5S整理应依据物品的使用频率、重要性、类别等来区分，以优化空间利用与工作效率。
5S整理中，物品的区分主要依据以下几个方面：
一、使用频率
1、高频使用物品：这类物品几乎每天都要使用，如办公室中的常用文具（笔、纸、订书机等）、生产线上的常用工具（扳手、螺丝刀等），它们应放置在最方便拿取的位置，比如工作台上或随身携带，以便工作人员能够快速获取，提高工作效率。
2、中频使用物品：使用周期相对较长，可能每周或每月使用几次，像会议室的投影仪、培训资料等，对于这类物品，可将其定位定置在固定的储存位，但不需要放在工作点旁边，可在需要使用时方便地找到并取用。
3、低频使用物品：几个月甚至半年以上才使用一次的物品，例如备用的设备零件、过期的文件档案等，这些物品可根据具体情况，分析是否有可替代方式或方法，若没有则可放置在离工作点较远的位置，但如是固定工装或设备则需根据现场实际考虑。
二、物品价值
1、高价值物品：对生产或工作有重要影响、价格昂贵或具有特殊意义的物品，如精密仪器、重要的技术资料等，对于这类物品，要给予特别的关注和妥善的保管，确保其安全、完好，并定期进行检查和维护。
2、低价值物品：价值相对较低、易于获取或可替代的物品，如一次性办公用品、普通的清洁用具等，在整理时，可根据实际需求合理控制其数量，避免过多积压造成浪费。
三、物品用途
1、必需品：是指正常工作所必需的物品，如果没有它，工作将无法顺利进行或会受到严重影响，例如生产产品所需的原材料、加工设备，办公所需的电脑、打印机等，这些物品必须保留在现场，并确保其处于良好的可用状态。
2、非必需品：包括对当前生产或工作没有直接作用的物品，如过期的样品、多余的库存、个人生活用品等，这类物品应坚决清理出工作场所，以避免占用空间、造成混乱和误用。
四、物品状态
1、完好无损的物品：功能正常、外观完好、可正常使用的物品，应根据其使用频率和重要性，合理安排存放位置，以便随时取用。
2、损坏或故障物品：已经无法正常使用或存在故障的物品，如损坏的工具、设备等，对于这类物品，要及时进行维修或处理，若无法修复则应报废处理，避免其继续占用空间和资源。
5S整理中物品的区分是一个综合性的过程，需要综合考虑使用频率、物品价值、物品用途以及物品状态等多个因素，通过科学合理地对物品进行区分，企业可以更好地管理物品，提高工作效率，优化工作环境，减少浪费和降低成本，从而实现5S管理的目标。
