移交人力资源工作是一个系统性工程，需要严谨的流程规划和细致的执行，以确保工作连续性、数据准确性及团队平稳过渡，以下从准备阶段、交接实施、交接后跟进三个维度，结合具体操作要点和表格工具,详细说明移交流程及注意事项。
准备阶段：明确目标，梳理清单
移交前的充分准备是保障交接质量的核心，移交方与接收方需共同明确移交目标：确保所有人力资源工作无遗漏、数据完整可追溯、业务流程无缝衔接，同时避免因交接导致员工体验或管理效率下降。
成立交接小组，明确职责
由移交方（原负责人）、接收方（新负责人）、部门负责人及HRBP（若适用）组成交接小组，明确各方角色：移交方负责全面梳理工作内容、提供资料并答疑；接收方负责主动学习、核对信息并确认接收；部门负责人负责监督进度、协调资源。
梳理工作内容与资产清单
通过“工作清单+资产清单”双维度梳理，确保交接无死角。
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清单：按模块划分（招聘、薪酬、员工关系、培训、绩效等），列明具体工作事项、当前进度、负责人、截止时间、关联方及风险点。
| 模块 | 工作事项 | 当前进度 | 负责人 | 关联方 | 风险点 |
|------------|------------------------|----------------|--------|--------------|------------------------|
| 招聘 | 技术部高级工程师招聘 | 面试阶段（3人入围） | 张三 | 技术部经理 | 需在月底前确定录用 |
| 薪酬福利 | 8月社保公积金申报 | 已完成数据核对 | 李四 | 财务部 | 需确认异地员工缴费基数 |
| 员工关系 | 年度劳动合同续签提醒 | 已发送通知（60人待签） | 王五 | 各部门负责人 | 3人因休假需跟进 | -
资产清单：包括 physical assets（电脑、文件柜、印章等）和 digital assets（系统账号、密钥、共享文档权限等）。
| 资产类型 | 名称/描述 | 保管人 | 接收人 | 归还/移交时间 | 备注 |
|------------|------------------------|--------|--------|----------------|--------------------|
| 数字资产 | HRM系统管理员账号 | 张三 | 赵六 | 8月15日前 | 需修改初始密码 |
| 实物资产 | 员工档案柜（钥匙2把） | 李四 | 赵六 | 8月10日盘点 | 包含2020-2023年档案 |
制定移交计划与时间表
根据工作优先级设定移交阶段，
- 第一阶段（1-3天）：制度文件、流程规范移交（如员工手册、薪酬制度、SOP）；
- 第二阶段（4-7天）：进行中工作、数据报表移交（如招聘进展表、薪酬明细表）；
- 第三阶段（8-10天）：系统权限、资产实物移交及员工对接；
- 第四阶段（11-15天）：联合复盘，确认无遗漏后签署移交确认书。
交接实施：逐项核对，注重细节
交接阶段需以“清单为纲、沟通为要”，通过书面、口头、实操相结合的方式，确保接收方全面掌握工作要点。
文件与制度移交
- 纸质文件：按模块分类整理，标注“版本号”“生效日期”“密级”，2024年薪酬调整方案》（V2.1，2024.6.1生效，内部机密），移交时双方清点数量并签字确认；
- 电子文件：通过企业共享盘（如钉钉、企业微信）建立“HR工作交接”文件夹，按模块+日期命名（如“招聘模块_20240801”），设置接收方“编辑权限”，重要文件需加密并单独提供解密说明。
数据与系统移交
- 数据核对：关键数据（如员工花名册、社保公积金台账、薪酬发放表）需交叉核对，确保“账实一致”，员工花名册应包含姓名、工号、部门、入职日期、联系方式、社保账号等核心字段，接收方需随机抽取10%员工信息与人事档案比对；
- 系统操作：移交方需演示核心系统（如HRM、OA、招聘平台）的操作流程，包括数据录入、报表导出、异常处理（如社保增员失败如何反馈），接收方在指导下独立完成3次模拟操作，直至熟练。
进行中工作移交
对未完成工作，需明确“交接标准”：
- 短期工作（1周内）：移交方需说明工作背景、当前进度、下一步计划、潜在问题及应对方案。“技术部招聘已完成初试，需在8月20日前完成复试，候选人已提前沟通，若拒绝需启动备选库”；
- 长期工作（1月以上）：移交项目计划书、进度表、关键节点及风险预案，接收方可参与后续会议，逐步熟悉工作。
员工与外部对接方沟通
- 内部员工：由部门负责人或移交方召开团队会议，明确告知接收方接手工作的时间、联系方式（如“赵六自8月10日起负责薪酬咨询，工号XXX，分机XXX”），避免员工因对接不畅产生焦虑；
- 外部对接方：包括社保局、公积金中心、合作招聘机构、背景调查公司等，移交方需协助发送《工作交接函》（注明接收方姓名、职务、联系方式），并电话确认对方已更新联系人信息。
交接后跟进：持续支持，平稳过渡
移交完成不代表结束，需通过短期跟进确保接收方独立胜任工作。
设立过渡期支持
- 1周内：移交方需保持电话/在线答疑，每日下班前与接收方同步当日工作进展及问题；
- 2周内：接收方独立处理工作时，移交方可“远程监督”（如查看报表数据逻辑），发现错误及时纠正；
- 1个月内：移交方每周参与HR部门例会，协助接收方协调跨部门资源（如与技术部对接招聘需求）。
风险排查与优化
- 数据风险：移交后3个工作日内，接收方需重新导出核心数据（如考勤、薪酬）与移交方提供的数据比对，确保无遗漏或错误；
- 流程风险：接收方梳理现有流程中的“断点”（如某审批流程需移交方手动操作），与移交方共同优化，形成标准化流程文档。
移交确认与归档
- 签署移交确认书：包含移交内容（工作清单、资产清单）、移交时间、双方签字、部门负责人审批，一式三份（移交方、接收方、HR部门存档）；
- 资料归档：所有交接文件（纸质+电子）统一归档，电子文件备份至企业服务器，保存期限不少于5年（符合《档案法》要求）。
相关问答FAQs
Q1：移交过程中，若接收方对某些工作不熟悉，如何快速上手？
A：针对接收方的薄弱环节，可采取“三步法”：① 理论培训：移交方整理《HR工作手册》（含流程图、常见问题解答、操作视频），供接收方自主学习；② 实操带教：接收方在移交方指导下处理1-2个真实案例（如独立完成1次月度社保申报）；③ 资源对接：安排接收方与外部机构（如社保局）直接沟通，熟悉对接流程，可建立“HR工作交接群”，邀请HRBP或模块专家提供远程支持。
Q2：移交过程中涉及敏感信息（如员工薪酬、离职面谈记录），如何确保信息安全？
A：敏感信息移交需遵循“最小权限”和“全程可追溯”原则：① 传输加密：电子文件通过企业加密平台传输（如企业微信文件加密），避免使用个人邮箱或网盘；② 权限管控：仅开放接收方工作必需的查看/编辑权限，敏感数据（如薪酬明细）可脱敏处理（隐去姓名，仅显示工号和部门）；③ 签署保密协议：在移交确认书中增加“保密条款”，明确接收方的保密义务及违约责任；④ 物理隔离：纸质敏感文件存入带锁档案柜，移交时当面清点,交接后由接收方专人保管。
