员工去世是企业人力资源管理中较为特殊且沉重的情况,处理此类离职事项需兼顾法律法规要求、人文关怀及实际操作规范性，确保流程合法合规的同时，体现对员工及其家属的尊重与支持，以下从办理流程、材料准备、待遇结算、注意事项等方面详细说明。
离职办理的核心流程
员工去世后,其劳动关系依法终止，企业需按照《劳动合同法》《社会保险法》《民法典》等规定，启动离职手续办理流程，具体步骤如下：
事实核实与通知
- 核实情况：企业接到员工去世通知后，应要求家属提供公安机关出具的《死亡证明》或医疗机构出具的《死亡医学证明（推断书）》，核实员工去世的真实性及时间，确保劳动关系终止的合法性。
- 内部通报：在保护家属隐私的前提下，可向相关部门（如财务部、人力资源部、工会等）通报情况，避免信息不对称导致工作延误。
关系终止确认
根据《劳动合同法》第四十四条第一款规定，劳动者死亡的，劳动合同终止，企业应在员工去世之日起30日内，向社会保险经办机构申报停保，确保社保关系及时处理，避免家属无法享受相关待遇。
家属对接与材料收集
- 指定对接人：由企业人力资源部门专人作为对接人，与员工家属沟通，明确办理离职所需材料清单，并全程协助家属准备。
- 核心材料：
- 家属身份证复印件（若有多位继承人，需全部提供）；
- 员工与企业的劳动合同复印件；
- 员工身份证、户口本复印件；
- 《死亡证明》原件及复印件；
- 家属关系证明（如结婚证、出生证明、派出所出具的亲属关系证明等）；
- 继承权公证书（若涉及多位继承人对遗产分配有争议，需提供公证文件）；
- 银行账户信息（用于发放相关款项，需提供开户行、户名、账号）。
待遇结算与发放
员工去世后,企业需结算并支付以下款项，具体标准依据地方政策及企业规定执行：
| 项目 | 法律依据/计算标准 | 备注 |
|---|---|---|
| 未结工资 | 按实际出勤天数计算，包括计时工资、计件工资等 | 需扣除员工个人承担的社保、个税等 |
| 经济补偿金 | 《劳动合同法》规定，非因工死亡企业无需支付经济补偿金，但部分地方性政策或企业规章制度可能有额外抚恤安排 | 需查阅当地规定及企业内部制度 |
| 医疗补助费 | 部分地区规定，员工非因工死亡，企业可支付一定医疗补助费（如按当地上年度职工月平均工资标准支付） | 非强制项目，以地方政策为准 |
| 社保待遇申领协助 | 包括养老保险个人账户余额（可继承）、失业保险金（若符合条件）、医疗保险报销等 | 企业需配合家属办理社保转移或申领手续 |
| 丧葬补助金/抚恤金 | 依据《社会保险法》，符合条件的（如参保人未达到法定退休年龄）可申领丧葬补助金和抚恤金 | 由社保基金支付，企业需协助家属提交材料 |
| 企业福利性抚恤金 | 若企业有《员工手册》或集体合同约定，可额外发放一次性抚恤金（如按员工月工资标准支付N个月） | 需确保福利标准不违反法律法规，且程序透明 |
工作交接与物品归还
- 工作交接：若员工负责的工作未完成，企业应安排专人接手，与家属沟通是否需要交接文件、资料等，涉及商业秘密的需签订保密协议。
- 物品归还：清理员工个人物品（如办公用品、工牌、钥匙等），编制《物品清单》由家属签收；若有贵重物品或遗留文件，需妥善保管并通知家属领取。
人事档案处理
- 档案转移：员工去世后，其个人档案可由其继承人或直系亲属凭相关证明材料，向企业申请调转，或由企业按规定转至员工户籍所在地的人才服务机构。
- 档案留存：若家属暂不调转，企业需妥善保管档案，避免遗失或损坏。
特殊注意事项
- 人文关怀优先：在办理过程中，企业应避免过度强调“离职”的流程化操作，而是以慰问、协助的姿态与家属沟通，如提供心理支持、协助处理后事等，体现企业温度。
- 法律合规性：严格区分“非因工死亡”与“因工死亡”的处理流程，若员工去世符合《工伤保险条例》规定的工伤认定条件，家属需另行申请工伤认定，享受工伤保险待遇（如一次性工亡补助金、供养亲属抚恤金等），企业需配合提交工伤认定所需材料。
- 税务处理：发放给家属的款项（如未结工资、抚恤金等）需按规定代扣代缴个人所得税，其中符合条件的抚恤金（如社保支付的抚恤金）可免征个人所得税。
- 争议预防：若家属对待遇结算有异议，企业应提供详细的计算依据和政策文件，必要时可通过劳动仲裁或司法途径解决，避免矛盾激化。
相关问答FAQs
Q1：员工去世后，企业是否需要支付经济补偿金？
A：根据《劳动合同法》第四十六条，经济补偿金适用于用人单位违法解除或终止劳动合同、劳动者被迫离职等情形，而劳动者死亡导致劳动合同终止的，用人单位无需支付经济补偿金，但部分地区的地方性法规或企业规章制度可能规定，非因工死亡可给予一定人道主义补助（如一次性困难补助），具体需结合当地政策及企业规定执行。
Q2：员工养老保险个人账户余额如何继承？需要哪些材料？
A：员工去世后，其养老保险个人账户储存额（包括个人缴费部分及企业缴费划入部分）可由其法定继承人或指定受益人继承，办理时需准备以下材料：① 家属身份证原件及复印件；② 员工死亡证明原件及复印件；③ 继承权公证书（或法院判决书、调解书等，明确继承权）；④ 继承人银行账户信息，由企业或家属向当地社保经办机构提交申请，审核通过后，个人账户余额一次性支付给继承人。
