本人查阅人事档案需遵循严格的规定和流程,根据身份、查阅目的的不同，具体操作存在差异，以下从查阅主体、必备材料、办理流程、查阅内容及注意事项等方面进行详细说明，确保本人能够合法、合规、高效地完成查阅。
查阅主体与权限界定
人事档案并非完全公开,本人查阅需符合特定条件，根据《干部档案工作条例》《企业职工档案管理规定》等，查阅主体通常包括：
- 本人：因个人升学、就业、政审、社保办理等合理需求，可查阅本人档案中的非涉密内容；
- 本人委托的代理人：若本人因故无法亲自办理，可委托直系亲属（父母、配偶、子女）或具有民事行为能力的他人代为查阅，需提供经公证的委托书；
- 特殊群体：退休人员、离职人员可查阅其在职期间的档案材料；应届毕业生可查阅学籍档案（若档案由学校保管）。
需注意：涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的内容（如检举材料、处分决定未公开部分等），本人无权查阅，档案管理单位有权拒绝提供。
查阅前必备材料清单
查阅人事档案需提前准备齐全材料,避免因材料不全导致办理受阻，具体如下：
| 查阅主体 | 必备材料 |
|---|---|
| 本人查阅 | 有效身份证原件及复印件； 单位或社区出具的介绍信（部分单位要求写明查阅事由，如“办理社保转移”“政审”等）； 查阅申请表（部分档案管理机构提供现场填写）。 |
| 委托代理人查阅 | 委托人身份证原件及复印件； 受托人身份证原件及复印件； 经公证的委托书（需注明查阅事由、档案类别及受托人权限）； 委托人所在单位或社区出具的介绍信。 |
| 退休/离职人员 | 退休证或离职证明原件及复印件； 本人身份证原件及复印件； 所在街道或原单位出具的介绍信（说明查阅用途）。 |
详细办理流程
确定档案保管单位
档案保管单位是查阅的关键,需根据档案归属明确办理地点：
- 在职人员：档案一般由单位人力资源部门（或党委组织部）保管，需向本单位申请；
- 未就业/灵活就业人员：档案由户籍地或居住地的人才服务中心、就业服务中心保管；
- 退休人员：档案一般由原单位或退休审批部门（如人社局）保管；
- 高校毕业生：档案暂存学校的，向学校档案馆或学生事务部门申请；已转递至人才市场的，对应人才市场。
提交申请与材料审核
携带准备好的材料至档案保管单位,填写《人事档案查阅申请表》，申请表需如实填写查阅人信息、查阅事由、档案起止时间等内容，并由单位或社区盖章确认，档案管理人员对材料进行审核，核对身份信息及查阅理由的合规性。
档案调阅与查阅方式
审核通过后,档案管理人员会按规定调取档案，查阅方式需遵守以下规则：
- 查阅地点：必须在档案保管单位指定的阅览室进行，不得将档案带出；
- 查阅形式：一般仅限“阅看”，不得擅自复制、拍摄、摘抄；确需摘抄的，需使用档案管理单位提供的专用纸张，并由工作人员核对无误后盖章；
- 处理：若档案涉及部分涉密信息，工作人员会进行技术处理（如遮盖），本人仅可查阅非涉密部分。
查阅后确认与归档
查阅完毕后,需将档案交回工作人员，核对档案完整性，并在《查阅登记簿》上签字确认，部分单位会出具《档案查阅证明》，注明查阅日期、内容及用途，需妥善保管以备后续使用。
范围
本人可查阅的档案内容主要包括：
- 基本信息类：履历材料、自传、鉴定材料（如年度考核表）、学历学位证书复印件等；
- 考核奖惩类：奖励证书、处分决定（已解除处分的需附相关材料）、任免审批表等；
- 工资福利类：工资变动审批表、养老保险缴费记录、住房公积金缴纳明细等；
- 其他类：职称评审材料、政审材料（如出国政审）、党团材料等。
不可查阅内容：涉及他人隐私的检举材料、未公开的处分决定、干部考察中未形成的综合材料等。
注意事项
- 遵守保密规定：查阅过程中需妥善保管档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换档案材料，不得泄露档案内容；
- 查阅时限：一般档案查阅需在1-3个工作日内完成，特殊情况需提前申请延长；
- 费用问题：查阅档案通常免费，但若需复制、打印材料，可能产生工本费（按当地物价标准执行）；
- 异地查阅：若档案存放地与本人所在地不一致，可通过电话或线上咨询档案保管单位，确认是否支持异地代办或邮寄查阅证明；
- 档案转递：若需将档案转递至新单位，需由新单位出具《调档函》，原档案保管单位通过机要渠道转递，个人不得自带档案。
相关问答FAQs
Q1：本人可以查阅档案中的所有内容吗？哪些材料属于不可查阅范围？
A：本人无法查阅档案中的所有内容，根据规定，涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私以及未公开的考察材料、检举材料等，本人无权查阅，档案中包含的他人对查阅人的匿名检举信、尚未解除的涉密处分决定等，档案管理单位会依法予以保密，仅限特定权限人员查阅。
Q2：若档案丢失或信息不全，应如何处理？
A：若发现档案丢失或关键材料缺失，需及时向档案保管单位反映，并提交书面说明，档案保管单位会启动核查程序，若确认丢失，需由原档案形成单位（如毕业院校、前工作单位）出具证明材料，补充归档至档案中，若因单位管理失误导致档案丢失，可要求单位承担相应责任，并通过法律途径维权。
