员工缺勤时，如何沟通才能既了解真实原因又不伤关系？- 企拓网

当发现员工缺勤时，管理者需要以专业、关怀且合规的方式进行沟通，既要及时了解情况、保障工作正常运转，也要体现对员工的尊重与支持，以下是关于如何与缺勤员工沟通的详细内容，涵盖沟通原则、具体步骤、不同场景的沟通话术及注意事项，并辅以表格工具辅助实践,最后附相关问答。

沟通前的准备：明确目标与信息

在与缺勤员工沟通前，管理者需先梳理核心目标：确认缺勤原因（区分客观与主观）、评估影响（对团队、项目、客户的潜在影响）、明确后续安排（是否需要请假手续、返岗时间等），需提前收集必要信息，员工正常的出勤记录、近期工作状态、是否有提前请假的迹象等，避免沟通时因信息不足显得突兀或缺乏针对性。

需注意沟通渠道的选择，若员工当天未到岗且未提前请假，建议先通过电话或即时通讯工具（如企业微信、钉钉）进行初步联系，确保信息传递及时；若涉及长期缺勤或复杂情况，后续可安排面对面沟通,体现重视程度。

沟通的核心原则：尊重、关怀与合规

尊重隐私：员工缺勤原因可能涉及个人健康、家庭隐私等，沟通时需避免公开讨论，选择一对一的私密环境（电话或单独办公室），仅限必要人员（如直属上级、HR）知晓信息。
关怀优先：先表达对员工的关心，而非直接质问缺勤行为，今天没看到你到岗，有点担心，是遇到什么困难了吗？”能让员工感受到被重视，更愿意坦诚沟通。
合规底线：需熟悉公司《员工手册》及国家相关法律法规（如《劳动法》《职工带薪年休假条例》），明确不同缺勤类型（病假、事假、旷工）的处理流程，避免沟通中做出超出权限的承诺（如“病假随便休”）。
对事不对人：若缺勤影响工作，需客观描述事实（如“今天上午的XX会议因你未到场未能推进”），而非指责个人（如“你怎么又缺勤”）,减少员工抵触情绪。

沟通的具体步骤与话术

第一步：初步联系，表达关心（缺勤当天/首日）

目标：快速确认员工状态，避免因信息滞后导致工作延误。

电话沟通话术参考：
“XX（员工姓名），你好，我是XX（你的职位），今天早上没看到你到岗，也没收到你的请假信息，有点担心你这边是不是有什么急事？方便现在简单说一下情况吗？”

注意事项：

语气需平和、关切，避免让员工感到被“审问”；
若员工接电话后情绪低落或不愿多谈，可先表示理解：“没关系，如果你现在不方便说，可以先休息，记得及时告知公司大概情况，方便我们协调工作。”
若多次联系未接通，需及时联系其紧急联系人（如家属）或HR部门，核实是否发生意外（尤其是长期失联情况）。

第二步：深入沟通，明确原因（初步联系后1-2小时内）

目标：详细了解缺勤原因，判断是否属于合理缺勤（病假、事假等），并记录关键信息。

根据不同原因的沟通方向：

病假：需确认是否需要提供医疗证明（按公司规定），并询问恢复情况，表达支持：“身体不舒服就好好休息，工作上的事我们先协调，等你康复后再说，如果需要医院证明，记得让HR那边告知流程。”
事假：了解具体事由（如家庭急事、个人事务），评估请假时长合理性：“家里有急事需要处理，理解，大概需要请几天假？手头的工作是否需要和同事交接一下？”
旷工（无正当理由缺勤）：需严肃但克制地指出问题，明确公司规定：“今天未请假且未到岗，已经违反了公司的考勤制度（依据《员工手册》第X条），希望你今天能到公司说明情况，或后续提交书面说明，我们需根据具体情况处理。”
其他特殊情况（如交通意外、突发家庭变故）：先安抚情绪，再协调后续安排：“发生这种事很突然，你先处理紧急情况，工作上的问题我们会找人临时顶替，有需要帮助的随时和公司说。”

信息记录要点：缺勤日期、原因、预计返岗时间、是否需要支持（如病假申请材料、工作交接协助），可使用“缺勤沟通记录表”规范信息（见文末表格）。

第三步：协调工作，减少影响

目标：在了解缺勤原因后，快速制定工作替代方案，确保团队/项目正常推进。

沟通话术参考：
“你这边的情况我了解了，工作上的事你别担心，今天的XX会议，我已经让XX同事先参与，后续他会和你同步进度；手头的XX项目，我们暂时让XX接手一部分，等你返岗后再交接，如果有紧急问题，可以随时电话联系你。”

注意事项：

避免让员工因担心工作而无法安心休息（尤其是病假），需明确“工作有公司兜底”；
若缺勤时长较长，需启动备用人手，必要时向上级汇报申请资源支持。

第四步：明确后续流程与责任

目标：根据缺勤类型，告知员工需配合的后续手续（如提交请假单、补办证明），并重申公司制度。

沟通话术参考：
“关于这次缺勤，麻烦你返岗后1天内提交正式的请假申请（通过XX系统），如果是病假，记得附上医院诊断证明哦，公司考勤制度里对请假流程有明确规定，主要是为了规范管理，也保障员工的合法权益，辛苦你配合。”

特殊情况处理：

若员工因客观原因无法及时提交材料（如住院），可适当延长时限，但需明确期限：“你现在安心养病，材料可以等出院后补交，最迟不超过X月X日，记得提前和HR说一声。”
若属于旷工，需明确处理结果：“根据公司规定，本次旷勤将扣除当日薪资，若后续再有类似情况，可能会影响绩效考核，希望你重视考勤纪律。”

不同场景下的沟通注意事项

场景	沟通重点	风险规避
首次缺勤（非主观）	以关怀为主，引导员工熟悉请假流程，避免因不了解制度导致再次缺勤。	避免说“第一次就算了”，需明确“公司制度对所有人平等，这次帮你协调，下次务必按规定”。
频繁缺勤	需分析原因（是健康问题、工作压力还是态度问题），结合绩效沟通，必要时启动帮扶计划。	避免直接贴“消极怠工”标签，先了解背后原因（如“最近是不是工作压力太大？我们可以聊聊”）。
长期病假	定期关心员工恢复情况，同步公司动态，避免员工产生被遗忘感；返岗时需评估是否适合原岗位。	避免频繁询问病情，尊重隐私；若需调整岗位，需协商一致并书面确认。
无故旷工	严肃指出行为后果，要求书面说明，按制度处理（如警告、降薪），必要时解除劳动关系。	需保留沟通记录（邮件、聊天记录），确保程序合法，避免劳动纠纷。

沟通后的跟进与闭环

信息同步：将沟通过程、原因、处理结果同步给HR部门及团队相关成员，确保信息一致（如告知员工“已和你的直属领导说明情况，让他协调工作”）。
文档留存：将沟通记录、请假材料、工作交接清单等存档，作为后续考勤、绩效、劳动纠纷处理的依据。
员工关怀：对于因健康或家庭原因缺勤的员工，返岗时可适当欢迎（如“欢迎回来，身体好些了吗？”），帮助其快速融入团队。

员工缺勤时，如何沟通才能既了解真实原因又不伤关系？