实体调查员工是企业为了解员工真实情况、保障用工合规性、防范潜在风险而采取的重要措施，其核心在于合法、客观、全面地收集信息，以下从调查目的、原则、流程、方法及注意事项等方面详细说明如何开展实体调查员工。
明确调查目的与范围
实体员工调查需基于合法合理的用工需求,常见目的包括：核实员工身份信息、学历背景、工作履历的真实性（如招聘关键岗位时）；评估员工履职能力与表现（如晋升、调岗前）；调查违规违纪行为（如泄密、舞弊投诉）；核实员工是否存在竞业限制禁止情形等，调查范围需与目的直接相关，避免过度收集无关信息，例如调查学历真实性时，无需获取员工的婚姻状况等隐私数据。
遵循合法合规的基本原则
- 必要性原则：仅调查与岗位履职、劳动关系直接相关的信息，如技术岗需核实专业技能证书，管理岗需核查过往管理经历等。
- 知情同意原则：除法律法规明确规定的情形（如背景调查中核实身份信息），需提前告知员工调查目的、范围及方式，获取其书面同意，若员工拒绝非必要调查，企业不得因此解除劳动合同。
- 信息保密原则：调查获取的员工个人信息需严格保密，仅限HR、部门负责人等必要人员知悉，不得用于与劳动关系无关的其他用途（如商业贩卖），调查结束后需妥善存储或销毁。
- 客观公正原则：以事实为依据，避免主观臆断，调查过程需留存书面记录（如访谈纪要、核实函件），确保结果可追溯。
实体调查的具体流程
（一）制定调查方案
根据调查目的设计详细方案,明确调查对象、内容、方法、时间节点及责任分工，针对“学历造假”的调查，需列出需核实的学校、专业、毕业时间等关键信息，确定通过学信网核验、学校电话确认或实地走访等方式。
（二）获取员工书面授权
在启动调查前,向员工发放《信息核实授权书》，说明调查事项（如“核实XX大学XX专业本科学历”）、信息收集范围（如学信网记录、学校档案）、使用目的及保密承诺，由员工签字确认，未获取授权的，企业可通过第三方背调机构在合法框架内进行，但需确保员工已知晓并同意委托背调。
（三）多渠道收集信息
- 书面材料核实：要求员工提供原始证明材料（如毕业证书、学位证书、离职证明、劳动合同等），通过官方渠道核验真伪，学历可通过“学信网”官方查询，职业资格证书可通过“国家职业资格证书查询系统”验证。
- 电话/函件核实：对无法通过线上渠道验证的信息（如过往工作履历），通过员工原单位HR、部门负责人或同事进行电话核实，或发送正式函件至原单位人力资源部，确认入职时间、岗位职责、离职原因等信息，并留存通话录音或函件回执。
- 实地走访：针对关键岗位（如高管、核心技术岗），可考虑实地走访员工原工作单位、毕业院校，与相关负责人面对面沟通，核实信息的真实性，走访时需出示企业证件及员工授权书，避免干扰原单位正常运营。
- 同事访谈：在调查员工履职表现或违规行为时，可与其直属上级、同事进行结构化访谈，提前准备访谈提纲（如“请描述XX员工在XX项目中的具体职责”“是否发现其存在违反公司规定的行为”），记录访谈内容并请受访者签字确认。
（四）信息分析与结论形成
对收集到的信息进行交叉验证,确保一致性，员工提供的离职证明显示“因个人原因离职”，但原单位HR电话反馈“因严重违纪辞退”，需进一步调查差异原因，若信息存在矛盾，可要求员工补充说明，必要时再次核实，经综合分析后，形成书面调查报告，注明调查过程、证据材料及结论，由调查人、负责人签字确认。
（五）结果告知与处理
- 告知员工：将调查结论书面告知员工，内容包括调查结果、依据及企业拟采取的措施（如解除劳动合同、岗位调整等），给予员工3-5个工作日申辩期限，员工提交申辩材料的需一并存档。
- 合规处理：若调查证实员工存在虚假陈述、违规违纪等行为，企业需依据《劳动合同法》及公司规章制度处理，员工入职时提供虚假学历，且该学历是岗位录用条件的核心要素，企业可依据《劳动合同法》第26条（以欺诈手段订立劳动合同无效）解除劳动关系，且无需支付经济补偿。
- 结果存档：调查报告、授权书、核实记录、申辩材料等需纳入员工档案保存，保存期限不少于劳动关系结束后2年。
不同场景下的调查重点
| 调查场景 | 核心调查内容 | 常用方法 |
|---|---|---|
| 招聘背景调查 | 身份信息、学历/学位、工作履历、职业资格、有无竞业限制、犯罪记录（如岗位需要） | 学信网核验、原单位电话/函件核实、第三方背调机构、公安系统（授权后）查询 |
| 晋升/调岗调查 | 履职能力、过往业绩、团队协作评价、培训记录、是否存在违规违纪记录 | 绩效考核数据、直属上级/同事访谈、培训档案核查、内部系统记录调取 |
| 违规行为调查 | 违规事实（如泄密、旷工、挪用资金）、主观故意程度、造成损失、是否屡犯 | 现场监控调取、物证收集（如聊天记录、邮件）、相关人员访谈、书面检讨/证人证言 |
| 劳动关系存续调查 | 员工兼职情况、是否违反竞业限制、健康状态（如病假真实性） | 背景调查、社保/个税缴纳记录核查、医院病历核实（需授权）、同事走访 |
注意事项
- 避免侵犯隐私权：不得调查员工宗教信仰、婚育状况、疾病史（与岗位直接相关的职业病除外）等隐私信息，若因特殊岗位需要（如涉及国家安全），需符合法律法规并经员工明确同意。
- 规范第三方机构使用：委托第三方背调机构时，需审核其资质，明确信息收集范围与保密义务，确保机构遵守《个人信息保护法》相关规定，避免信息泄露。
- 保持程序公正：调查过程需由非利益相关人负责，避免因个人偏见影响结论，调查员工与直属上级的纠纷时，应由HR部门独立开展，而非由上级主导。
- 留存完整证据：从授权书到调查报告，每个环节均需留存书面或电子证据，确保在劳动争议中能证明调查的合法性、客观性。
相关问答FAQs
Q1：企业是否可以不经员工同意进行背景调查？
A：不可以，根据《个人信息保护法》，处理个人信息需取得个人同意，但法律、行政法规另有规定的除外，招聘背景调查中，除身份信息、犯罪记录等法律法规明确允许企业主动核验的信息外，学历、工作履历等信息的收集必须事先告知员工并获取其书面授权，若员工拒绝授权，企业可取消录用资格，但不得强制调查。
Q2：调查发现员工履历造假，企业能否直接解除劳动合同？
A：需根据造假情节及岗位要求判断，若员工虚构的信息是岗位录用的核心条件（如医生需提供执业医师资格证、高管需提供过往管理业绩证明），企业可依据《劳动合同法》第26条（以欺诈手段订立劳动合同，劳动合同无效）解除劳动关系，且无需支付经济补偿，若造假信息与岗位无关（如虚构大学社团经历），企业不得因此解除劳动合同，但可依据规章制度给予警告等处分。
