集合年金计划备案是企业年金管理中的重要环节，涉及多个监管主体和具体流程，需严格遵守《企业年金办法》《人力资源社会保障部关于规范企业年金业务经办有关问题的通知》等规定，以下从备案主体、材料准备、办理流程、监管要求等方面详细说明集合年金计划的备案操作。
备案主体与职责划分
集合年金计划由企业及其职工作为委托人，委托具备资质的法人受托机构设立，备案主体主要包括：
- 法人受托机构：作为计划的主要管理人，负责牵头组织备案工作，对材料的真实性、完整性承担首要责任。
- 企业委托人：需配合受托机构提供企业基本信息、职工意愿证明等材料，确保计划内容符合企业实际情况和职工权益。
- 人力资源社会保障行政部门：一般为计划注册地的人社部门（如省级或市级人社局），负责接收备案材料、进行合规性审查，并出具备案函。
备案核心材料清单
备案需提交的材料因地区和计划细节略有差异，但通常包括以下基础文件（建议提前向当地人社部门确认具体要求）：
| 材料类别 | 备注 | |
|---|---|---|
| 基本备案文件 | 集合年金计划备案申请表； 计划受托合同、托管合同、投资管理合同； 职工大会或职工代表大会同意建立计划的决议（需加盖公章）。 |
申请表需按人社部门指定格式填写，合同文本需符合《年金基金管理办法》要求。 |
| 委托人材料 | 企业法人营业执照复印件； 企业年金方案（需经职工民主程序通过）； 参加职工名册、身份证复印件及缴费基数证明。 |
职工名册需包含姓名、身份证号、岗位、缴费金额等信息，电子版与纸质版需一致。 |
| 管理人资质材料 | 法人受托机构、托管机构、投资管理人的资质证明复印件（如金融许可证、企业年金基金管理资格）； 管理人内部风险控制制度、投资决策流程说明。 |
资质文件需在有效期内，加盖管理人公章。 |
| 其他补充材料 | 计划说明书（含缴费规则、待遇支付条件、投资策略等）； 法律意见书（由律师事务所出具，对计划合规性发表意见）； 当地人社部门要求的其他材料（如试点地区需提交专项批复）。 |
法律意见书需明确计划是否符合法律法规，无重大法律风险。 |
备案办理流程
备案流程通常分为“准备材料—线上/线下提交—审查反馈—备案确认”四个阶段，具体操作如下：
前期准备与材料预审
- 内部决策：企业需先完成职工民主程序（如职工大会讨论通过），确定企业年金方案的核心条款（如缴费比例、归属规则等）。
- 选择管理人：通过公开招标或竞争性谈判等方式，选择具备企业年金基金管理资格的法人受托机构、托管机构、投资管理人，并签订正式合同。
- 材料梳理：受托机构牵头整理备案材料，重点核对材料完整性（如签字盖章、日期逻辑等），可提前向当地人社部门进行预咨询，避免遗漏关键文件。
提交备案申请
- 线上提交：部分地区已开通人社部门官网“企业年金备案”线上系统，受托机构需注册账号后，按要求扫描上传电子材料（PDF格式），并同步提交纸质版（需加盖骑缝章）。
- 线下提交：未开通线上系统的地区，需由受托机构携带纸质材料前往人社服务大厅窗口提交，提交时需出具法定代表人授权委托书及经办人身份证明。
监管审查与反馈
- 形式审查：人社部门在收到材料后5-10个工作日内，对材料的完整性、规范性进行审查，若材料不齐，会一次性告知补正要求（通常要求10个工作日内补正）。
- 实质审查：材料齐备后，人社部门对计划合规性进行审查，重点包括：
- 企业年金方案是否符合《企业年金办法》规定（如缴费比例不超过职工工资总额的8%，企业缴费不超过5%）；
- 管理人资质是否合格，合同条款是否保护委托人利益；
- 投资策略是否与风险承受能力匹配（如权益类资产投资比例不超过30%）。
- 审查结果反馈：审查通过后，人社部门出具《企业年金计划备案函》（通常为15-30个工作日内）；若未通过，会书面说明理由，受托机构需根据意见修改后重新提交。
备案确认与后续操作
- 计划启动：收到备案函后，集合年金计划正式生效，受托机构需通知企业、管理人及托管机构开立账户、完成资金划转。
- 信息公示：企业需通过内部公示栏或职工信息系统，向职工公开计划备案情况、管理人信息及投诉渠道，保障职工知情权。
备案后的监管要求
- 信息报告：计划存续期间，受托机构需每年向人社部门报送企业年金基金管理报告、投资运作报告及年度财务会计报告；若发生重大事项（如管理人变更、投资策略调整），需及时提交专项报告。
- 合规检查：人社部门可定期或不定期对集合年金计划进行现场检查，重点检查基金资产安全性、信息披露真实性及管理人履职情况，对违规行为将责令整改并依法处罚。
- 退出机制：若计划存续期间企业破产、职工解散或不再符合备案条件，受托机构需向人社部门申请注销备案，并按规定完成基金清算及待遇支付。
相关问答FAQs
问题1：集合年金计划备案是否需要所有职工签字？
解答：无需所有职工逐一签字，但需提供职工大会或职工代表大会同意建立计划的决议（需有超过半数职工代表或职工参会，且三分之二以上同意），决议需明确职工知晓计划内容并自愿参与，后续新增职工可通过书面声明加入计划。
问题2：备案材料中的法律意见书必须由律师事务所出具吗？有没有替代方式？
解答：法律意见书是备案的必备材料，需由与企业无关联关系的第三方律师事务所出具，内容需涵盖计划设立主体、合同条款、程序合规性等核心法律问题，目前没有法定替代方式，但部分地区对小型企业或标准化计划可能有简化要求,建议提前与当地人社部门沟通确认。
