配合SSC（共享服务中心）的前期调研工作是确保后续服务设计、流程优化和系统建设能够精准匹配业务需求的关键环节，作为业务部门或相关协作方，主动、高效地参与调研不仅能提升SSC对业务场景的理解深度，还能加速问题诊断和方案落地，最终实现服务标准化、效率提升和成本优化的目标，以下从准备阶段、调研执行、信息传递及后续跟进四个维度,详细说明如何配合SSC的前期调研工作。
准备阶段：明确目标，梳理基础信息
在SSC启动前期调研前，充分的内部准备是高效协作的前提，需理解调研的核心目标——SSC通常通过调研梳理现有流程、识别痛点、明确服务需求，因此业务部门应先聚焦“当前业务如何运作”“存在哪些问题”“期望SSC提供什么支持”三大核心问题。
梳理现有业务流程
建议以流程图或清单形式，梳理涉及SSC支持的核心业务场景（如员工入离职、财务报销、采购申请等），明确各环节的责任部门、操作步骤、涉及系统、表单模板及审批权限，员工报销流程需包含业务发起、部门审核、财务复核、支付到账等环节，需标注每个环节的耗时、当前负责人及异常处理方式，若流程存在跨部门协作，需特别标注接口人和协作内容，避免信息遗漏。
收集并整理现有问题与痛点
基于日常业务操作，记录当前流程中存在的典型问题，如“报销审批周期长”“系统操作复杂”“跨部门沟通成本高”等，并附上具体案例（如某次报销因流程问题延误3天），区分“必须解决的问题”（如合规风险）和“期望优化的问题”（如效率提升），帮助SSC区分优先级。
准备历史数据与文档
整理与调研主题相关的历史数据（如近6个月的报销单量、平均处理时长、错误率等）、现有制度文件（如《费用报销管理办法》）、系统操作手册等，确保调研中能提供客观依据，若涉及系统对接，需提前准备系统权限账号、接口文档及技术联系人信息。
指定对接人并明确分工
建议由业务部门负责人指定1-2名熟悉业务的骨干作为对接人，负责协调内部资源、反馈问题、确认调研结论，对接人需提前与SSC沟通调研时间、参与人员（如需财务、HR、IT等多部门参与，需提前协调），确保相关人员了解调研目的并预留时间。
调研执行：主动沟通，深度参与
调研过程中，业务部门需以“开放、透明、务实”的态度配合SSC的信息收集，避免因信息偏差导致方案与实际需求脱节。
积极参与访谈与会议
无论是SSC组织的专场访谈还是小组会议，业务部门需安排熟悉实际操作的人员参与（而非仅管理层），确保反馈来自“一线场景”，访谈中，应结合梳理的流程和案例，清晰描述当前操作细节，在采购申请环节，我们需要在ERP系统中手动录入12项字段，且系统无法自动校验预算，导致30%的单据因预算超限退回”，主动提问，明确SSC的调研重点（如“是否需要重点关注异地员工的流程差异？”），避免答非所问。
配合现场观察与操作演示
若SSC提出现场观察或操作演示请求（如观察报销员如何提交单据、财务如何审核），应积极配合并提供真实场景，演示时需覆盖“正常流程”“异常处理”“特殊情况”三类场景，展示员工提交报销单的全流程，同时说明若发票丢失时的补办流程及审批要求”，现场观察后，主动询问SSC的疑问，确保其对操作细节无误解。
填写调研问卷与反馈模板
针对SSC发放的问卷或需求反馈模板，需按时、准确填写，避免模糊表述（如“效率低”应具体为“平均处理时长为5天，目标缩短至2天”），对于开放性问题，可附上流程截图、数据图表等辅助说明，提升信息的直观性，若问卷内容存在歧义，及时与SSC沟通确认，确保理解一致。
信息传递：确保准确，及时同步
调研信息的准确性和完整性直接影响方案质量，因此业务部门需注重信息传递的规范性和及时性。
统一信息出口，避免多头对接
所有调研反馈需通过指定的对接人传递，而非业务人员直接与SSC沟通，确保信息一致，若调研过程中发现新问题或需补充信息，对接人需及时汇总并与SSC约定同步时间（如每日下班前反馈当日调研进展）。
核对调研结论，避免信息偏差
SSC在调研后通常会形成初步结论（如流程痛点清单、需求优先级），业务部门需组织内部核对，重点检查“问题描述是否准确”“需求是否符合实际”“优先级是否合理”，若SSC将“预算校验自动化”列为低优先级，但业务部门认为该问题每月导致50%单据退回，需及时反馈并说明依据，推动SSC调整优先级。
签署确认文件，明确需求边界
调研结束后，SSC会输出《调研需求说明书》等文档，业务部门需仔细审阅，确认服务范围、交付标准、时间节点等关键内容，明确“SSC需在收到报销单后2个工作日内完成初审”“系统支持Excel模板导入”等细节，避免后续因需求模糊导致争议。
后续跟进：主动推动，确保落地
调研不是终点，业务部门需持续跟进后续工作，确保调研成果转化为实际效益。
参与方案设计与评审
SSC基于调研结果设计服务方案（如新流程、系统功能）时，业务部门需派代表参与评审会，从实操角度提出优化建议，若新流程要求员工同时上传电子发票和扫描件，可反馈“电子发票已含PDF文件，无需重复扫描”，减少员工操作负担。
协助推进试点与测试
方案上线前，SSC通常会组织试点，业务部门需积极配合，安排试点人员参与流程测试，记录操作中的问题（如系统卡顿、审批节点冲突等），并及时反馈，试点结束后，需总结试点效果（如“处理时长缩短40%”“员工满意度提升60%”），为全面推广提供依据。
参与培训与知识转移
新流程或系统上线前，业务部门需组织内部员工参与SSC的培训，确保全员掌握操作规范，培训后，收集员工反馈的问题，协助SSC优化培训材料（如制作操作短视频、FAQ手册）。
配合调研常见问题与注意事项
为提升调研效率，业务部门需避免以下常见问题：
- 信息碎片化：仅提供局部信息，忽略跨部门协作场景，导致方案无法落地。
- 回避问题：因担心暴露管理漏洞而隐瞒痛点，导致SSC无法识别真实风险。
- 过度理想化需求：提出“零错误、零耗时”等不切实际的需求，忽视资源与成本约束。
相关问答FAQs
Q1：调研过程中，若涉及敏感数据（如员工薪酬、财务数据），如何确保信息安全？
A：业务部门需提前与SSC签署《数据保密协议》，明确数据使用范围和保密责任，调研中，敏感数据需脱敏处理（如隐藏员工身份证号后6位、财务数据仅汇总到部门级别），并通过加密渠道传输，SSC调研人员应签署内部保密承诺，违规者将按公司制度追责。
Q2：如果业务部门对SSC的调研结论有异议，该如何处理？
A：应基于客观事实（如数据、流程记录）与SSC沟通，明确异议点（如“调研结论中‘报销错误率15%’与实际数据8%不符”）；建议组织三方会议（业务部门、SSC、第三方顾问），共同复盘调研过程，核查信息来源；若仍无法达成一致，可提交上级管理层协调,确保结论基于真实业务需求。
