HR与员工谈话后撰写报告是人力资源管理中的重要环节,既能记录沟通关键信息，也为后续管理决策提供依据，一份规范的谈话报告应包含谈话背景、核心内容、员工反馈、问题分析及后续行动等要素，需做到客观详实、逻辑清晰、可追溯性强，以下从报告结构、内容要点、撰写技巧及注意事项等方面展开详细说明。
谈话报告的核心结构
完整的谈话报告通常分为基础信息、谈话背景、沟通内容纪要、员工反馈与诉求、问题分析与评估、后续行动计划六个部分，各部分需环环相扣，确保信息完整。
（一）基础信息
基础信息是报告的“身份标识”，需准确记录谈话的基本要素，便于后续查阅和归档，包括：
- 谈话日期与时间：精确到分钟，如“2023年10月26日14:00-15:30”。
- 谈话地点：如“公司3号会议室”“线上腾讯会议”等。
- 谈话人：填写HR姓名及职位，如“张三（人力资源部经理）”。
- 谈话对象：员工姓名、所在部门、职位、入职日期，避免混淆。
- 谈话类型：明确谈话性质，如“绩效反馈谈话”“离职面谈”“职业发展沟通”“违纪谈话”等，不同类型报告的侧重点有所不同。
（二）谈话背景
背景部分需简述谈话的起因和目的,帮助阅读者理解沟通的必要性。
- 绩效类谈话：可说明“基于2023年第三季度员工绩效考核结果，员工绩效得分为75分（部门平均分85分），低于岗位要求，需沟通改进方向”。
- 离职类谈话：需记录“员工于2023年10月25日提交离职申请，离职原因为‘个人职业发展规划调整’，本次谈话旨在了解具体离职原因、工作交接需求及对公司管理的建议”。
- 日常沟通类谈话：如“员工近期工作积极性下降，连续两周未完成周度任务计划，HR主动沟通以了解是否存在困难”。
（三）沟通内容纪要
这是报告的核心部分,需客观、准确地记录谈话过程中的关键信息，避免主观臆断，可按谈话流程或主题分点记录，重点突出“员工说了什么”“HR反馈了什么”。
在绩效反馈谈话中,纪要可包含：
- 员工自我评价：员工对自身绩效的认知，如“认为自己已完成基础工作，但部分跨部门协作任务因他人配合延迟导致未达标”。
- HR反馈与事实依据：HR需结合具体事例反馈，如“根据第三季度项目记录，员工负责的A项目延期5天完成，且提交的方案存在2处数据错误，与岗位要求的‘高效精准’存在差距”。
- 问题探讨：双方分析原因，如“员工表示对新的协作流程不熟悉，且近期家庭事务较多导致精力分散；HR建议参加公司下月的‘跨部门协作技巧’培训，并协助制定时间管理计划”。
为提升记录效率,可采用表格形式梳理关键信息，
| 谈话主题 | 员工陈述内容 | HR反馈与建议 | 达成的共识/待办事项 |
|---|---|---|---|
| 绩效改进 | “新项目流程不熟悉，导致A项目延期” | “公司10月15日已发布《新项目操作指南》，需加强学习；可安排导师一对一辅导” | 员工于10月30日前完成指南学习，HR协调导师资源 |
| 工作负荷调整 | “近期家庭照顾老人压力大，希望减少加班” | “部门当前项目节点紧张，但可尝试优化任务分配，优先处理核心工作” | 下周重新评估工作计划，非紧急任务不安排加班 |
（四）员工反馈与诉求
员工的真实反馈是改进管理的重要参考,需原意记录（可适当概括，避免曲解），包括正面、负面及中立意见。
- 正面反馈：“员工对公司提供的培训机会表示认可，认为‘技术分享会’对能力提升有帮助。”
- 负面诉求：“员工反映部门内部沟通效率低，部分审批流程需3-5个环节，建议简化。”
- 潜在需求：“员工表达对管理岗位的兴趣，希望了解公司晋升通道及能力要求。”
（五）问题分析与评估
HR需基于谈话内容,对员工或管理中存在的问题进行客观分析，避免简单归因。
- 员工层面：若绩效不达标，需区分是“能力不足”（如技能不熟练）、“态度问题”（如消极怠工）还是“外部因素”（如家庭变故、资源支持不足）。
- 管理层面：若员工反映沟通效率低，需分析是“流程设计缺陷”“部门协作机制缺失”还是“管理者沟通方式不当”。
分析结论需有依据,如“根据近3个月考勤记录，员工无迟到早退，但任务完成率从90%降至70%，结合谈话中提到的‘家庭照顾压力’，判断主要原因为外部因素影响，非工作态度问题”。
（六）后续行动计划
针对谈话中明确的问题和诉求,需制定可落地的行动方案，明确责任人和时间节点，确保问题闭环。
| 责任方 | 完成时间 | 预期效果 | |
|---|---|---|---|
| 协调导师指导A项目操作 | 员工直属上级+HR | 2023年11月5日前 | 帮助员工掌握项目流程，提升效率 |
| 优化跨部门审批流程 | 流程优化小组 | 2023年12月31日前 | 减少审批环节，缩短处理时间 |
| 提供员工家庭支持资源 | HR员工关系专员 | 2023年11月10日前 | 缓解员工家庭压力，提升工作投入度 |
撰写注意事项
- 客观中立：避免使用“员工态度消极”“HR严厉批评”等主观表述，用事实和数据说话，如“员工连续3天未提交日报”“HR指出未完成项的具体日期及影响”。
- 隐私保护：涉及员工个人隐私（如家庭情况、健康问题）的内容需严格保密，报告仅限相关人员传阅，避免信息泄露。
- 语言简洁：避免冗长描述，用短句和要点式记录，重点突出核心信息，方便快速查阅。
- 及时归档：谈话完成后24小时内完成报告撰写，确保信息准确，避免遗忘细节。
相关问答FAQs
Q1：谈话报告中是否需要记录员工的负面情绪或过激言论？
A：需要，但需客观记录并分析原因，若员工因绩效问题情绪激动，可记录“员工在谈话中表示‘感到委屈’，认为HR未考虑其努力程度”，后续可补充“经沟通，员工情绪平复，并接受改进方案”，记录负面信息有助于HR了解员工真实状态，但需避免渲染情绪，聚焦问题本身。
Q2：如果谈话中员工提出的诉求无法满足，报告中应如何处理？
A：需明确记录员工诉求、无法满足的原因及替代方案，员工要求调岗但无空缺岗位，可记录“员工希望调至市场部，当前部门无编制；HR建议先在本部门参与跨部门项目，积累相关经验，待未来有岗位机会时优先考虑”，并同步告知员工“结果将反馈至其直属上级，纳入年度职业发展规划评估”。
