在进行背景调查（背调）时，告知当事人是确保流程合法合规、维护信任关系的关键环节，这一过程需要兼顾透明性、尊重当事人权益以及背调的必要性，以下从告知的重要性、核心原则、具体操作步骤、注意事项及沟通话术等方面展开详细说明。
告知当事人的重要性
告知当事人并非简单的流程步骤,而是法律合规与职业道德的基本要求，根据《中华人民共和国个人信息保护法》，处理个人信息需取得个人同意，背景调查涉及个人职业经历、教育背景、信用记录等敏感信息，未经同意擅自收集可能面临法律风险；提前告知能让当事人对背调有心理预期，避免因“突然被调查”产生抵触情绪，甚至影响其对企业的信任度，透明的告知过程也有助于当事人主动配合，提供准确信息，提高背调效率。
告知的核心原则
- 合法性原则需明确背调的法律依据（如劳动合同中关于背景调查的条款、企业背调政策等），确保当事人知情权与选择权。
- 必要性原则：说明背调的范围（如仅限与岗位相关的信息，不涉及无关隐私），避免过度收集个人信息。
- 透明性原则：清晰告知背调的目的（如验证候选人信息真实性、评估岗位匹配度）、流程（由谁执行、通过何种渠道获取信息）及信息使用范围（仅用于招聘决策，不外泄）。
- 尊重隐私原则：避免在公开场合或未经允许的情况下向第三方透露背调事宜，尊重当事人的隐私边界。
具体操作步骤
确定告知时机
背调告知通常在候选人通过面试、企业发放录用意向书后进行，此时候选人已进入最终考察阶段，企业有明确录用意向，告知背调既能体现流程的规范性，也能让候选人感受到企业的重视，若在录用前突然进行背调，可能因候选人未做好心理准备引发误解；若在录用后告知，则可能因信息不符导致录用无效，增加双方成本。
选择告知方式
根据企业与候选人的沟通习惯,可选择以下方式：
- 书面告知：通过《背景调查知情同意书》明确背调内容，由候选人签字确认，这是最具法律效力的方式，建议优先采用，书面文件需包含：背调目的、范围、信息收集渠道（如前雇主HR、学校学籍部门、征信机构等）、信息保存期限及使用限制。
- 口头告知+书面确认：若通过电话或视频沟通口头告知，需同步发送电子版《知情同意书》，确保候选人可留存并仔细阅读，避免口头沟通产生的歧义。
- 邮件告知：对于远程候选人，可通过邮件发送详细说明及电子同意书，邮件中需明确“请仔细阅读并回复确认”，并保留邮件发送与回复记录。
设计
无论采用何种方式,告知内容需清晰、完整，避免模糊表述，以下为《背景调查知情同意书》的核心内容框架：
| 项目 | 说明 |
|---|---|
| 背调目的 | 例：“为验证您提供的个人信息真实性，评估您与XX岗位的匹配度，确保双方权益。” |
| 背调范围 | 例：“包括但不限于工作履历（就职单位、职位、在职时间、离职原因）、教育背景（学校、专业、学历）、有无违法犯罪记录、征信报告（仅限金融类岗位）。” |
| 信息收集渠道 | 例：“将通过您提供的证明人（前直属上级、HR）、学校学籍管理部门、官方征信平台等渠道获取信息。” |
| 信息使用范围 | 例：“收集的信息仅用于本次招聘决策，未经您同意，不会向第三方披露或用于其他用途。” |
| 当事人权利 | 例：“您有权查询背调结果，对不实信息可提出异议并要求更正。” |
| 同意声明 | 例：“本人已阅读并理解上述内容，自愿接受背景调查，并保证提供的信息真实有效。” |
沟通话术参考
若采用口头沟通,可参考以下话术：
“您好，感谢您通过XX岗位的面试！为了确保双方信息的透明，我们接下来会进行背景调查，主要目的是核实您的工作经历、教育背景等与岗位相关的信息，我们会通过您提供的证明人（如前公司HR、上级）进行沟通，调查内容仅限于与工作相关的信息，不会涉及您的隐私，调查结果仅用于本次招聘决策，我们会严格保密，如果您同意，麻烦您签署这份《背景调查知情同意书》，流程大概需要3-5个工作日，完成后我们会第一时间与您同步结果，您看可以吗？”
注意事项
- 避免“突然袭击”：切勿在候选人不知情的情况下联系前雇主或学校，否则可能被视为不尊重，甚至引发法律纠纷。
- 限定信息范围：背调应与岗位强相关，例如普通岗位无需查询征信报告，高管岗位可适当增加竞业限制背景调查。
- 保护敏感信息：在背调过程中，避免向第三方透露候选人的薪资、家庭情况等无关信息，仅就必要问题（如在职时间、职位、离职原因）进行核实。
- 留存沟通记录：无论是书面签字、邮件回复还是聊天记录，均需妥善保存，以备后续核查或法律纠纷时使用。
相关问答FAQs
Q1：如果候选人拒绝签署背调同意书，企业是否可以取消录用？
A：需要结合具体情况判断，若背调是岗位的必要条件（如涉及财务、安全等敏感岗位），且企业在招聘启事或面试阶段已明确告知“需通过背景调查”，候选人拒绝配合可能表明其不愿接受必要流程，企业有权取消录用，但若背调并非岗位核心要求，或企业未提前告知背调事宜，单因拒绝背调取消录用可能构成违约，建议与候选人沟通拒绝原因，协商解决。
Q2：背调发现候选人信息不实，企业是否可以直接解除录用？
A：可以，但需确保信息不实的内容与岗位要求直接相关，且已履行告知义务，若候选人伪造学历证书、夸大工作经历或隐瞒重要负面信息（如被前公司开除、存在职业污点），且这些信息直接影响岗位胜任力，企业可在向候选人说明情况后解除录用，若信息不实的内容无关紧要（如入职时间误差1-2个月），且不影响工作能力，建议综合评估后再做决定，避免因小失大。
