与不合格下属进行谈话是一项需要谨慎处理的管理任务，其核心目标在于明确问题、引导改进，同时维护团队氛围与员工尊严，这类谈话若处理不当，可能引发抵触情绪或导致人才流失；若得当，则能帮助员工突破瓶颈，提升团队整体效能，以下从谈话前准备、谈话中沟通、谈话后跟进三个阶段,详细说明具体操作方法。
谈话前：明确目标，收集信息，制定方案
充分的准备是谈话成功的基础，管理者需避免情绪化或主观臆断，而是通过客观事实与分析，确保谈话有的放矢。
明确谈话目标
首先需清晰界定“不合格”的具体表现：是业绩未达标、工作质量不达标，还是态度消极、协作能力差？目标应聚焦可改善的维度，而非笼统的“你不行”，将“业绩差”细化为“连续三个月销售额低于团队平均20%”“客户投诉率高于团队平均水平”等具体问题。
收集客观事实与数据
避免使用“你总是”“你从不”等主观评价，而是用具体事例支撑观点，若员工提交的报告错误率高，可整理近三个月的错误报告清单，标注错误类型（如数据错误、逻辑漏洞）及影响（如导致返工、客户不满），数据越具体，越能体现谈话的公正性，减少员工的抵触情绪。
分析问题根源，制定改进方向
结合员工的工作表现、历史反馈及个人情况，初步判断问题根源：是能力不足（如缺乏某项技能）、态度问题（如敷衍了事），还是外部因素（如家庭变故、工作量过大）？新员工业绩不达标可能是对业务流程不熟悉，而老员工态度消极可能与职业倦怠或团队矛盾相关，针对不同根源，提前设想改进方案，如安排培训、调整任务分工或提供心理支持。
选择合适的谈话环境与时机
谈话环境需私密、安静，避免在开放办公室或他人面前进行，以保护员工隐私，时间应选在工作双方状态较好的时段（如上午9-11点），避开临近下班或员工情绪低落的时间，提前1-2天通知员工谈话主题（如“关于近期工作表现的沟通”），让其有心理准备，避免突然袭击引发紧张。
谈话中：聚焦问题，双向沟通，达成共识
谈话过程需兼顾“问题指出”与“鼓励支持”，避免变成单方面的批评指责，以下是关键步骤：
以积极开场建立信任
谈话开始时，可先肯定员工的优点或过往贡献，缓解其紧张情绪。“你之前在XX项目中主动加班完成数据整理，效率很高，团队都很认可，今天想和你聊聊近期工作中遇到的一些挑战，看看怎么一起解决。”这种“先扬后抑”的方式能让员工感受到被尊重，更愿意敞开心扉。
客观陈述问题，避免情绪化表达
用具体事实和数据说明问题，而非主观判断，不说“你做事太马虎”，而是说“上周提交的XX报告中，客户名称和日期出现了3处错误，导致客户需要重新核对，影响了项目进度”，可结合表格清晰呈现问题，如下所示：
| 问题维度 | 具体事例 | 造成影响 |
|---|---|---|
| 工作质量 | 9月报告中数据错误率15%（团队平均5%） | 客户投诉2次，返工耗时3小时 |
| 工作效率 | 日常任务平均完成时间比同事多2小时 | 影响团队整体交付进度 |
| 团队协作 | 例会中3次未提前准备材料，讨论效率低 | 延长决策时间，影响跨部门合作 |
倾听员工反馈，探究深层原因
陈述问题后，给员工表达的机会，用开放式问题引导其思考，如“你觉得是什么原因导致这些情况？”“有没有遇到什么困难？”员工可能因对新系统不熟悉导致效率低，或因家庭原因导致精力不足，管理者需耐心倾听，不打断、不辩解，避免让员工感到被“审判”。
共同制定改进计划，明确责任与时间
基于问题根源与员工反馈，共同制定可落地的改进方案，计划需包含具体行动、资源支持、时间节点和验收标准。
- 能力不足：安排参加XX技能培训（10月15日前完成），每周五提交学习心得，主管每月跟进一次；
- 态度问题：明确每日任务清单需提前1天提交，主管每日抽查完成情况，连续2周达标后给予口头表扬；
- 外部因素：若员工因家庭负担影响工作，可临时调整工作时间（如弹性上下班），但需保证核心任务按时交付。
改进计划需经双方确认，确保员工理解并认可，避免“被动接受”。
以鼓励收尾，表达支持态度
谈话结束时，重申对员工的信任与支持，强调改进后的积极影响。“我相信以你的能力，只要在XX方面多注意，很快就能赶上团队节奏，后续有任何问题随时找我沟通，我们一起解决。”这种正向反馈能增强员工的改进动力。
谈话后：持续跟进，及时反馈，强化结果
谈话不是结束，而是改进的开始，管理者需通过持续跟进确保计划落地，并根据员工表现动态调整策略。
定期检查进度，记录反馈
按照改进计划中的时间节点，定期与员工沟通进展（如每周1对1沟通），记录其改进情况，对进步及时给予肯定（如“这周报告错误率降到了8%，有明显提升，继续保持！”），对反复出现的问题需再次沟通，分析原因并调整方案。
提供资源支持，扫除障碍
若员工在改进中遇到困难（如培训资源不足、跨部门协作不畅），需及时提供支持，协调资深员工带教、申请外部培训预算或帮助解决协作中的矛盾，避免员工因“无人支持”而放弃努力。
明确后续后果，公平奖惩
若员工在持续跟进后仍无改进，需明确后续处理措施，如调整岗位、降职或解除劳动合同，并提前告知公司制度。“若3个月内仍无法达到XX标准，我们将根据公司《绩效管理办法》启动岗位调整流程。”这既是对员工负责，也是维护团队公平性的必要措施。
相关问答FAQs
Q1：员工在谈话中情绪激动，甚至抵触反驳，怎么办？
A：首先保持冷静，避免与员工争辩，可暂停谈话，给予员工几分钟平复情绪，然后以“我理解你可能有些压力，我们慢慢聊”等话语缓解气氛，若员工对事实有异议，可共同查看数据或记录，用客观依据沟通；若情绪抵触源于误解，需耐心解释初衷（“今天谈话是为了帮助你提升，不是批评你”），若员工持续失控，可择期再谈，避免在情绪激动时达成无效沟通。
Q2：谈话后员工短期有改进，但很快又回到原状，如何处理？
A：首先分析“反复”的原因：是改进计划不切实际（如目标过高）、缺乏持续激励，还是员工自身动力不足？可重新评估计划，拆分目标为更小的阶段性任务，每完成一个给予及时奖励（如公开表扬、小礼品）；同时增加沟通频率，了解员工是否遇到新困难，若多次尝试后仍无改善，需启动正式的绩效改进计划（PIP），明确最后期限及未达标的后果，避免“无限期等待”消耗团队资源。
