在职场中，出具“不符合岗位要求”的评估或结论是一项需要严谨、客观且符合规范的工作，既要确保评估结果的公正性，也要兼顾员工感受与组织管理的合法性，以下从评估原则、核心步骤、关键要素及注意事项等方面详细说明如何规范出具此类结论。
明确评估的基本原则
出具“不符合岗位要求”的结论前，需始终遵循以下原则，避免主观臆断或程序违规：
- 客观性原则：以事实为依据，用数据、行为结果等客观标准衡量员工表现，避免个人偏好、情绪等主观因素干扰，评估销售业绩时，应基于具体销售额、客户增长率等量化指标，而非“感觉他不够努力”等模糊判断。
- 合法性原则：符合《劳动合同法》及公司规章制度，确保评估程序、标准有据可依，岗位要求需在招聘时明确告知员工，且公司制度需经过民主程序制定并向员工公示。
- 公平性原则：统一评估标准，对同类岗位、同类表现的员工采用一致的尺度，避免双重标准，对技术岗位的代码规范要求，应对所有工程师一视同仁，而非针对特定员工单独提高标准。
- 发展性原则：若员工存在能力短板，需优先考虑是否可通过培训、调岗等方式改善，“不符合”结论应作为最后手段，而非直接否定。
规范出具“不符合岗位要求”结论的核心步骤
（一）清晰界定“岗位要求”的标准
“不符合岗位要求”的前提是明确“岗位要求”的具体内容，且标准需可量化、可验证，岗位要求通常包括以下维度，可通过表格形式细化：
| 维度 | 示例 | |
|---|---|---|
| 知识技能 | 专业知识、操作技能、工具使用能力等 | 软件开发岗：熟练掌握Java、Spring Boot，能独立完成模块开发；会计岗：持有中级会计师证书，熟悉财税法规 |
| 工作经验 | 相关行业/岗位从业年限、项目经验等 | 市场策划岗：3年以上快消品行业营销策划经验，主导过至少2个全国性活动落地 |
| 业绩指标 | 岗位职责对应的量化目标（如销售额、合格率、工期等） | 销售岗：季度销售额不低于50万元，客户续约率≥80%；生产岗：产品一次合格率≥99% |
| 行为素养 | 职业道德、团队协作、沟通能力、抗压能力等软性指标 | 客服岗：客户满意度评分≥4.5分（满分5分），月度投诉次数≤2次；管理岗：下属员工流失率≤10% |
注意：岗位要求需在员工入职前通过《岗位说明书》《招聘启事》等文件明确，并在劳动合同或附件中作为附件,确保员工知晓并认可。
（二）全面收集员工表现证据
评估需基于客观证据，避免“印象分”，证据收集可通过以下途径：
- 日常工作记录：如工作日志、项目进度报告、客户反馈邮件、绩效考核数据等，销售岗连续3个季度未达成业绩目标，需提供具体的销售额报表、目标对比表。
- 正式评估结果：如季度/年度绩效考核记录、360度评估反馈、技能测试成绩等，技术岗通过代码评审发现bug率超标，需提供代码评审记录、bug数量统计表。
- 事件性记录：如重大失误报告、客户投诉记录、违纪处理单等，财务岗因操作失误导致公司损失，需提供财务损失核算表、情况说明及审批记录。
- 沟通记录：与员工关于绩效改进的谈话记录、培训反馈、调岗协商记录等，员工多次未按时提交工作成果，需提供催办通知、沟通邮件及员工签收记录。
证据要求：所有证据需真实、合法、关联，最好有员工签字确认（如绩效面谈记录表）,避免单方面主观陈述。
（三）开展多维度评估与校验
为确保评估准确性，需结合多维度信息进行综合判断，避免单一维度片面结论：
- 自评与他评结合：先让员工进行自我评估（填写绩效自评表），再结合直属上级、跨部门协作方、下属（针对管理岗）的360度反馈，对比差异点并核实原因。
- 定期与不定期评估结合：除年度/季度定期考核外，对关键事件（如重大项目、突发失误）进行即时评估，形成动态记录。
- 横向与纵向对比：横向对比同岗位员工的平均表现（如业绩排名、技能测试通过率），纵向对比员工自身历史表现（如业绩增长率、技能提升情况），判断是否属于“持续不符合”而非“暂时波动”。
（四）与员工充分沟通反馈
出具结论前，必须与员工进行正式沟通，保障其知情权与申辩权，具体步骤包括：
- 提前告知沟通事项：提前3-5个工作日通知员工沟通时间、地点及需准备的资料（如对评估结果有异议，可提交书面说明）。
- 客观呈现评估依据：向员工详细说明“不符合”的具体维度、对应证据及岗位标准，“您本季度销售额为35万元，低于岗位目标50万元，且连续2个季度未达标，根据《销售岗位绩效考核办法》第5条，属于业绩不达标。”
- 听取员工申辩：给予员工充分表达机会，记录其提出的异议、解释或补充证据，例如员工可能提出“因市场整体下滑导致业绩未达标”，需核实市场数据等客观因素。
- 形成书面沟通记录：双方在《绩效面谈记录表》上签字确认，员工如有异议，可注明“不认可XX结论，理由为XXX”，并签字留存。
（五）出具正式结论并明确后续处理
经沟通确认后，需出具书面《岗位要求评估结果通知书》，内容应包括：
- 员工基本信息（姓名、岗位、工号）；
- 评估结论（明确“不符合岗位要求”的具体维度，如“业绩不达标”“技能不符合岗位要求”等）；
- 评估依据（引用的证据文件、制度条款名称及编号）；
- 后续处理方案（根据情况选择）：
- 培训改进：明确培训内容、周期、目标及考核标准（如“参加为期1个月的Java高级编程培训，培训后需通过技能测试，否则视为改进无效”）；
- 调岗安排：说明新岗位名称、职责、薪资及试用期（如“调至助理技术岗，试用期2个月，试用期薪资按80%发放，试用期满重新评估”）；
- 解除劳动合同：若符合《劳动合同法》第40条“不胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的”情形，需提前30日书面通知或支付代通知金，并支付经济补偿金。
注意：结论需加盖公司公章或人力资源部门章，通过书面形式（EMS邮寄或员工签收）送达员工，确保送达记录可追溯。
注意事项与风险规避
- 避免歧视性标准：岗位要求不得包含与工作无关的歧视性条件（如性别、年龄、婚姻状况等），否则可能引发劳动仲裁风险。
- 保留评估全过程证据：从岗位说明书、考核制度到沟通记录、通知书，需整理归档保存至少2年，以备法律纠纷时举证。
- 关注员工心理健康：沟通时注意方式方法，避免公开指责或语言攻击，可由HR陪同直属上级共同沟通，减少对抗情绪。
- 及时更新岗位要求：随着业务发展，岗位要求可能动态调整，需定期修订《岗位说明书》并重新公示，确保标准的时效性。
相关问答FAQs
Q1：员工对“不符合岗位要求”的结论不服，拒绝签字怎么办？
A：员工拒绝签字不影响结论的效力，但需确保沟通过程有其他见证人（如HR同事）在场，并在《绩效面谈记录表》中注明“员工拒绝签字，原因：XXX”，由见证人签字确认，可通过邮寄（EMS备注“岗位评估结果通知书”）或邮件发送（保留发送记录）方式送达结论，若员工提起劳动仲裁，公司需提供岗位要求文件、评估证据、沟通记录等证明评估程序的合法性与结果的客观性。
Q2：若员工因“不符合岗位要求”被调岗，但新岗位薪资降低，员工能否拒绝？
A：调岗需合理性原则：新岗位应与员工原岗位有一定关联，且薪资调整需符合“同工同酬”原则，若无合理理由（如新岗位职责简化、要求降低）大幅降低薪资，员工有权拒绝，若员工拒绝调岗，公司不能直接以“不服从安排”为由解除劳动合同，否则可能构成违法解除，需支付赔偿金（2N），正确的做法是：与员工协商调岗细节，或通过培训帮助员工提升能力后返回原岗位，若仍无法胜任，方可依法解除劳动合同并支付经济补偿金（N）。
