人事档案是个人经历、思想品德、业务能力、工作表现以及所受奖惩等情况的原始记录，是组织人事部门考察、了解和选拔任用人员的重要依据，为确保人事档案的准确性、完整性和权威性，需要按照规定的程序和规范向档案中补充新材料，以下是人事档案加入内容的详细流程、要求和注意事项。
人事档案补充材料的范围
人事档案补充的材料需具有真实性、严肃性和关联性，主要包括以下类别：
- 履历材料：如个人履历表、简历、干部任免审批表等，反映个人基本经历和职务变动情况。
- 自传材料：如个人自传、党员自传等，由本人亲笔书写，说明个人历史、家庭情况及思想演变过程。
- 鉴定考核材料：如年度考核登记表、鉴定材料、考察材料等，体现个人在不同时期的工作表现和评价。
- 学历学位材料：如毕业证书、学位证书复印件、成绩单、学历学位认证报告等，证明个人教育背景。
- 专业技术职务材料：如专业技术职务任职资格申报表、职称评审表、聘任材料等，反映专业技术水平。
- 奖惩材料：如表彰奖励证书复印件、荣誉审批表、处分决定、复查结论等，记录个人奖惩情况。
- 工资、任免、出国（境）等材料：如工资变动登记表、干部任免审批表、出国（境）审批材料等，涉及个人职务、待遇和出国情况。
- 其他可供组织参考的材料：如入党志愿书、党员登记表、民主评议材料、审计材料等，与个人政治素质、廉洁自律相关的材料。
人事档案补充材料的流程
材料收集与审核
- 收集主体：由所在单位人事部门或档案管理部门负责收集，个人提交的材料需经单位审核确认。
- 审核要点：
- 真实性：核实材料内容是否真实，如学历学位需通过学信网验证，奖惩材料需有官方文件依据。
- 完整性：材料需包含必要要素（如时间、单位、公章、本人签字等），避免缺页或信息模糊。
- 规范性：材料需使用A4纸打印或书写，字迹清晰，无涂改；复印件需注明“与原件相符”并加盖单位公章。
材料分类与排序
根据《干部人事档案工作条例》规定，材料需按以下顺序分类排列： | 类别 | 序号 | 材料名称 | |------|------|----------| | 第一类 | 1.1 | 履历材料 | | | 1.2 | 自传材料 | | 第二类 | 2.1 | 鉴定考核材料 | | 第三类 | 3.1 | 学历学位材料 | | 第四类 | 4.1 | 专业技术职务材料 | | 第五类 | 5.1 | 奖惩材料 | | 第六类 | 6.1 | 工资任免材料 | | 第七类 | 7.1 | 党团材料 | | 第八类 | 8.1 | 其他材料 |
材料归档与装订
- 归档时间：材料应在形成或收集后1个月内归入档案，年度考核材料、工资变动材料等需及时更新。
- 装订要求：使用干部人事档案专用夹或档案盒，材料左侧装订，不得使用金属夹或订书针；对超出档案盒的材料，需折叠至标准尺寸，避免损坏。
档案信息更新与备案
- 信息录入：将补充材料的关键信息（如学历、职务、奖惩等）录入干部人事档案信息系统，确保电子档案与纸质档案一致。
- 备案管理：重大材料（如处分、任免）需报上级人事部门备案，档案内容变更后需及时更新档案目录。
特殊情况处理
- 缺失材料补充：对档案中缺失的关键材料（如学历、入职材料），需由本人说明情况并提供证明，单位核实后补充归档；无法提供的，需形成书面说明并存入档案。
- 材料争议处理：若对材料内容有异议，可由单位人事部门出面核查，或提请纪检监察、司法部门协助调查，结论材料需经双方签字确认后归入档案。
- 档案转递中的材料补充：档案跨单位转递时，若发现材料不全，接收单位应书面要求原单位补充，原单位需在15个工作日内回复。
注意事项
- 严禁擅自添加材料：个人不得私自将材料放入档案，需通过单位人事部门统一办理。
- 材料保密性：人事档案涉及个人隐私，管理人员需严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。
- 定期检查：单位应每半年对档案材料进行一次清点，确保材料无遗漏、无损坏，发现问题及时整改。
相关问答FAQs
问题1：个人是否可以自行向人事档案中添加材料？
解答：不可以，根据《干部人事档案工作条例》，人事档案材料的收集、归档必须由单位组织人事部门或档案管理部门统一负责，个人可将相关材料提交至单位人事部门，经审核、核实真实性和规范性后，由工作人员按规定程序归入档案，个人私自添加或涂改档案材料属于违规行为，情节严重的将追究法律责任。
问题2：如果人事档案中缺少重要的学历材料，应如何补充？
解答：需向单位人事部门提交书面说明，解释材料缺失原因（如档案遗失、原单位未转递等），本人需提供学历证书原件及复印件、学信网《教育部学历证书电子注册备案表》或学校出具的证明信，单位人事部门将通过电话、函件或实地调查等方式核实材料的真实性，确认无误后，将复印件及核实材料一并归入档案，并在档案目录中注明补充情况，若无法提供有效证明，需由本人出具情况说明并签字，单位审核后存入档案。
