人事章遗失是企业印章管理中较为严重的情况,可能涉及法律风险、业务办理受阻等问题，需企业通过规范的流程及时处理，最大限度降低损失，以下是人事章遗失后的详细处理步骤及注意事项：
立即采取应急措施，控制风险扩散
人事章一旦确认遗失或被盗,企业应第一时间采取行动，防止印章被不法分子利用，应立即停止使用该印章，所有需加盖人事章的文件（如劳动合同、任免通知、社保缴纳证明等）均暂停办理，避免在印章找回前形成新的法律风险，企业内部需成立专项处理小组，通常由行政部、人事部负责人牵头，法务部门（如有）参与，明确分工，确保后续流程有序推进，应通知所有业务部门及分支机构，告知人事章遗失情况，要求其在对外业务中严格核查印章使用，防止内部人员误用或外部人员冒用。
发布内部声明与外部通知，明确印章失效
为避免第三方因使用遗失印章产生的法律纠纷,企业需通过官方渠道发布声明，内部声明应面向全体员工，明确人事章遗失及作废信息，要求各部门在后续工作中不再认可该印章的法律效力，可通过企业内部邮件、公告栏、工作群等方式发布，外部声明则需根据企业业务范围确定发布渠道，若企业涉及大量对外合同签订、资质办理等，可选择在国家企业信用信息公示系统、当地报纸或行业媒体上刊登遗失启事，声明内容包括企业全称、统一社会信用代码、人事章编号（如有）、遗失日期及“自声明发布之日起，上述印章自动失效，一切由此产生的法律责任及后果均与本公司无关”等内容，声明发布后需保留相关报刊或网页截图作为证据。
办理报案及备案手续，固定证据
若怀疑人事章被盗或涉及违法犯罪行为,企业应立即前往公安机关报案，提交报案材料（如企业营业执照复印件、法定代表人身份证复印件、印章遗失情况说明、内部声明等），获取《报案回执》或《受案通知书》，这既是后续补办印章的必要材料，也可在发生纠纷时作为企业已尽到保管义务的证据，需到当地公安机关印章治安管理部门（通常为派出所或治安支队）办理印章遗失备案手续，提交报案回执、企业法人授权委托书、经办人身份证等材料，完成备案后，系统将记录该印章状态为“遗失”，便于其他部门在核验时识别。
申请补刻人事章，补办相关手续
完成报案及备案后,企业可启动补刻流程，根据《印章管理办法》，企业补刻印章需向公安机关指定的刻章单位提交以下材料：
- 《营业执照》副本原件及复印件；
- 法定代表人身份证原件及复印件；
- 经办人身份证原件及复印件及法定代表人授权委托书；
- 公安机关出具的《报案回执》或《遗失备案证明》；
- 企业内部关于补刻印章的决议（如股东会决议、董事会决议，需加盖公章）；
- 原印章的印模（如有，可由档案管理部门提供）。
材料审核通过后，刻章单位将根据公安机关批准的信息制作新的人事章，通常需要3-5个工作日，补刻完成后，新印章需在公安机关印章管理系统登记备案，并获取新的印章编码。
办理印章启用及变更手续，确保业务衔接
新人事章刻制完成后,企业需办理启用手续并同步更新相关备案信息，应通过内部渠道发布新印章启用通知，明确新印章的编号、启用日期、使用范围及旧印章作废时间，要求各部门自启用日期起使用新印章办理业务，需到以下部门办理变更或备案手续：
- 人社部门：更新社保、公积金缴纳单位印章备案信息，确保员工社保、公积金缴纳正常办理；
- 税务部门：变更税务申报相关文件备案印章，避免因印章不符导致税务申报问题；
- 银行：更新企业预留印鉴，若涉及银行账户预留人事章的业务（如工资发放授权书等），需前往开户银行办理印鉴变更；
- 市场监管部门：若企业涉及工商变更登记（如高管备案、章程修改等），需同步更新提交文件中的印章信息；
- 合作单位：通知长期合作客户、供应商等合作伙伴，更新企业人事章信息，避免因印章差异影响业务合作。
完善印章管理制度，预防再次发生
人事章遗失暴露出企业印章管理可能存在的漏洞,事后需加强制度建设，避免类似情况再次发生，具体措施包括：
- 明确印章保管责任：建立“专人专管、专人使用”制度，人事章由人事部门指定专人（如人事主管或行政专员）保管，实行“用印审批—登记用印—归还检查”流程，每次用印需填写《印章使用登记表》，记录用印日期、文件名称、份数、经办人、审批人等信息；
- 规范存放环境：印章需存放于带锁的专用保险柜中，保险柜钥匙由保管人随身携带或交由行政部统一管理，严禁随意放置或交由他人代管；
- 加强监督与审计：定期对印章使用情况进行检查，行政部或内审部门每季度核对《印章使用登记表》与实际用印文件是否一致，发现违规用印及时纠正；
- 开展人员培训：定期对印章保管人及使用人员进行法律风险培训，明确印章使用规范及违规后果，提高责任意识。
相关问答FAQs
问：人事章遗失后，在补办完成前，急需用印的文件如何处理？
答：在补办新章期间，若确有紧急文件（如员工入职通知书、社保增员申请等）需用印，可采取临时替代措施：一是由法定代表人签字并加盖企业公章，部分文件（如内部通知）可通过“法定代表人签字+公章”的形式替代人事章，需提前与接收方沟通确认；二是若接收方（如人社部门）允许，可由企业出具《情况说明》，加盖公章并法定代表人签字后，说明人事章遗失正在补办，先办理业务，后续补盖新章并提交说明，紧急情况处理完毕后，需及时将文件补盖新章，并留存《情况说明》及接收方出具的受理凭证。
问：人事章遗失后，发现有人冒用该印章签订了虚假合同，企业是否需要承担责任？
答：一般情况下，企业无需对冒用人事章签订的虚假合同承担责任，但需满足以下条件：一是企业已及时发布遗失声明并报案，能证明印章已失效且非企业真实意思表示；二是合同相对方为恶意，明知或应知印章遗失（如合同签订时间在遗失声明发布后，或合同内容明显异常），未尽到合理审查义务，若企业能提供公安机关报案回执、遗失声明、备案证明等证据，可主张合同无效，不承担法律责任，若相对方为善意且无重大过失，企业可能需承担相应责任，因此企业需尽快完成印章补办及备案，最大限度降低风险。
