含着沟通技巧与职业素养，无论是电话初筛、视频面试还是线上沟通，恰当的询问方式不仅能体现企业的专业形象，还能让候选人感受到尊重，为后续互动奠定良好基础，以下从多个维度详细解析如何科学、得体地询问候选人姓名。
明确询问的基本原则
在询问候选人姓名前，需把握三个核心原则：尊重性、简洁性和准确性，尊重性要求避免使用过于随意或命令式的语气，如“喂，你叫什么名字？”；简洁性指沟通中避免冗余铺垫，直接切入主题但不失礼貌；准确性则强调需确认姓名的书写和读音，避免因同音字或生僻字造成后续信息混乱，在电话沟通开场时，可先自我介绍并说明身份：“您好，我是XX公司的招聘专员XX，今天联系您是关于我们XX岗位的初筛沟通，方便占用您2分钟时间吗？”待对方确认后,再自然过渡到姓名询问。
分场景询问的具体话术与技巧
电话初筛场景
电话沟通中，由于双方无法通过视觉信息确认身份，语气和措辞尤为重要，建议采用“自我介绍+说明目的+请求告知姓名”的逻辑：
- 话术示例：“您好，我是XX公司招聘部的李明，负责本次XX岗位的招聘工作，今天联系您是想简单了解一下您的基本情况，方便告知我您的姓名吗？”
- 注意事项：若对方说话含糊或语速较快，可礼貌重复确认：“不好意思，刚才没听清您的名字，能否麻烦您再说一遍？”对于姓名中的生僻字，需主动询问：“您的名字里有‘玥’这个字，是‘月’字旁加‘玉’吗？”并同步记录在招聘系统中，确保信息无误。
视频面试场景
视频面试中，双方可通过画面观察对方反应，沟通氛围更轻松，开场时需先调试设备并确认对方状态，再询问姓名：
- 话术示例：“您好，能看到您画面很清晰，我是本次面试的面试官王芳，负责技术岗位的初面，在开始前，能麻烦您先告诉我您的姓名吗？方便我记录面试信息。”
- 注意事项：若候选人未主动开启摄像头，可委婉提醒：“为了方便我们更好地交流，建议您开启摄像头，也方便我们确认身份哦。”确认姓名后，可补充一句：“感谢您的配合，接下来我们会围绕岗位需求进行简单交流。”
线上沟通（邮件/IM工具）
通过邮件或即时通讯工具（如微信、钉钉）沟通时，询问姓名需结合上下文，避免突兀。
- 邮件场景：在发送初筛邮件时，可在正文末尾预留信息填写栏，“为方便我们为您安排后续流程，请您在回复邮件时告知您的姓名及联系电话。”若需在IM工具中询问，可参考话术：“您好，我是XX公司HR张伟，看到您投递了我们的XX岗位，想和您确认一下，您简历中的姓名是‘XXX’吗？如果有需要调整的地方可以随时告诉我。”
- 注意事项：线上沟通需注意隐私保护，避免在公开群聊中直接询问候选人姓名，优先使用一对一私聊或加密邮件。
现场面试场景
现场面试中，面试官可通过候选人简历提前预览姓名，但仍需当面确认以避免信息误差。
- 话术示例：“您好，我是面试官刘静，欢迎来到公司参加面试，看到您的简历上写的是‘陈晓’，请问是这个名字吗？方便确认一下您的身份证姓名是否与简历一致吗？”（涉及背调或入职需核对身份证信息）
- 注意事项：现场沟通时，需注意眼神交流，保持微笑，避免因核对信息让候选人感到紧张，若发现简历与身份证姓名不一致，需委婉说明：“为确保后续入职流程顺利，我们需要以身份证姓名为准，麻烦您理解。”
常见问题与应对策略
在询问候选人姓名时，可能会遇到以下特殊情况，需灵活应对：
| 常见问题 | 应对策略 |
|-----------------------------|-----------------------------------------------------------------------------|
| 候选人拒绝提供姓名 | 可耐心说明用途：“您的姓名仅用于招聘流程中的身份识别和信息归档，我们会严格保护您的隐私，不会泄露给无关人员。”若仍拒绝，需尊重对方选择，并说明无法继续流程。 |
| 候选人姓名含生僻字或多音字 | 主动询问具体写法：“您的名字是‘X X X’，能麻烦您用文字打给我一下吗？或者告诉我每个字的拼音，方便我记录。”避免猜测导致信息错误。 |
| 候选人使用英文名或昵称 | 区分场景处理：若岗位不涉及对外沟通，可记录身份证姓名+常用昵称/英文名，“请问您的身份证姓名是‘XXX’，平时同事称呼您‘小A’是吗？” |
| 候选人语速过快或发音不清晰 | 礼貌请其重复：“不好意思，刚才没听清，能请您慢慢说一遍吗？我会认真记录。”必要时可复述确认：“您是说‘XXX’，对吗？” |
信息记录与后续跟进
获取候选人姓名后，需及时、准确地记录在招聘系统中，并与联系方式、岗位意向等信息关联，在Excel表格中可设置以下字段：
| 序号 | 姓名 | 联系电话 | 投递岗位 | 询问时间 | 备注（如姓名特殊说明） |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 张三 | 138XXXX1234 | 市场专员 | 2023-10-01 | 名字“张”为弓长张 |
| 2 | 李四 | 139XXXX5678 | 研发工程师 | 2023-10-01 | “李”为木子李，身份证名一致 |
记录完成后，需在24小时内通过短信或邮件发送后续安排（如面试时间、地点），并在沟通中再次使用对方姓名，“李先生您好，关于明天上午10点的面试，请您携带简历和身份证原件，期待您的到来。”
相关问答FAQs
Q1: 如果候选人询问“为什么需要提供姓名”，如何回应？
A: 可从流程必要性角度解释：“您好，您的姓名主要用于招聘流程中的身份核对（如面试签到、背调信息匹配）、后续offer发放以及入职手续办理，我们会严格遵守隐私保护原则，仅将信息用于招聘相关环节，不会向无关第三方泄露，请您放心提供。”
Q2: 在群面或小组讨论中，如何快速记住并准确称呼候选人姓名？
A: 可采用“姓名+特征”联想法，例如将“王莉”与“戴眼镜”关联，并在发言时主动称呼：“刚才戴眼镜的王莉同学提到的观点很有启发。”建议在面试前准备座位表，提前标注候选人姓名和对应位置，讨论中通过点名互动加深记忆,避免混淆。
