在商业往来中,追款是维护企业资金健康的重要环节，但处理不当容易引发客户抵触甚至影响合作关系，有效的追款并非简单的“催债”，而是通过系统化的策略、专业的沟通和规范的流程，在保障自身权益的同时，维护长期合作的信任基础，以下从追款前的准备、沟通技巧、不同场景的应对策略及后续跟进四个维度，详细解析如何科学高效地完成追款工作。
追款前的充分准备：数据清晰，依据充分
追款的首要前提是确保自身立场合法合规,且具备充分的说服力，在发起追款前，需完成三项核心准备工作：
- 核对账目明细：明确欠款金额、产生时间、合同条款及付款约定，确保无计算错误或条款争议，若合同约定“验收后30日内付款”，需核对验收单日期是否已超出30天，避免因自身疏漏导致沟通被动。
- 整理证据材料：将合同、订单、发票、验收凭证、沟通记录（如邮件、聊天记录）等文件整理成册，必要时可制作清晰的《欠款明细表》，包含欠款金额、逾期天数、应付未付原因（若有）等，方便客户快速了解情况。
- 评估客户状况：初步判断客户逾期原因——是资金暂时紧张、内部流程延误，还是恶意拖欠？可通过公开信息（如企业征信、经营动态）或过往合作记录分析客户履约能力，调整追款策略：对暂时困难客户可协商分期，对恶意拖欠需启动法律程序。
追款沟通的专业技巧：态度坚定，方式得当
沟通是追款的核心环节,需兼顾原则性与灵活性，避免情绪化对抗，建议分阶段推进：
-
首次提醒：礼貌且明确
逾期后3-7天内，通过邮件或微信发送《付款提醒函》，语气保持友好，重点强调“未及时付款可能影响后续合作”。“尊敬的XX客户，我司账 records 显示，XX项目款项（金额：XXX，发票号：XXX）应于X月X日支付，目前尚未到账，烦请协助核实，如有疑问或需协助办理付款，请随时联系。” 避免使用“拖欠”“违约”等刺激性词汇，给客户留足面子。 -
二次跟进：施加适度压力
若首次提醒后7天内无回应，需升级沟通方式：电话沟通+书面催款，电话中先确认客户是否收到提醒，再询问付款计划，“我们注意到款项尚未支付，是否遇到资金问题？若需调整付款时间，可提前协商，但需明确具体日期。” 电话后发送正式《催款函》，注明逾期天数及可能产生的滞纳金（若有约定），并抄送客户对接人上级（若适用），增强重视程度。
-
多次催收：明确底线，保留证据
对逾期超过30天的客户，需采取更强硬措施：发送律师函（由律师发出，法律效力更强）、暂停供货（若合同允许）或启动仲裁/诉讼程序，沟通过程中需全程录音、保留书面记录，确保必要时可作为法律证据，避免与客户发生言语冲突，始终聚焦“解决问题”而非“指责对方”。
不同场景的应对策略：灵活处理，分类施策
根据客户类型和逾期原因,需调整追款策略：
- 长期合作的老客户：优先采用“协商优先”原则，了解其实际困难（如资金周转、审批流程延迟），可接受分期付款、延期付款（需签订补充协议），或通过“以货抵款”“缩短后续账期”等方式置换，维持合作关系。
- 新客户或高风险客户：避免过度妥协，可要求支付定金、缩短账期（如“款到发货”），或引入第三方担保机构，对恶意拖欠客户，需果断采取法律手段，避免损失扩大。
- 大额逾期或复杂纠纷：若涉及合同争议（如质量异议），需先厘清责任：若属我方问题，及时补救并协商折扣方案；若属客户无理拖欠，通过律师函固定证据，必要时提起诉讼，同时申请财产保全，防止客户转移资产。
追款后的跟进与复盘：总结经验，优化流程
成功追款后,需完成两项收尾工作：
- 客户关系维护：即使追款过程存在分歧，付款后仍需表达感谢，“感谢您的及时付款，期待后续继续合作。” 避免因追款导致合作关系彻底破裂，尤其对长期客户。
- 内部流程复盘：分析逾期原因：是客户信用评估不足？合同条款模糊？还是内部对账流程滞后？通过优化客户准入机制、明确付款约定、设置账龄预警等方式，减少未来逾期风险。
相关问答FAQs
Q1：客户以“资金紧张”为由拖延付款，如何应对？
A：首先核实客户情况，可通过要求提供财务报表、银行流水或第三方征信报告判断真实性，若确实存在短期困难，可协商“分期付款计划”（如分3期付清，每期明确金额和日期），并签订书面协议，约定逾期未付的违约责任，可要求客户提供抵押物或担保，降低风险，若客户长期拖延且无改善迹象，需果断终止合作并启动法律程序。
Q2：追款过程中客户态度恶劣，甚至威胁终止合作，怎么办？
A：保持冷静，避免情绪化回应，首先明确告知客户：“付款是合同基本义务，我司始终重视合作关系，但也需保障自身合法权益。” 若客户以终止合作施压，可分析其依赖性：若我方产品/服务对客户至关重要，可适当调整追款策略（如给予宽限期）；若客户可有可无，则需优先考虑资金安全，必要时通过法律途径解决，避免因小失大，保留所有沟通记录，防止客户反咬“威胁合作”。
