工作分析表是人力资源管理中基础且重要的工具,它通过对特定岗位的工作内容、职责、权限、任职要求等进行系统梳理和明确，为招聘、培训、绩效管理、薪酬设计等环节提供依据，制作一份科学、规范的工作分析表，需要遵循一定的流程和方法，确保信息的准确性和实用性，以下是详细的工作分析表制作步骤和要点。
明确工作分析的目的与范围
在开展工作分析之前,首先要明确分析的目的，不同的目的决定了分析的侧重点和深度，若目的是为招聘提供依据，则需重点关注任职者的知识、技能和能力；若目的是为绩效评估提供标准，则需明确关键工作职责和成果指标，要确定分析的范围，包括需要分析哪些岗位、哪些部门，以及分析的时间周期等，目的和范围的明确能够确保后续工作有的放矢，避免资源浪费。
收集工作相关信息
信息收集是工作分析的核心环节,需要通过多种方法获取全面、准确的信息，常用的方法包括：
- 观察法：由工作分析师直接到工作现场观察任职者的工作过程、操作方法、使用工具等，适用于工作流程相对标准化、重复性较高的岗位，观察时需注意避免干扰正常工作，并做好详细记录。
- 访谈法：通过与任职者、直接上级、相关同事等进行面对面交流，了解工作内容、职责边界、遇到的问题及所需技能，访谈前需设计提纲，确保访谈内容涵盖关键要素，如“请描述您一天的主要工作内容”“您认为胜任该岗位最重要的能力是什么”等。
- 问卷法：设计结构化问卷，由任职者填写，问卷内容应包括工作职责、任务频率、重要性、所需技能、工作环境等，此方法适用于大规模岗位分析，效率较高，但问卷设计的科学性直接影响结果质量。
- 工作日志法：要求任职者在规定时间内详细记录每天的工作内容、耗时、结果等，能够真实反映工作的日常细节，但可能存在记录不全面或主观性的问题。
- 文献资料法：查阅公司现有的岗位说明书、规章制度、流程文件、过往绩效数据等，获取岗位的基本信息和历史背景。
在收集信息时,需注意信息的客观性和全面性，尽可能从多个渠道交叉验证，避免单一来源的片面性。
整理与分析信息
收集到的原始信息往往是零散、杂乱的，需要进行系统整理和深入分析，这一步骤包括：
- 信息筛选：剔除重复、无关或模糊的信息，保留有价值的内容。
- 信息分类：将信息按照工作要素进行分类，如工作职责、工作任务、工作权限、任职资格、工作环境、考核指标等。
- 提炼关键职责：根据任务的重要性和发生频率，识别出岗位的核心职责和次要职责，明确职责的主次关系。
- 分析任职要求：结合工作内容，提炼出完成工作所需的知识（如专业知识、行业知识）、技能（如操作技能、沟通技能）、能力（如学习能力、问题解决能力）、经验（如相关工作年限、项目经验）以及个性特征（如责任心、抗压能力）等。
- 确定工作关系：明确该岗位在组织中的位置，汇报关系、下属岗位、协作部门等，理清工作流程中的接口和互动环节。
分析过程中,可借助工具如“任务清单”“职责权重矩阵”等，确保分析结果的逻辑性和准确性。
编制工作分析表
在信息分析的基础上,开始编制工作分析表，工作分析表通常包含以下核心模块，可根据企业实际情况调整内容：
| 模块 | |
|---|---|
| 基本信息 | 岗位名称、所属部门、岗位编码、直接上级、直接下属、工作地点、汇报关系等。 |
| 工作目标 | 简要说明该岗位在组织中的核心目标和价值，如“负责公司产品的市场推广，提升品牌知名度和市场份额”。 |
| 工作职责与任务 | 分条列出主要工作职责及具体任务，每项职责可注明权重（如占比%）和任务频率（如每日、每周、每月）。 市场调研（30%，每月）：收集行业动态及竞品信息，撰写调研报告； 活动策划（40%，每周）：制定推广活动方案，并执行落地。 |
| 工作权限 | 为完成工作所具备的决策权、审批权、建议权等，如“有权审批5000元以下的推广费用”“有权提出部门人员调整建议”。 |
| 任职资格要求 | 分为“必备条件”和“优先条件”： - 必备条件：学历、专业、工作经验、技能证书、核心能力等（如“本科及以上学历，市场营销相关专业，3年以上市场推广经验”）； - 优先条件：如“有互联网行业经验者优先”“具备数据分析能力者优先”。 |
| 工作环境条件 | 工作场所、环境特点（如办公室、户外、车间）、工作时间、加班情况、体力消耗、职业风险等。 |
| 绩效考核指标 | 岗位关键绩效指标（KPIs），如“推广活动ROI”“品牌曝光量”“新用户增长数”等，需量化或可行为化。 |
| 备注 | 其他需要说明的事项，如岗位的临时性、替代性、轮岗要求等。 |
编制时需注意语言简洁、描述准确，避免使用模糊或主观的词汇，职责描述应采用“动词+宾语+结果”的格式，如“负责组织市场活动，提升产品销量20%”。
审核与应用
工作分析表初稿完成后,需提交至相关部门负责人、人力资源部及高层管理者进行审核，确保内容的准确性、合理性与合规性，审核通过后，正式发布并应用于人力资源管理实践：
- 招聘与选拔：明确岗位要求，优化招聘标准和面试问题。
- 培训与发展：根据技能差距设计培训课程，规划职业发展路径。
- 绩效管理：设定清晰的考核指标，评估员工工作表现。
- 薪酬管理：为岗位价值评估提供依据，实现薪酬内部公平。
- 员工关系：明确职责边界，减少工作推诿，优化岗位设置。
工作分析表并非一成不变,需随着企业战略调整、业务流程优化或岗位内容变化进行定期更新，通常建议每年复核一次，确保其时效性。
相关问答FAQs
问题1：工作分析表中的“工作职责”与“工作任务”有什么区别？如何区分？
解答：工作职责是对岗位核心工作范围的概括性描述，具有稳定性和方向性，通常用名词短语或动宾结构短语概括，如“市场推广”“客户关系维护”；工作任务则是为完成某项职责而需要开展的具体行动，是职责的细化，具有动态性和操作性，如“设计活动方案”“联系客户参会”，区分方法：职责回答“岗位做什么事”，任务回答“为完成这件事具体怎么做”。“市场推广”是职责，“撰写推广文案”“投放线上广告”则是该职责下的具体任务。
问题2：在收集工作分析信息时，如何确保访谈对象提供真实、全面的信息？
解答：为确保访谈信息真实全面，可采取以下措施：1）提前与访谈对象沟通，说明工作分析的目的（如“优化岗位设计，提升工作效率”），消除其顾虑；2）采用结构化访谈提纲，结合开放式问题引导对方深入表达，避免引导性提问；3）选择不同层级的访谈对象（如任职者、上级、协作同事），交叉验证信息；4）营造轻松的访谈氛围，鼓励对方举例说明实际工作场景；5）对模糊信息及时追问，如“您提到‘处理客户投诉’，能否具体说明一个典型案例和您的处理步骤？”，访谈后可将整理的信息反馈给访谈对象确认，确保准确性。
