如何做好人力资源三定工作，是企业管理中非常关键的一环，所谓“三定”，即定岗、定编、定员，是组织架构优化和人力资源配置的重要基础，科学、合理地开展三定工作，能够有效提升组织效率、降低用人成本、激发员工活力，并为企业战略目标的实现提供坚实的人才保障，下面将从三定的内涵、实施步骤、注意事项及常见问题等方面进行详细阐述。
理解“三定”的内涵与意义
定岗是指根据企业的战略目标、业务流程和组织结构，科学设置岗位，明确各岗位的职责、权限和任职资格，定岗的核心在于“因事设岗”，避免因人设岗,确保岗位设置的合理性和必要性。
定编是指在定岗的基础上，根据各岗位的工作量、工作难度、效率要求以及企业的发展阶段和预算约束，确定各岗位的人员编制数量，定编的核心在于“精简高效”，既要保证工作任务的完成,又要避免人浮于事。
定员是指在定编的基础上，为每个岗位配备符合任职资格要求的具体人员，定员的核心在于“人岗匹配”，确保在岗人员具备相应的知识、技能、经验和素质,能够胜任岗位工作。
做好三定工作，对于企业而言意义重大,它能够：
- 优化组织架构：明晰权责，减少管理层级,提高组织运行效率。
- 合理配置资源：避免人力资源浪费，降低人工成本,提高投入产出比。
- 提升员工效能：明确岗位职责和任职要求，为员工招聘、培训、考核、晋升提供依据,激发员工工作积极性和创造性。
- 支撑战略落地：确保企业拥有合适的人才去执行战略,推动企业持续发展。
人力资源三定的实施步骤
科学实施三定工作,通常需要遵循以下步骤：
第一步：准备与诊断阶段
- 明确目标与原则：首先要明确三定工作的目标，例如是为了支撑新业务发展、优化现有流程、降低成本还是提升效率，确立三定工作的基本原则，如战略导向、精简高效、因事设岗、公开公正等。
- 组织保障：成立由公司高层领导牵头，人力资源部负责，各业务部门负责人参与的三定工作小组，明确职责分工,确保工作顺利推进。
- 现状调研与分析：
- 组织结构分析：梳理现有组织架构图、部门职责说明书,分析其合理性与存在的问题。
- 岗位分析：收集现有岗位信息，包括岗位名称、职责、权限、任职资格、工作量等，可通过问卷调查、访谈、观察、工作日志法等方式进行。
- 人员分析：统计现有人员数量、结构（年龄、学历、技能等）、绩效表现、流失率等数据。
- 流程分析：对核心业务流程进行梳理，识别流程中的瓶颈、冗余环节,为岗位设置和编制确定提供依据。
第二步：定岗设计与优化
- 部门职能梳理：根据企业战略和业务需求，对各部门的职能进行重新审视和界定,明确部门核心职责。
- 岗位设置：
- 岗位合并与拆分：根据职能梳理和流程分析结果，对现有岗位进行评估，对职责相近、工作量不饱和的岗位进行合并；对职责过重、专业性要求高的岗位进行拆分。
- 新增岗位：对于新业务、新技术或管理提升需要的新增岗位,进行充分论证。
- 岗位名称规范：统一岗位命名规则,确保岗位名称能够准确反映其职责和层级。
- 岗位说明书编写：对确定的每个岗位，编写规范的岗位说明书，内容包括岗位基本信息、岗位目标、主要职责与任务、权限、任职资格（学历、专业、经验、技能、素质等）、工作条件、考核指标等,岗位说明书是定编和定员的重要依据。
第三步：定编测算与核定 定编方法多种多样，需根据岗位特点选择合适的方法，或结合多种方法进行综合测算,常用定编方法如下表所示：
| 定编方法 | 适用岗位类型 | 核心思路 | 优点 | 缺点 |
|---|---|---|---|---|
| 劳动效率定编法 | 生产操作类、业务执行类岗位（如生产线工人、客服） | 根据计划期工作量、员工劳动效率（定额）和出勤率来计算编制数。 | 量化程度高，依据充分，科学性强。 | 对定额的准确性要求高，管理类岗位不适用。 |
| 业务数据分析法 | 销售类、运营类等与业务数据紧密相关的岗位 | 通过分析历史业务数据（如销售额、用户量、订单量）与人员数量的关系，预测未来编制需求。 | 数据驱动，能较好适应业务变化。 | 需要大量、准确的历史数据，对数据分析师能力要求高。 |
| 预算控制法 | 各类岗位，尤其适用于管理、职能部门 | 根据企业人工成本预算总额、各岗位平均薪酬水平来反推编制数量。 | 简单易行，直接与成本控制挂钩。 | 可能因预算限制而影响业务发展，缺乏弹性。 |
| 行业标杆法 | 各类岗位 | 参考同行业、同规模、相似发展阶段企业的岗位编制标准，确定本企业编制。 | 能借鉴外部经验，保持行业竞争力。 | 企业间存在差异，不可完全照搬，需结合实际调整。 |
| 管理层判断法 | 高层管理、技术研发、项目型等难以量化的岗位 | 由部门负责人根据经验、业务复杂度和未来发展规划，结合上级意见，判断所需编制。 | 灵活性强，能考虑复杂因素。 | 主观性较大，缺乏客观依据，易产生偏差。 |
在实际操作中，往往需要综合运用多种方法，对生产岗位可采用劳动效率定编法，对销售岗位可采用业务数据分析法，对职能岗位可采用预算控制法和行业标杆法相结合，定编方案需经过反复测算、研讨和审批,确保其合理性和可行性。
第四步：定员配置与优化
- 任职资格审核：根据岗位说明书中的任职资格要求，对现有在岗人员进行逐一审核,评估其人岗匹配度。
- 人员配置调整：
- 人岗匹配：对于匹配度高的员工,继续留任并考虑其职业发展。
- 培训提升：对于基本匹配但部分能力不足的员工，制定针对性的培训计划,帮助其提升能力以胜任岗位。
- 岗位调整：对于不胜任当前岗位，但可能适合其他岗位的员工,进行岗位调整。
- 人员优化：对于确实无法胜任且无合适岗位可调整的员工，按照法律法规和企业制度进行妥善处理（如辞退、协商解除劳动合同等）。
- 招聘补充：对于空缺岗位或因业务发展需要新增的岗位，根据定编结果和任职资格，制定招聘计划,及时补充合格人员。
- 动态管理：定员不是一劳永逸的，需要建立动态管理机制，根据企业战略调整、业务变化、人员流动等情况,定期对定员情况进行评估和调整。
做好人力资源三定的注意事项
- 高层重视，全员参与：三定工作涉及面广，触动利益，必须获得企业高层的坚定支持和全力推动，要加强宣传引导，让员工理解三定的目的和意义，鼓励员工积极参与,减少阻力。
- 战略导向，服务业务：三定工作不能脱离企业战略和业务需求孤立进行，必须紧密围绕战略目标，为业务发展服务,确保人力资源配置与企业发展方向一致。
- 科学方法，数据支撑：避免主观臆断和经验主义，要运用科学的方法和工具，以充分的数据分析作为决策依据,提高三定工作的客观性和准确性。
- 系统思考，配套联动：三定工作不是孤立的，需要与企业的人力资源规划、招聘、培训、绩效、薪酬等模块紧密衔接，形成联动效应，岗位说明书是绩效考核的重要依据,定编结果直接影响薪酬预算。
- 合法合规，人文关怀：在人员优化调整过程中，必须严格遵守国家法律法规，保障员工的合法权益，要注重人文关怀，做好员工沟通和思想工作，提供必要的帮助和支持,维护企业稳定。
- 持续优化，动态调整：企业内外部环境是不断变化的，三定工作也需要与时俱进，建立定期评估和动态调整机制,确保其始终适应企业发展的需要。
相关问答FAQs
Q1：三定工作中，定编和定员有什么区别和联系？ A1： 定编和定员是三定工作中紧密相连但又有区别的两个环节。
- 区别：
- 定编：确定的是“数”，即某个岗位或某个部门需要配备的人员数量标准，是一个宏观的、计划性的概念，它回答的是“应该有多少人”的问题。
- 定员：确定的是“人”，即为已经确定的编制配备具体的、符合任职资格要求的人员，是一个微观的、执行性的概念，它回答的是“应该由谁来担任”的问题。
- 联系：
- 定编是定员的前提和基础，没有合理的定编，定员就失去了依据,容易导致人员冗余或不足。
- 定员是定编的落实和体现，定编的数量需要通过定员来具体实现，只有将合适的人员配置到确定的编制上,定编的目标才能达成。
- 两者共同服务于“人岗匹配”和“精简高效”的目标,是人力资源配置中不可或缺的两个步骤。
Q2：在推行三定工作时，如何有效应对员工的抵触情绪？ A2： 推行三定工作，尤其是涉及岗位调整和人员优化时，员工产生抵触情绪是常见的现象,有效应对需要多措并举：
- 充分沟通，透明公开：在推行前、中、后各个阶段，都要保持与员工的坦诚沟通，向员工清晰解释三定的目的、意义、具体方案、实施步骤以及对员工可能产生的影响，消除信息不对称带来的猜测和恐慌,方案制定过程和结果应尽可能公开透明。
- 强调公平公正：确保三定工作流程的公平性，岗位评估、编制测算、人员选拔等环节都要有客观的标准和依据，避免主观偏见和“暗箱操作”,让员工感受到结果的公正性。
- 关注员工利益与发展：对于因三定而受到影响的员工，企业应展现人文关怀，为转岗员工提供必要的培训和适应期；对于需要离开的员工，依法给予合理的经济补偿，并提供职业转换辅导或推荐就业机会等,向员工展示三定后企业发展和个人职业发展的前景。
- 鼓励员工参与：在三定方案设计和讨论阶段，可以邀请员工代表参与，听取他们的意见和建议，让员工感受到被尊重,从而提高对方案的接受度。
- 领导率先垂范：管理层要统一思想，坚定推行决心，并且在涉及自身或亲近人员调整时，能够以身作则，起到模范带头作用,增强员工的信任感。
- 分步实施，循序渐进：对于复杂或敏感的三定项目，可以考虑分阶段、分步骤实施，先易后难，逐步推进，给员工和企业一个适应的过程，避免“一刀切”带来的剧烈震荡。
