签合同时HR现场查验材料是确保入职信息真实、合法且符合公司要求的关键环节，这一过程需严谨、细致，既要保障企业利益，也要维护候选人权益，查验前，HR需提前准备好查验清单，明确所需材料类型及具体要求，避免遗漏或疏忽，查验时，应遵循“原件核对、信息比对、逻辑验证”的原则，确保每一项材料都真实有效。
HR需核验候选人的身份证明材料,身份证是基础，必须要求候选人提供原件，通过“人证对照”确认本人身份，同时仔细核对身份证上的姓名、性别、出生日期、身份证号、照片等信息与招聘信息是否一致，需注意身份证是否在有效期内，是否有涂改、伪造痕迹，必要时可通过公安系统或官方APP进行真伪核验，对于外籍或港澳台人员，需核验护照、港澳居民来往内地通行证或台湾居民来往大陆通行证等有效身份证件，并确认签证或签注状态是否符合工作要求。
学历与学位证明材料的查验至关重要,候选人需提供毕业证、学位证原件，HR需通过“学信网”等官方渠道进行在线验证，确保证书信息与学信网档案一致，尤其要警惕“野鸡大学”或伪造学历的情况，对于应届毕业生，若暂未取得毕业证，需提供学校出具的就业推荐表、在读证明或学籍在线验证报告，并约定入职前补交毕业证原件并进行复核，若岗位有专业要求，还需核对专业名称与招聘需求是否匹配，必要时要求提供成绩单或专业资格证书作为辅助证明。
工作履历与离职证明材料的核验需重点关注候选人过往工作经历的连续性和真实性,候选人需提供原单位开具的离职证明原件，HR需确认证明上的入职时间、离职时间、担任职务、工作表现等信息是否与简历一致，并留意是否存在未说明的工作空档期，对于关键岗位，可要求提供过往劳动合同、社保缴纳记录或工资流水作为佐证，通过社保系统查询其参保记录是否与履历时间线匹配，避免履历造假，若涉及竞业限制，还需确认候选人是否与原单位签订竞业限制协议，避免企业用工风险。
特殊岗位还需查验专业资格证书或从业资格证明,财务岗位需查验会计从业资格证、初级/中级会计师证；技术岗位需查验相关职业资格证书（如一级建造师、计算机技术与软件专业技术资格证等）；医疗、食品等行业需查验健康证、从业人员健康合格证明等，HR需确保证书在有效期内，并通过发证机关官网或电话核实证书真伪，确保持证资格与岗位要求相符。
部分企业可能要求提供户籍证明、体检报告或无犯罪记录证明等材料，户籍证明（如户口本）需核对户主页本人页信息，确认户籍地址与身份证住址一致；体检报告需由公司指定或二级以上医疗机构出具，确保候选人身体状况符合岗位要求，尤其是对体力、健康状况有特殊要求的岗位；无犯罪记录证明需由户籍地或居住地派出所出具，对于涉及资金、信息安全等敏感岗位尤为重要。
查验过程中,HR需注意沟通方式，保持专业、礼貌的态度，向候选人说明查验目的及必要性，避免引起误解，对于材料不完整或信息存疑的情况，应要求候选人限期补充或说明，必要时可委托第三方机构进行背景调查，所有查验材料需拍照或扫描存档，确保入职档案的完整性和可追溯性，同时遵守个人信息保护相关法规，妥善保管候选人敏感信息。
以下为常见材料查验要点简表：
| 材料类型 | 必核项目 | 注意事项 |
|---|---|---|
| 身份证明 | 姓名、身份证号、照片、有效期；人证对照 | 核验真伪，避免伪造；外籍人员核验签证有效期 |
| 学历学位证明 | 毕业证、学位证原件；学信网验证 | 核对专业与岗位匹配；应届生需在读证明，约定补交材料 |
| 离职证明 | 入职/离职时间、担任职务；与履历一致性 | 核查社保记录；确认竞业限制情况 |
| 资格证书 | 证书名称、等级、发证机关、有效期 | 官网核验真伪；确保证书与岗位要求匹配 |
| 体检报告 | 项目完整性（常规+岗位特殊项目）；结论是否符合岗位要求 | 由指定机构出具；关注传染病、慢性病等禁忌症 |
| 无犯罪记录证明 | 发证机关、有效期；是否涉及违法记录 | 敏感岗位必备；核实证明真实性 |
相关问答FAQs
Q1：如果候选人提供的学历证书在学信网上查不到，该如何处理？
A1：首先确认学信网查询方式是否正确（如证书编号、姓名等信息录入无误），若仍无法查询，需要求候选人提供毕业院校出具的学历认证报告或通过教育部学历认证中心进行书面认证，若认证结果为虚假学历，应取消录用资格；若因院校未及时更新等客观原因导致，可要求候选人补充学校证明并约定入职后3个月内完成学信网更新，否则视为不符合录用条件。
Q2：查验离职证明时发现候选人存在未说明的工作空档期，是否必须要求补充证明？
A2：是的，工作空档期可能涉及离职原因、职业稳定性等潜在风险，尤其是空档期超过3个月的情况，HR需要求候选人说明空档期原因，并视情况要求补充证明材料，如无业期间的社保缴纳记录（灵活就业）、创业证明、学习证明或社区居委会出具的居住证明等，若候选人无法合理解释或提供证明，需结合岗位性质评估风险，谨慎录用。
