停薪留职是指员工因个人原因（如深造、创业、家庭事务等）向单位申请暂停工作并保留劳动关系，期间单位暂停发放工资及福利待遇的一种特殊人事管理方式，在此过程中，如何编制停薪留职员工的工资表，是企业人力资源管理和财务核算中需要重点关注的问题，以下从政策依据、工资表编制要点、操作流程及注意事项等方面进行详细说明。
政策依据与法律基础
停薪留职制度主要依据《中华人民共和国劳动合同法》《企业职工带薪年休假实施办法》以及地方性劳动法规，根据相关规定，停薪留职需经双方协商一致并签订书面协议，明确停薪留职期限、待遇处理、社保缴纳等事项，在停薪留职期间，员工不提供劳动，企业无需支付工资，但需依法保留劳动关系,通常涉及社保关系的延续处理。
停薪留职员工工资表编制要点
停薪留职员工的工资表编制与在职员工存在显著差异,主要体现在以下几个方面：
工资项目设置
停薪留职员工工资表中，基本工资、绩效工资、奖金等劳动报酬类项目应全部归零或标注“停发”,但需保留以下项目：
- 社保个人部分：若协议约定由企业代缴社保，需在工资表中列示社保个人缴纳金额,并从员工预留资金中扣除或由员工另行支付。
- 公积金个人部分：同理，若企业代为缴纳公积金,需在工资表中体现。
- 其他扣款项：如员工借款、赔偿款等,需根据协议约定在工资表中列示。
工资表结构示例
以下为停薪留职员工工资表的简化模板（以月度为例）：
| 员工姓名 | 工号 | 部门 | 基本工资 | 绩效工资 | 社保个人扣款 | 公积金个人扣款 | 其他扣款 | 实发工资 | 备注 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 张三 | E001 | 技术部 | 0 | 0 | 500 | 300 | 0 | -800 | 停薪留职期间 |
| 李四 | E002 | 市场部 | 0 | 0 | 600 | 400 | 200 | -1200 | 停薪留职期间 |
说明：
- “实发工资”为负数时，表示需员工向企业补缴款项（如社保、公积金个人部分）。
- “备注”栏需注明停薪留职起止时间及协议编号。
数据来源与核对
- 社保与公积金数据：需与当地社保局、公积金管理中心核对缴费基数及比例。
- 协议约定：工资表中的扣款项目需严格依据停薪留职协议,避免法律风险。
- 财务对接：工资表需与财务部门共享，确保账务处理准确（如将社保企业部分计入管理费用）。
操作流程
- 协议签订：人力资源部与员工签订停薪留职协议，明确工资处理、社保缴纳等条款。
- 信息同步：将停薪留职员工名单及协议内容同步至薪酬核算系统，标记为“停薪”状态。
- 工资核算：每月根据协议及社保政策，编制工资表,重点核对扣款项。
- 员工告知：通过邮件或书面形式告知员工当月工资表内容,特别是需补缴的款项。
- 归档备查：将工资表、协议、缴费凭证等资料归档,保存至少两年。
注意事项
- 合规性：不得在停薪留职期间变相发放工资或福利，避免被认定为“事实劳动关系”。
- 社保处理：若协议约定企业代缴社保，需明确费用承担方（通常为员工个人）,避免企业额外负担。
- 税务处理：停薪留职期间无工资收入，无需申报个人所得税,但需及时在税务系统中更新员工状态。
- 期满处理：停薪留职期满后，需及时更新员工状态（复职、离职或续签协议）,并调整工资表。
常见问题处理
- 员工未及时补缴社保怎么办？
可从员工预留的工资、奖金或经济补偿金中抵扣,或通过法律途径追缴。 - 停薪留职期间员工发生工伤怎么办？
若企业已缴纳工伤保险，可按规定申报工伤待遇；若未缴纳,企业需承担赔偿责任。
相关问答FAQs
Q1：停薪留职员工的社保由谁缴纳？
A1：根据停薪留职协议约定，社保通常由员工个人承担全部费用（包括企业部分），企业可代为缴纳后向员工追偿，或直接由员工自行缴纳，若协议未明确，建议按当地社保政策处理,避免断缴影响员工权益。
Q2：停薪留职工资表是否需要申报个税？
A2：不需要，停薪留职期间员工无工资收入，企业无需为其申报个人所得税，但若存在补缴社保等扣款导致“负工资”，也无需申报个税,仅作为内部财务核算依据。
