员工旷工是指员工未按规定办理请假手续或未经批准擅自缺勤的行为,不仅影响工作正常开展，还可能破坏团队纪律，公司处理员工旷工问题时，需兼顾合规性、公平性与管理效率，既要维护制度权威，也要保障员工合法权益，具体可从以下流程和要点展开。
明确旷工事实与证据收集
处理旷工问题的前提是准确界定旷工行为,确保证据充分，公司需通过考勤记录（如打卡记录、排班表、门禁记录等）、部门考勤确认表、工作交接记录（若有）、同事或上级的书面证明等材料，核实员工缺勤的具体时间、时长及未履行请假手续的事实，员工未打卡且未提前告知主管，经部门核实当日无工作任务安排或未办理远程审批手续，可认定为旷工，证据收集需确保来源合法、内容真实，避免仅凭主观判断或单方面记录作出处理决定。
分级沟通与初步处理
确认旷工事实后,公司应及时与员工沟通，了解缺勤原因，沟通应遵循“先了解、后处理”原则，区分不同情形：
- 首次/短期旷工：由直属上级或HR部门通过电话、微信或面谈方式联系员工，询问缺勤原因（如突发疾病、家庭紧急事务等），并告知其旷工行为对工作的影响及公司考勤制度要求，若员工有合理理由（如提供医院病假条、警方报案记录等），可按规定补办请假手续，不视为旷工；若理由不充分或无法提供证明，需明确告知其行为已违反制度，要求后续严格遵守。
- 多次/长期旷工：若员工连续旷工3天以上或月累计旷工达到公司规定的标准（如5天），HR部门应启动正式沟通，发送《返岗通知书》或《旷工情况告知书》，要求员工在指定时间（如2个工作日内）到岗说明情况，并书面回复缺勤原因，通知书应通过EMS、邮件或企业微信等可留存记录的方式送达，确保员工知悉相关事宜。
依据制度作出处理决定
公司需根据《员工手册》或考勤管理制度中的明确规定，结合旷工情节、员工过往表现及态度，作出合规处理，处理措施可分级实施，以下为常见处理方式及参考标准（以月度为单位）：
| 旷工情形 | 处理措施 | 法律依据与注意事项 |
|---|---|---|
| 首次旷工1天 | 口头警告，扣除当日工资（不低于当地最低工资标准），部门内部通报批评 | 需明确告知员工批评内容，避免侮辱性言辞；扣除工资需符合《工资支付暂行规定》 |
| 月累计旷工2天或年度3次 | 书面警告，扣除旷工期间工资（可包含部分绩效奖金），取消当月评优资格 | 书面警告需员工签收，拒签可通过拍照、录像等方式留存送达证据 |
| 连续旷工3天或月累计5天 | 记过处分，降薪（降薪幅度不超过原工资20%），调整岗位（如适用） | 降薪需有制度依据，且不得低于最低工资标准；调整岗位需与员工协商一致，或符合合同约定 |
| 连续旷工15天或年累计30天 | 严重违反规章制度，公司可单方解除劳动合同，无需支付经济补偿金 | 需确保制度已向员工公示（如签收记录、培训记录），且解除程序合法（提前通知工会等） |
执行处理与后续管理
处理决定作出后,公司需及时向员工送达书面通知（如《违纪处理决定书》），明确处理结果、依据及申诉渠道，员工应在规定期限内签收，拒签的可通过公证或留置方式送达。
- 工资结算：旷工期间工资按制度扣除，其余合法劳动报酬需在下一个工资支付周期足额发放，不得无故克扣。
- 岗位与绩效：受记过、降薪处分的员工，当月及次月绩效考核结果应体现违纪影响，如取消绩效奖金或降低评级。
- 跟踪观察：对经处理后返岗的员工，HR部门及直属上级应持续关注其工作状态，若再次出现旷工，可按制度加重处理，直至解除劳动合同。
特殊情况的处理原则
- 因病缺勤：员工突发疾病无法到岗，可在24小时内补办病假手续（提供医疗机构证明），否则按旷工处理；若员工处于医疗期，需遵守《企业职工患病或非因工负伤医疗期规定》，不得随意解除劳动合同。
- 不可抗力因素：因自然灾害、交通事故等客观原因导致无法按时到岗，员工需在事后3日内提供相关证明（如交警出具的事故认定书），经核实后可不作旷工处理。
- 员工失联：若员工旷工后失联，公司需通过多种方式（电话、短信、邮件、联系家属等）尝试联系，并保留联系记录，超过规定期限仍无法联系的，可按《劳动合同法》第三十九条规定，以“员工未履行劳动义务”为由解除合同，但需履行催告程序。
相关问答FAQs
Q1：员工旷工期间，公司能否直接停发全部工资？
A：不可以，根据《工资支付暂行规定》第十六条，员工因本人原因给公司造成经济损失的，公司可按照劳动合同约定要求赔偿，但每月扣除的部分不得超过当月工资的20%，且剩余工资不得低于当地最低工资标准，旷工期间，公司可扣除未提供劳动部分的工资（如当日工资），但已提供劳动的报酬（如出勤天数对应的底薪）需足额发放，否则可能构成拖欠工资。
Q2：员工对旷工处理决定不服，拒绝签收书面通知，公司该如何处理？
A：员工拒签书面通知的，公司可通过以下方式留存证据：①由两名以上工作人员送达，并在《送达回证》上注明拒签事由，由见证人签字；②采用邮寄方式（EMS）寄送至员工劳动合同约定的地址，保留邮寄凭证及签收记录；③对员工进行谈话录像，明确告知处理内容及后果，录像中需体现员工身份信息及拒签事实，完成证据留存后，处理决定依然生效，同时需告知员工可在收到决定书之日起15日内向劳动争议仲裁委员会申请仲裁。
