与HR进行离职面谈是职场中一个重要环节，不仅关系到个人职业形象的收尾，也可能为公司管理优化提供参考，做好离职面谈记录，需要兼顾客观性、建设性和规范性，以下从记录目的、核心内容、结构框架及注意事项等方面展开说明。
离职面谈记录的核心目的
离职面谈记录并非简单的“谈话流水账”，而是兼具多重价值的工作文档：对员工而言，是清晰表达离职原因、反馈个人诉求的正式渠道；对公司而言，是收集离职真实原因、识别管理漏洞、优化人才保留机制的重要依据；对HR而言，则是规范离职流程、规避劳动风险、完善员工档案的必要环节，记录需确保信息准确、重点突出,同时兼顾双方立场。
离职面谈记录的核心内容
一份完整的离职面谈记录应包含基础信息、离职背景、核心反馈、后续事项四大模块，每个模块需细化具体要点，避免遗漏关键信息。
基础信息
记录开头需明确基础要素，确保档案可追溯：
- 员工信息：姓名、工号、部门、职位、入职日期、最后工作日；
- 面谈信息：面谈日期、时间、地点、参与人员（员工、HR、直属上级等）；
- 离职基本信息：离职类型（主动离职/被动离职/协商离职）、离职申请提交日期。
离职背景与原因
这是记录的核心部分，需客观呈现员工离职的真实动因，避免主观臆断，可通过“直接原因+深层原因”分层梳理：
- 直接原因：如“家庭搬迁需异地发展”“职业规划调整”“薪资未达预期”“通勤成本过高”等，需记录员工原话，避免概括性描述（如“个人原因”）；
- 深层原因：通过追问挖掘潜在问题，对当前工作内容缺乏兴趣”“团队协作效率低”“晋升通道不明确”“管理方式不适应”等，需区分“个人因素”与“公司因素”，为后续管理改进提供方向。
工作交接与反馈
员工在离职阶段的反馈往往更具参考价值，需重点记录：
- 工作交接：员工已完成的工作交接内容、待办事项清单、对接人是否明确，是否存在交接障碍；
- 对公司/团队的评价：包括正面反馈（如“公司培训体系完善”“同事关系融洽”）和负面反馈（如“流程繁琐”“资源支持不足”），需具体举例（如“项目审批需经5个环节，平均耗时3天”）；
- 对上级/同事的评价：客观记录管理风格、沟通方式、协作效率等方面的反馈，避免情绪化表述；
- 职业发展与建议：员工对公司人才机制、培训体系、薪酬福利等方面的改进建议，希望增加跨部门轮岗机会”“建议优化绩效评估标准”。
后续事项与承诺
明确离职流程中的待办事项，确保双方责任清晰：
- 员工义务：工作交接完成时间、资料归还情况、竞业限制协议签署（如适用）、离职证明领取方式；
- 公司义务：薪资结算时间、社保公积金停缴办理、推荐信出具（如员工需要）、背景调查配合说明；
- 其他约定：如保密协议条款、后续合作可能性等。
离职面谈记录的结构框架（表格示例）
为提升记录的条理性，可采用表格形式呈现，以下为参考框架：
| 模块 | 项目 | 备注 | |
|---|---|---|---|
| 基础信息 | 员工姓名/工号 | 张三/2024001 | |
| 部门/职位 | 市场部/策划专员 | ||
| 入职/离职日期 | 2022-03-01 / 2024-09-30 | ||
| 面谈时间/地点 | 2024-09-15 14:00 / 会议室301 | 参与人员：HR李四、直属领导王五 | |
| 离职原因 | 直接原因 | 家乡城市（成都）offer薪资更高（当前薪资15k，新offer18k），且需就近照顾父母 | 员工主动提出 |
| 深层原因 | 近半年参与项目较少，职业成长空间有限；团队加班频繁，个人难以平衡工作与生活 | 员工表示曾与直属领导沟通未改善 | |
| 工作反馈 | 对公司评价 | 认可公司品牌影响力，但部门间协作效率低，跨部门项目常因资源推诿延期 | 举例：Q3季度“XX产品推广”项目 |
| 对上级评价 | 直属领导专业能力强，但沟通方式直接，员工反馈问题后未得到及时回应 | 员工表示“有压力但理解” | |
| 改进建议 | 建议建立跨部门项目资源协调机制；定期开展员工匿名满意度调研 | ||
| 后续事项 | 工作交接 | 已完成“XX活动策划案”终稿及客户对接表，剩余3个小项目待交接给同事李明 | 约定9月20日前完成 |
| 公司义务 | 薪资结算至9月30日，9月25日发放；离职证明当日开具 | ||
| 员工义务 | 签署《保密协议》，9月20日归还公司电脑、门卡 |
记录注意事项
- 客观中立：避免使用“员工抱怨”“HR认为”等主观表述，以“员工表示”“HR解释”等中性语言记录；
- 突出重点：对管理改进有价值的反馈（如流程漏洞、团队问题）需详细记录，琐事可简略；
- 隐私保护：涉及员工个人隐私（如家庭原因、薪资细节）需加密存档，仅限HR及相关负责人查阅；
- 双方确认：面谈结束后，记录需交员工核对并签字确认，确保信息一致，避免后续纠纷；
- 归档与应用：记录原件由HR部门存档，副本可同步至直属上级及管理层，作为人才盘点、流程优化的参考依据。
相关问答FAQs
Q1: 离职面谈中员工提到“薪资低”是离职主因，但实际薪资高于行业平均水平，记录时如何处理？
A: 需客观记录员工原话，同时补充背景信息。“员工表示‘薪资未达预期，是离职主因’，经沟通了解，其期望薪资为20k，当前薪资15k（高于行业同岗位平均水平12k），差距主要源于个人对薪资增长速度的期待，员工补充，近两年未获得调薪，且未明确公司调薪标准。”这样既保留员工反馈，又为后续分析（如员工对薪酬体系的认知偏差）提供依据。
Q2: 员工在面谈中情绪激动，言辞激烈批评公司管理，记录时如何避免法律风险？
A: 遵循“客观记录+不评价”原则，直接引用员工原话，避免使用负面形容词，员工说“公司领导都是甩锅大王，出了问题就推给我们基层”，可记录为“员工对管理层提出批评，认为‘在问题处理中，责任划分不清晰，基层员工常承担过多压力’”，记录中可补充“HR对员工情绪表示理解，并解释公司正在优化责任机制”，体现积极沟通态度,避免片面记录引发争议。
