公司办理劳动备案是企业人力资源管理中的重要环节，也是保障劳动者合法权益、规范用工行为的关键步骤，劳动备案主要指用人单位与劳动者建立劳动关系后，向劳动保障行政部门报告用工情况并办理相关手续的过程，通常包括劳动合同备案、职工名册备案、社会保险登记备案等，以下从备案主体、办理流程、所需材料、注意事项等方面详细说明公司如何办理劳动备案。
劳动备案的主体及范围
劳动备案的主体是中华人民共和国境内的企业、个体经济组织、民办非企业单位等组织（以下称用人单位），备案范围涵盖所有与用人单位建立劳动关系的劳动者，包括全职员工、兼职员工、劳务派遣员工等（具体以当地政策为准），需要注意的是，不同地区的备案要求可能存在差异，部分地区要求新成立企业或新增用工时备案，部分地区则要求定期汇总备案，需以当地人力资源和社会保障局（以下简称“人社局”）的规定为准。
劳动备案的办理流程
确定备案管辖部门
通常情况下，劳动备案由用人单位注册地或经营所在地的区（县）级人社局下属的劳动保障监察部门或就业服务中心负责，部分地区已推行线上办理，可通过当地人社局官网、政务服务网或“人社APP”等渠道提交材料,具体管辖部门可通过电话咨询或官网查询。
准备备案材料
根据备案类型，需准备以下基础材料（具体以当地要求为准）：
- 企业基础材料：《营业执照》副本复印件（加盖公章）、法定代表人身份证明书、经办人身份证及授权委托书；
- 劳动合同备案材料：全体劳动者签订的劳动合同文本（需加盖骑缝章）、职工名册（包含劳动者姓名、身份证号、联系方式、岗位、合同期限、工资标准等信息）；
- 社会保险备案材料：若同步办理社保登记，需提供《社会保险登记表》、劳动者身份证复印件等；
- 其他材料：如为劳务派遣用工，需提供《劳务派遣经营许可证》及与用工单位签订的协议；如为特殊行业（如建筑、餐饮）,可能需提供行业相关资质证明。
提交备案申请
线上办理：登录当地人社局官网或政务服务网，注册企业账号后选择“劳动用工备案”模块，填写备案信息并上传材料扫描件，提交后等待审核，部分地区支持“一网通办”，可同步办理劳动合同备案、社保登记等手续。
线下办理：携带准备好的材料前往管辖人社局服务大厅，在“劳动用工备案”窗口提交申请，工作人员对材料进行初步审核，材料齐全的，当场受理；材料不齐的,一次性告知需补正的内容。
审核与反馈
人社局部门在收到材料后，一般会在5-15个工作日内完成审核（具体时限以当地规定为准），审核通过的，系统显示“备案成功”或发放《劳动用工备案回执》；审核未通过的，会通过短信、电话或书面形式告知原因,需在规定期限内补正材料后重新提交。
备案后续管理
劳动备案并非一次性手续，用人单位需在以下情形及时办理变更或注销备案：
- 劳动者信息变更：如劳动者姓名、身份证号、岗位、合同期限等发生变化，需在变更后30日内提交变更备案；
- 劳动关系解除/终止：与劳动者解除或终止劳动合同时，需在15日内办理注销备案，并提交《解除/终止劳动合同证明》复印件；
- 企业信息变更：如企业名称、法定代表人、注册地址等变更,需同步办理备案主体信息变更。
劳动备案的注意事项
- 及时性：用人单位应自用工之日起30日内办理劳动备案，逾期未备案可能面临行政处罚（如警告、罚款），且影响劳动者社保权益享受（如生育津贴、失业金申领等）。
- 真实性：备案材料需真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报，职工名册与劳动合同内容需一致，工资标准需符合当地最低工资规定。
- 留存备查：备案后，人社局会留存相关材料，用人单位也需妥善保管《劳动用工备案回执》、劳动合同文本、职工名册等资料，保存期限不少于劳动者离职后2年，以备劳动监察部门检查或劳动争议仲裁时使用。
- 政策动态关注：各地劳动备案政策可能调整（如备案范围、材料要求、线上办理渠道等），用人单位需定期关注当地人社局官网通知，或通过“12333”人社服务热线咨询最新政策。
相关问答FAQs
问题1：新成立的企业，什么时候需要办理劳动备案？
解答：新成立的企业在完成工商注册后，应自招用第一名员工之日起30日内，到注册地人社局办理劳动用工备案，部分地区要求企业在办理社会保险登记时同步提交劳动备案材料，具体可咨询当地人社部门，建议企业在成立初期即熟悉备案流程,避免因逾期备案影响正常用工。
问题2：劳动备案和劳动合同签订是一回事吗？如果不备案会有什么后果？
解答：劳动备案和劳动合同签订是两个不同的概念，劳动合同签订是用人单位与劳动者协商一致后，确立劳动关系、明确双方权利义务的书面协议；劳动备案则是用人单位将签订的劳动合同及用工情况向人社部门报告，接受行政监督的行为，如果不备案，可能面临以下后果：一是人社部门可责令限期改正，并处以罚款；二是影响劳动者社保、公积金等权益的申报；三是在发生劳动争议时，企业可能因未履行备案义务而承担不利法律责任；四是企业信用记录可能受损,影响后续享受政府补贴或参与招投标。
