HR在处理员工离职流程时,开具退工单是一项关键且严谨的工作，它不仅是企业与员工劳动关系解除的法定凭证，也关系到员工的后续就业、社保转移等权益，以下是HR开具退工单的详细操作流程、注意事项及规范要点，确保整个过程合法合规、高效准确。
开具退工单的法律依据与前置条件
退工单的全称通常为“上海市用人单位退工证明”（部分地区名称略有差异，如“解除劳动合同证明”），其开具需严格遵循《中华人民共和国劳动合同法》《劳动合同法实施条例》及地方人社部门规定，根据法律规定，用人单位应当在解除或终止劳动合同时出具解除或终止劳动合同的证明，并在15日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。
前置条件：
- 劳动关系已依法解除或终止：包括双方协商一致解除、劳动者提前30日书面通知解除、用人单位依法解除（如试用期不符合录用条件、严重违纪等）或终止（如劳动合同期满、员工退休、企业破产等）等情形，且解除/终止程序合法（如通知工会、书面通知等）。
- 员工已完成工作交接：确保员工将工作资料、物品等交接完毕，避免因交接不清产生纠纷。
- 财务结算已完成：结清员工工资、加班费、经济补偿金（如有）等，并出具工资结算单。
退工单的核心内容与规范格式
退工单需包含法定必备信息,确保内容真实、准确、完整，避免因信息错误导致员工后续办理手续受阻，以下是退工单的核心内容及规范格式（以上海地区为例，其他地区可参照地方标准调整）：
| 项目 | 规范要求 |
|---|---|
| 用人单位全称 | 与营业执照登记名称一致，避免使用简称。 |
| 统一社会信用代码 | 营业执照上的18位代码。 |
| 员工信息 | 姓名、性别、身份证号码、户籍地址、现居住地址（需与身份证一致）。 |
| 劳动合同信息 | 劳动合同期限（起始日期、终止日期）、工作岗位、合同类型（固定期限/无固定期限）。 |
| 离职原因 | 需与实际解除/终止情形一致，如“劳动合同期满”“协商一致解除”“劳动者辞职”等，避免使用模糊或违法表述（如“开除”除非符合《劳动合同法》第39条严重违纪情形）。 |
| 工作年限 | 员工在本单位的工作起始日期至离职日期，累计计算（用于经济补偿金核算等）。 |
| 开具日期 | 实际出具退工单的日期，需在劳动关系解除/终止之日起15日内。 |
| 用人单位盖章 | 加盖单位公章或人事部门专用章，确保与用人单位主体一致。 |
注意事项：
- 禁止在退工单中添加负面评价（如“表现不佳”“被辞退”等），除非员工存在严重违纪且解除依据合法，否则可能构成对员工名誉的侵害，引发法律风险。
- 离职原因应客观中立,例如员工主动辞职，应填写“劳动者依据《劳动合同法》第三十七条提出解除劳动合同”，而非“自动离职”（“自动离职”可能被认定为员工旷工离职，影响社保权益）。
开具退工单的具体操作流程
确认离职类型与材料准备
根据员工离职原因（协商解除、辞职、辞退、合同到期等），准备相应材料：
- 协商解除：双方签署的《协商解除劳动合同协议》。
- 员工辞职：员工提前30日提交的书面辞职信（或邮件、微信等书面记录）。
- 单位解除：《解除劳动合同通知书》（已送达员工）、工会意见（如有）、员工违纪事实证据（如严重违反规章制度的制度文件、违纪事实确认书等）。
- 合同到期终止：劳动合同到期证明、《终止劳动合同通知书》（提前30日书面通知员工，除非维持或提高劳动合同约定条件员工不同意续签）。
内部审批与信息核对
- 审批流程：根据企业制度，提交部门负责人、HR负责人、总经理等审批（非标准劳动关系或特殊岗位需法务审核）。
- 信息核对：登录企业人力资源管理系统或员工档案，核对员工身份信息、劳动合同期限、工作岗位、离职日期等是否与实际一致，确保与社保、公积金系统信息匹配。
制作退工单
- 使用人社部门提供的标准模板（或通过当地人社局官网下载），避免自行设计模板导致信息遗漏。
- 手工填写时需字迹清晰,无涂改；打印后核对关键信息（如身份证号、日期）是否准确，确保与系统档案一致。
员工确认与签字
- 将退工单交员工核对,员工确认无误后签字（若员工拒绝签字，可通过拍照、录像方式留存证据，并在交接单中注明“退工单已交付但员工拒签”，由见证人签字确认）。
- 同时向员工说明退工单的用途（办理失业登记、社保转移、新单位入职等）及后续手续办理指引。
办理社保与公积金转移手续
- 在退工单开具后15日内,通过当地社保/公积金网上服务平台或线下窗口，为员工办理社保账户封存及公积金账户转移手续（部分地区要求同步提交退工单复印件）。
- 向员工提供《社会保险参保缴费凭证》《住房公积金缴存提取转移申请表》等材料，告知其可凭此到新单位或社保机构办理接续。
档案与材料归档
- 将退工单原件（员工签字版）、《解除/终止劳动合同证明书》、离职申请、离职协议、工资结算单等材料存入员工档案，保存期限不少于员工离职后2年（涉及劳动争议的，保存至争议处理完毕）。
特殊情况处理
员工不配合办理离职手续
若员工拒绝交接工作、不签收退工单或拒不提供离职材料，HR需：
- 以书面形式（如EMS）向员工发出《限期办理离职手续通知书》，注明逾期未办理的后果（如影响社保转移、经济补偿金发放等）。
- 保留好工作交接记录、工资支付凭证等证据，必要时通过劳动仲裁或诉讼确认劳动关系解除及退工单开具义务。
员工离职后要求补开退工单
若因企业原因未及时开具退工单,员工要求补开的，HR应核实离职事实后尽快补开，并在退工单上注明“补开”及原开具日期（若可追溯），若因员工原因（如离职后联系不上）导致延迟，需在补开时注明原因，避免承担未及时开具的责任。
集体裁员时的退工单开具
企业经济性裁员时,需提前30日向工会或全体职工说明情况，向劳动行政部门报告裁员方案后，方可为员工开具退工单，此时需确保裁员程序合法，退工单原因统一填写“经济性裁员”，并注明经济补偿金计算标准及支付情况。
风险防范与注意事项
- 时效风险：务必在劳动关系解除/终止后15日内开具退工单并办理社保转移，否则可能面临人社部门行政处罚（如责令改正、罚款），并承担员工因此造成的损失（如失业金延迟领取的损失）。
- 信息错误风险：退工单信息与社保、档案不一致的，可能导致员工无法办理失业登记或新入职手续，需建立多部门核对机制（如HR、财务、行政部门交叉核对）。
- 法律文书风险：退工单是劳动争议中的关键证据，内容需与实际解除原因一致，避免因虚假表述（如将“辞退”写成“协商解除”）导致企业在仲裁或诉讼中败诉。
相关问答FAQs
Q1: 员工主动辞职，公司是否必须开具退工单？
A: 是的，根据《劳动合同法》规定，用人单位无论以何种方式解除或终止劳动合同，均有义务为员工出具退工单，员工主动辞职且符合法定程序（提前30日书面通知），公司应在离职当日或15日内开具退工单，否则可能承担法律责任。
Q2: 退工单丢失后如何补办？
A: 若员工退工单原件丢失，可向原用人单位申请补办，HR应核实员工身份及离职信息后，为员工出具加盖公章的退工单复印件，并在复印件上注明“与原件一致”及“补办日期”，同时要求员工在补办登记表上签字确认，部分地区（如上海）可通过“一网通办”系统在线申请补打，具体流程需参照当地人社部门规定。
