6S办公室负责规划、推行与监督6S管理，组织培训、检查、考核及持续改进工作。

6S办公室的实施与管理

在现代企业管理中，6S管理理念被广泛应用于办公环境的优化与提升，6S即整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）、素养（Shitsuke）、安全（Security），办公室推行6S管理，不仅能提高工作效率、改善工作环境，还能培养员工良好的工作习惯和职业素养，以下是办公室实施6S管理的详细内容及要求：

一、整理（Seiri）

1、目的：将办公室内的物品区分为必需品和非必需品，清除不必要的物品，释放办公空间，防止误用和混乱。

2、实施步骤

全面盘点：对办公室内的所有物品进行清查，包括文件、办公用品、设备、家具等，记录物品的名称、数量、使用频率等信息。

判定必需品：根据工作实际需求，确定哪些物品是完成工作任务所必需的，如常用的文件、正在使用的项目资料、必备的办公设备等。

清理非必需品：对于非必需品，采取相应的处理措施，过期的文件可以销毁；不再使用的办公用品可以捐赠或回收；损坏且无法修复的设备可以报废等。

定期复查：建立定期复查机制，确保办公室内的物品始终保持在合理的数量范围内，避免新的非必需品堆积。

二、整顿（Seiton）

1、目的：对整理后留下的必需品进行科学合理的布置和摆放，使其处于随时可取用的状态，提高工作效率，减少寻找物品的时间浪费。

2、实施步骤

规划办公区域：根据工作流程和人员分工，划分不同的功能区域，如办公区、会议区、文件存储区、公共用品存放区等。

定位摆放物品：在每个功能区域内，为各类物品确定固定的存放位置，并明确标识，文件按照类别分别存放在不同的文件夹或文件柜中，并贴上清晰的标签；办公用品放在专门的抽屉或收纳盒内，标注名称；常用设备放置在方便操作的位置等。

遵循先进先出原则：对于有时效性的物品，如文件、办公用品等，应遵循先进先出的原则，确保先购入或先接收的物品先被使用，避免物品积压过期。

优化布局：根据实际工作情况，不断调整物品的摆放位置，使办公区域的布局更加合理，便于工作的开展，将经常使用的文件和工具放在靠近工作人员的位置，减少起身取物的次数。

三、清扫（Seiso）

1、目的：清除办公室内的灰尘、污垢、垃圾等，保持环境整洁卫生，为员工创造一个舒适、健康的工作环境，同时也有助于维护办公设备的性能和使用寿命。

2、实施步骤

制定清扫计划：明确清扫的责任区域、责任人、清扫周期和时间安排，每天上班前进行简单的桌面清理和地面清扫，每周进行一次全面的大扫除，包括擦拭窗户、家具、设备等。

：包括地面、桌面、电脑、打印机、复印机、电话等办公设备的清洁；文件柜、书架、窗台等家具的擦拭；垃圾桶的清理和更换垃圾袋等。

选择合适的清洁工具和清洁剂：根据不同的清洁对象和污渍类型，选用合适的清洁工具和清洁剂，如抹布、扫帚、拖把、清洁剂、消毒剂等，并正确使用，避免对物品造成损坏或污染。

检查清扫效果：清扫完成后，进行检查验收，确保达到预定的清洁标准，对于未达标的区域，及时督促责任人重新清扫。

四、清洁（Seiketsu）

1、目的：将整理、整顿、清扫的工作标准化、制度化，维持办公室的整洁状态，防止问题反弹，形成良好的工作环境和工作习惯。

2、实施步骤

制定清洁标准：明确规定办公室各个区域的清洁程度标准，如地面无污渍、灰尘；桌面整齐，物品摆放有序；设备表面光洁，无灰尘堆积等。

建立监督检查机制：设立专门的监督检查人员或小组，定期对办公室的清洁情况进行检查和评估，检查内容包括清洁任务的完成情况、清洁质量是否符合标准等。

持续改进：根据检查结果，归纳经验教训，发现存在的问题并及时采取改进措施，如果发现某个区域容易出现灰尘堆积，可以分析原因，调整清洁频率或方法，以达到更好的清洁效果。

强化员工意识：通过培训、宣传等方式，让员工了解清洁工作的重要性，提高员工的清洁意识和责任感，使员工自觉遵守清洁制度，共同维护办公室的整洁环境。

五、素养（Shitsuke）

1、目的：通过教育训练，提高员工的素质修养，使其自觉遵守规章制度和作业标准，养成良好的工作习惯和行为规范，营造团队精神。

2、实施步骤

制定培训计划：根据员工的岗位需求和实际情况，制定系统的培训计划，包括 6S 管理知识培训、职业道德培训、业务技能培训等，培训方式可以采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式。

开展教育活动：通过组织各种活动，如主题演讲、案例分析、小组讨论、实地参观等，向员工传授 6S 管理的知识和理念，引导员工树立正确的价值观和工作态度，开展“6S 管理与我”的主题演讲比赛，让员工分享自己在 6S 实践中的经验和体会；组织员工到 6S 管理优秀的企业进行参观学习，借鉴他人的先进经验和做法。

建立激励机制：设立奖励制度，对在 6S 管理工作中表现优秀的员工或团队进行表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金、奖品等，激发员工的积极性和主动性，对于违反 6S 管理规定的行为，要及时进行纠正和处罚，以起到警示作用。

领导以身作则：办公室领导要带头遵守 6S 管理制度，以身作则，为员工树立榜样，领导的言行举止对员工有着重要的影响，只有领导高度重视并积极参与 6S 管理工作，才能带动全体员工共同推进 6S 管理的实施。

六、安全（Security）

1、目的：消除办公室内的安全隐患，保障员工的人身安全和财产安全，确保工作的顺利进行。

2、实施步骤

安全检查：定期对办公室进行安全检查，包括电气设备、消防设施、办公家具、门窗等方面，检查电气设备是否存在漏电、短路等安全隐患；消防设施是否完好有效，如灭火器是否过期、消防栓是否能正常出水等；办公家具是否稳固，有无损坏等情况；门窗是否能正常开关和锁闭等。

安全制度建设：建立健全安全管理制度，明确安全责任和工作流程，制定《办公室安全用电规定》《消防安全应急预案》等制度文件，规范员工的安全行为。

安全培训：加强对员工的安全教育培训，提高员工的安全意识和应急处理能力，培训内容包括消防安全知识、电气安全知识、紧急疏散程序等，可以通过组织消防演练、观看安全教育视频等方式，让员工熟悉应急处置方法和流程。

安全标识设置：在办公室内设置明显的安全标识，如“注意安全”“小心触电”“禁止烟火”等标识牌，提醒员工注意安全事项，防范安全事故的发生。

办公室实施 6S 管理是一个系统工程，需要全体员工的共同参与和持续努力，通过整理、整顿、清扫、清洁、素养和安全六个方面的综合管理，能够打造一个高效、整洁、舒适、安全的办公环境，提高员工的工作效率和工作质量，促进企业的健康发展。

相关问答 FAQs

问题 1：在办公室推行 6S 管理时，如何提高员工的积极性和参与度？

答：提高员工积极性和参与度可以从以下几个方面入手：一是加强宣传教育，让员工充分了解 6S 管理的意义和好处，认识到这与他们的工作和个人发展密切相关；二是建立激励机制，对表现优秀的员工给予物质和精神奖励；三是领导带头示范，领导积极参与 6S 管理工作并在各方面严格要求自己，为员工树立榜样；四是鼓励员工提出建议和意见，让他们参与到 6S 管理制度的制定和完善过程中，增强他们的归属感和责任感。

问题 2：办公室实施 6S 管理过程中，遇到员工不配合的情况该如何解决？

答：当遇到员工不配合的情况时，首先要了解员工不配合的原因，可能是对 6S 管理理解不足、工作习惯难以改变或者认为增加了工作负担等，针对这些原因，可以采取以下措施：一是加强培训和沟通，再次向员工详细解释 6S 管理的目的、方法和要求，帮助他们消除误解；二是对个别员工进行单独辅导，协助他们逐步改变不良的工作习惯；三是适当调整工作安排，避免因推行 6S 管理给员工带来过大的工作压力；四是建立监督和反馈机制，及时发现问题并进行处理，确保 6S 管理工作能够顺利推进。

小编有话说

办公室 6S 管理是一项长期而持续的工作，并非一蹴而就，它需要全体员工形成共识，共同努力，将 6S 理念融入到日常工作的每一个细节中，在这个过程中，可能会有困难和挑战，但只要我们坚持不懈，不断优化和完善管理措施，就一定能够打造出一个高效、整洁、舒适、安全的办公环境，为企业的发展提供有力支持，希望各办公室都能积极行动起来，开启 6S 管理之旅，收获更优质的工作环境和工作成果。