对人事通知发文存档是企业人力资源管理体系中的重要环节，规范的存档工作不仅能确保信息的可追溯性，还能为后续劳动纠纷处理、员工管理决策提供可靠依据，以下从存档原则、分类标准、操作流程、管理要点及数字化工具应用等方面,详细阐述人事通知发文存档的具体实施方法。
存档基本原则
人事通知存档需遵循完整性、准确性、安全性、便捷性四大原则，完整性要求通知正文、附件、签批记录、送达凭证等全流程材料不得遗漏；准确性需确保文件内容与实际执行情况一致，避免信息偏差；安全性强调对涉密信息（如薪酬调整、人员变动）的保密存储，防止非授权访问；便捷性则通过科学分类和索引设置,确保后续检索高效。
存档分类标准
为便于管理，人事通知可按通知类型、时间层级、部门属性三个维度分类，具体如下：
（一）按通知类型分类
- 人事变动类：包括入职通知、转正通知、岗位调动通知、离职通知、晋升通知等，需重点留存员工签字确认的回执、审批表等关联材料。
- 薪酬福利类：如薪资调整通知、社保公积金缴纳基数变更通知、福利发放通知等，需附薪酬审批单、政策依据文件。
- 培训发展类：新员工培训通知、技能提升培训通知、外派学习通知等，需附培训方案、考核结果（若有）。
- 制度规范类：考勤管理制度修订通知、绩效考核办法通知、员工手册更新通知等，需附制度发布令、员工签收记录。
- 其他类：如劳动合同续签通知、保密协议签署通知、假期审批通知等，按具体内容归入对应子类。
（二）按时间层级分类
按年度-季度-月份建立三级目录，2024年-第一季度-1月”，确保文件时间脉络清晰，对于跨年度通知（如年度调薪），需在发文年度和执行年度目录中同时标注关联。
（三）按部门属性分类
按公司组织架构（如总部-中心-部门-小组）分类，适用于涉及部门协同的通知（如部门架构调整通知），便于各部门快速定位自身相关文件。
存档操作流程
（一）发文前准备
- 文件审核：人事通知需经部门负责人、分管领导审批，确保内容合规（如符合《劳动合同法》）、表述准确、无歧义，审核完成后，在文件首页标注“审批编号”（如HR-ZT-2024-001）及审批日期。
- 版本控制：若通知存在修订（如政策调整后的补充通知），需明确标注版本号（如V1.0、V2.0）及修订日期，避免旧版本文件混淆。
（二）发文与材料收集
- 正式发文：通过公司OA系统、邮件或纸质文件（需加盖公章）发布通知，同步记录发文时间、接收部门/人员名单。
- 关联材料归集：通知涉及的附件（如岗位说明书、薪酬结构表）、员工反馈材料（如签字回执、异议反馈说明）需与通知正文一并收集，确保“一事一档”。
（三）整理与装订
- 排序：按“审批文件-通知正文-附件-回执材料”顺序排列，纸质材料需去除夹子、回形针等金属物，避免锈蚀。
- 编页与标注：超过2页的纸质文件需编页码，首页加盖“人事专用章”并标注“共X页”；电子文件需统一命名格式，如“【入职通知】张三-20240315-审批编号HR-ZT-2024-001”。
（四）入库与登记
- 物理存档：纸质文件存入专用档案柜，按分类标签定位存放，档案柜需张贴目录索引（如“2024年-人事变动类-入职通知”）。
- 电子存档：扫描纸质文件生成PDF格式（分辨率不低于300DPI），存储至公司服务器或云盘，设置访问权限（仅HR部门及授权人员可查看），并定期备份（建议每日增量备份+每周全量备份）。
- 台账登记：建立《人事通知存档登记表》，记录文件编号、名称、类型、发文日期、存档位置（物理柜号/电子路径）、保管期限、关联人员等信息，示例：
| 文件编号 | 通知名称 | 类型 | 发文日期 | 存档位置 | 保管期限 | 关联人员 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| HR-ZT-2024-001 | 张三入职通知 | 人事变动类 | 2024-03-15 | 物理柜A-01-03 | 永久 | 张三 |
| HR-XC-2024-005 | 薪资调整通知（全体） | 薪酬福利类 | 2024-04-01 | 服务器/HR/2024/10年 | 全体员工 |
存档管理要点
- 保管期限：根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》执行，劳动合同类文件保管至合同终止后10年，离职通知保管至员工离职后5年，制度规范类文件保管至废止后3年。
- 安全保密：涉密通知（如高管薪酬、核心岗位调动）需单独加密存储，纸质文件存入带锁铁柜，电子文件设置双重密码（系统登录密码+文件打开密码），定期检查权限设置。
- 定期清理：每年对到期档案进行鉴定，对无保存价值的文件（如普通培训通知满3年且无异议）按规定销毁，销毁时需由2人监销并记录《档案销毁清单》。
- 检索机制：建立电子索引库，按文件编号、关键词（如“调岗”“社保”）、关联人员姓名等多维度检索，纸质档案可通过台账快速定位。
数字化工具应用
为提升存档效率，可借助以下工具：
- OA系统：实现通知线上审批、自动归档，生成唯一文件编号，减少人工操作误差。
- 档案管理系统：如“兰台档案管理系统”“泛微档案管理模块”，支持电子文件自动分类、到期提醒、借阅审批等功能。
- 云存储平台：如企业微信云盘、阿里云企业盘，实现跨部门文件共享与权限管控，避免本地存储丢失风险。
相关问答FAQs
Q1：人事通知的电子存档与纸质存档是否需要同时保存？
A：建议同时保存，电子存档便于检索和共享，但纸质存档在法律效力上更具优势（如劳动纠纷中，员工签字的纸质回执可作为直接证据），对于重要通知（如劳动合同变更、离职协议），需保留纸质原件，电子文件作为备份；一般性通知（如制度更新）可仅保留电子档，但需确保系统存储安全。
Q2：员工离职后，其相关人事通知的存档如何处理？
A：员工离职后，其人事通知存档需转入“离职员工档案”专类，按员工工号+姓名建立独立文件夹（如“离职员工-张三-2024001”），保管期限按规定执行（如劳动合同类至离职后10年），在电子档案系统中标记“离职状态”，避免与在职员工档案混淆，但需保留查询权限,用于后续背景调查或劳动争议处理。
