“5S四定”指的是整理、整顿、清扫、清洁、素养,前四项内容的英语单词均以“S”开头,简称5S。

“5S四定”的内涵与实践
在现代企业管理和工作场景中,“5S”管理理念被广泛应用,其中的“四定”更是具有关键意义。“5S”即整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)、素养(Shitsuke),而“四定”则是对其中部分环节的进一步细化和明确,旨在为工作场所创造更高效、有序、整洁的环境,提升工作效率和质量,培养员工良好的工作习惯。
一、定位
1、含义:确定物品的放置位置,确保物品有固定的存放地点,便于快速查找和使用,在办公室中,文件柜、办公用品、电脑等都有各自明确的摆放区域;在生产车间,工具、原材料、成品等也都有特定的存放位置。
2、作用:通过定位,能够减少寻找物品的时间浪费,提高工作效率,员工无需花费大量时间在杂乱的工作环境中寻找所需物品,能够迅速进入工作状态,同时也有助于保持工作场所的整洁有序,降低因物品随意摆放而导致的安全隐患,如绊倒、碰撞等事故的发生概率。
3、实施方法:对工作区域内的所有物品进行全面清查和分类,根据物品的使用频率、功能等因素确定其合适的存放位置,使用标识牌、地面标线等方式明确标注物品的存放区域,确保所有人员都能清晰识别,在仓库中,可以使用不同颜色的区域划分来存放不同种类的货物,并在货架上设置明显的标签,注明货物的名称、规格、数量等信息。
物品类别 | 存放位置示例 | 标识方式 |
常用办公用品 | 办公桌抽屉或桌面文件架 | 标签纸标注名称 |
生产工具 | 车间工具柜特定抽屉或挂钩 | 工具形状阴影标识 |
文件资料 | 文件柜按部门或项目分类的文件夹 | 文件夹颜色区分、标签注明内容 |
二、定品
1、含义:确定工作场所所需的物品种类和数量,避免不必要的物品堆积,同时确保必要的物品充足供应,这需要对工作流程和任务进行详细分析,了解完成各项工作实际所需的物品,并据此制定合理的物品清单。

2、作用:防止物品过多造成的空间浪费和资金积压,同时也能保证工作的正常开展不因物品短缺而受阻,合理控制物品的种类和数量,有助于优化资源配置,降低企业运营成本,提高经济效益,在餐厅厨房,根据每日客流量和菜品需求,确定适量的食材、调料、餐具等库存,既能满足顾客用餐需求,又不会因食材过剩导致浪费。
3、实施方法:依据工作流程和操作规范,梳理出每个岗位或任务所需的物品清单,明确必用品和可替代品,定期对物品清单进行审核和更新,根据业务变化和实际使用情况调整物品的种类和数量,建立库存管理制度,对物品的出入库进行严格登记和管理,确保库存信息的准确性和及时性。
工作岗位 | 必用物品 | 可替代物品(如有) | 库存数量范围 |
行政文员 | 电脑、打印机、纸张、笔 | 计算器(部分统计工作可使用) | 纸张[X] - [X] 包,笔[X] - [X] 支 |
维修工人 | 扳手、螺丝刀、钳子、万用表 | 电动螺丝刀(部分拆卸工作可替代手动螺丝刀) | 扳手[X] - [X] 套,螺丝刀[X] - [X] 把 |
三、定量
1、含义:对物品的数量进行明确规定,既包括每个存放位置的物品数量上限和下限,也包括每次领取或补充物品的数量标准,规定某种办公用品在办公桌上的存放数量不超过一定数量,当低于某个数量时及时补充;在生产线上,设定每个工位的零部件储备数量,确保生产过程中零部件的连续供应,但又不会造成过量积压。
2、作用:有助于维持工作场所的秩序和平衡,避免因物品数量失控导致的混乱和浪费,通过合理定量,可以实现物品的精准管理和高效利用,提高生产效率和资源利用率,也为成本控制提供了有力的数据支持,便于企业对物料消耗进行监控和分析。
3、实施方法:结合工作实际需求和历史数据,运用统计分析方法确定各类物品的合理数量范围,制定详细的领用制度和补充流程,明确员工在领取物品时的数量限制和审批程序,采用看板管理方式,在工作现场设置物料看板,实时显示物料的库存数量、领用情况和补充预警信息,以便员工及时了解并进行相应操作。
物品名称 | 存放上限 | 存放下限 | 领用数量标准 | 补充触发条件 |
A4 纸 | [X] 包 | [X] 包 | 每次领用[X] 包 | 剩余[X] 包时通知采购补充 |
生产螺栓 | [X] 个 | [X] 个 | 每次领用[X] 个(根据生产任务量) | 剩余[X] 个且未到下次生产计划时补充[X] 个 |
四、定人
1、含义:明确各项“5S”工作以及物品管理的责任人员,确保每项任务都有专人负责执行和监督,从整理、整顿、清扫、清洁到素养的培养,每个环节都需要具体的人员落实,避免出现职责不清、相互推诿的情况。

2、作用:提高工作的执行力和责任感,使“5S”管理能够真正落地生根,责任到人后,员工会更加关注自己的工作区域和职责范围内的事务,积极主动地参与到“5S”活动中,形成良好的工作氛围和团队协作精神,便于对工作效果进行评估和考核,及时发现问题并加以改进。
3、实施方法:根据企业的组织架构和工作流程,将“5S”工作任务分解到各个部门、班组和个人,制定详细的岗位职责说明书和工作标准,建立监督检查机制,定期对责任人员的工作情况进行检查和评价,将“5S”工作绩效纳入员工的绩效考核体系,与薪酬、晋升等挂钩,激励员工认真履行自己的职责。
工作环节 | 责任部门/人 | 主要职责 | 考核指标 |
整理工作 | 各部门员工 | 清理本部门无用物品,保持工作区整洁 | 清理物品数量、清理及时性 |
整顿工作 | 各班组长 | 监督指导班组成员定位、定品、定量摆放物品 | 物品摆放规范率、标识准确率 |
清扫工作 | 保洁人员及各岗位员工 | 定期清洁公共区域和各自工作区域卫生 | 清洁达标率、卫生死角数量 |
清洁维护 | 设备维护人员 | 定期检查和维护工作场所设施设备的清洁与正常运行 | 设备故障率、清洁保养记录完整性 |
素养培训 | 人力资源部门及各部门负责人 | 组织开展员工素养培训活动,监督员工行为规范养成 | 培训参与率、员工违规行为次数 |
通过“5S”中的“四定”,企业能够建立起一套科学、规范、高效的现场管理体系,从物品管理到人员职责都得到明确的界定和优化,为企业的生产运营提供有力保障,促进企业持续稳定发展。
FAQs
问题 1:“5S 四定”中的“定位”对于提高工作效率有什么具体帮助?
答:“定位”明确了物品的固定存放位置,员工能迅速找到所需物品,减少寻找时间浪费,从而快速进入工作状态,比如在设计工作室,绘图工具定位存放后,设计师可快速拿取工具开始绘图,无需在杂乱的工具堆中翻找,提高了设计的启动速度和整体工作效率。
问题 2:如何确保“定人”环节中责任人员切实履行职责?
答:一方面要制定详细的岗位职责说明书和工作标准,让责任人员清楚知道自己的任务和要求;另一方面建立监督检查机制,定期检查工作落实情况,将其与绩效考核挂钩,如对履行职责好的给予奖励,对不称职的进行批评教育或惩罚,这样能激励责任人员积极行动,切实履行好职责。
小编有话说
“5S 四定”看似简单,实则蕴含着深刻的管理智慧,它从细微之处入手,通过对物品的定位、定品、定量和定人,为企业打造了一个有序、高效的工作环境,在日常工作中,我们每个人都应积极践行“5S 四定”理念,从自身做起,注重细节管理,养成良好的工作习惯,无论是企业管理者还是普通员工,都能从“5S 四定”中受益,共同推动企业向着更规范、更优质的方向发展,让我们从现在开始,将“5S 四定”融入到日常工作的每一个环节,为企业的繁荣和自身的成长助力!